Membercare

Norges Bygdeungdomslag ønsket sikkerhet med standard

“Det viktigste for oss er at Membercare er et fremtidsrettet medlemsregister. Det gir oss en trygghet å vite at det utvikles fortløpende og vi kan ta i bruk nye funksjoner, samtidig som vi kan være med å påvirke retningen”

– Håkon Skahjem, Generalsekretær i Norges Bygdeungdomslag

Medlemssystem til foreninger

Medlemssystemet Membercare gir din forening overskudd til det dere er mest opptatt av: Deres sak, deres medlemmer og deres utvikling. Membercare er utviklet spesielt til profesjonelle foreninger og med medlemmet i sentrum. Det betyr at et medlem er et medlem, ikke en ”kontakt” eller en ”debitor”. Det gjelder uansett om organisasjonens medlemmer er personer, firmaer eller foreninger.

  • Din forening får alle vitale funksjoner samlet i én sammenhengende løsning uten dyre lisenser
  • Dere får full verdi og sammenheng med enkel selvbetjening i den integrerte selvbetjeningsløsningen (Membersite)
  • Dere kan fritt supplere med tredjepartsystemer og få sømløs sammenheng med deres andre systemer
  • Dere kan automatisere manuelle oppgaver. Det sparer dere for både tid og tastefeil
  • Dere får skreddersydde rapporter og statistikk, som gjør dere kloke på hva dere skal utvikle i foreningen og til medlemmene

Standardsystem

Membercare er et standardsystem utviklet utelukkende med fokus på profesjonelle medlemsorganisasjoner. Utviklingen fortsetter i tett dialog med våre kunder, og all ny funksjonalitet kommer alle til gode.

Et produkt i bevegelse

For din forening betyr det at dere får et medlemssystem som passer behovene til deres organisasjon. Vi holder dere teknologisk parate med en årlig oppgradering. Og dere blir ikke bundet opp på bestemte tredjepartssystemer innenfor eksempelvis økonomi eller CRM.

Automatiserte arbeidsprosesser

De mange funksjoner og integrasjoner sikrer automatisering av en rekke oppgaver. Det gjør at dere får frigjort hender i sekretariatet, som i stedet kan brukes på verdiskapende foreningsarbeid.

Få fritt valg – og sammenheng

Membercare er designet for å snakke med de øvrige systemene dere allerede har. Det sikrer dere sammenheng i deres arbeidsprosesser og data, f.eks. i forhold til økonomisystem, dokumenthåndtering-system og nyhetsbrevklient.

Vi har allerede utviklet en lang rekke integrasjoner, og vi kan også utvikle etter deres ønsker.

Memebercare gir dere:

Medlemsregister
Registrer og håndter medlemmer som kan være person, firma og forening.

Søk
Finn medlemmer med utstrakte søkemuligheter.

Kontingentberegning
Beregn kontingent med avanserte verktøy.

Arrangementshåndtering
Opprett og administrer arrangementer, kurs og konferanser.

Butikk
Opprett og oppkrev ordrer, og se ordrer som ikke er betalt.

Abonnementer
Administrer abonnementer fleksibelt til forskjellige medlemstyper.

E-post-utsendelser
Send e-post til medlemmer og grupper automatisk.

Utvalg og nettverk
Gi medlemmer særlige poster, og knytt grupper sammen i nettverk.

Datatrekk og rapporter
Få hurtig oversikt over f.eks. arrangementsdeltagere, aktiviteter, medlemmer og medlemstyper.


 

“Effekten av et it-prosjekt avhenger 80 % av mennesker og 20 % av teknikk. Derfor prioriterer vi både organisasjon og mennesker i hele prosessen.” – Lisbeth Bekker, adm. direktør, Groupcare

 


 

Få større utbytte av deres medlemssystem

Vi vet, at teknikk, funksjonalitet og datastrømmer er en forutsetning for at dere kan drive og utvikle deres forening profesjonelt.

Vi vet også, at effekten i høy grad avhenger av at dere har brukerne og organisasjonen med hele veien.

Derfor arbeider vi etter en modell som sikrer samspillet mellom it, mennesker og organisasjon. Det får vår fulle oppmerksomhet helt fra den innledende avklaring – til dere tar deres nye medlemssystem i bruk – og utvikler det over tid.

Membersite

Selvbetjening gjør det enklere for Dansk Vandrelaugs frivillige

”Med brugervenlig selvbetjening kan man selv indmelde sig i foreningen. Og det går strygende. Det er godt, fordi det letter administrationen af medlemmerne. Desuden kan medlemmerne selv rette egne oplysninger uden involvering af administrationen.” 

– Steen Kobberø-Hansen, Landsformand Dansk Vandrelaug

 

Selvbetjening slik det bør være

Selvbetjeningsløsningen Membersite er det digitale kontaktpunkt som gjør foreningen levende og relevant for deres medlemmer. Løsningen er fullt ut integrert med Membercare. 

  • Selvbetjeningsløsningen Membersite gir deres medlemmer tilgang til foreningen når det passer dem
  • Deres medlemmer kan bl.a. tilmelde seg arrangementer, kjøpe medlemskap, donere penger, rette personlige opplysninger
  • Layouten tilpasses deres hjemmeside så medlemmet gjenkjenner foreningen
  • Lokalt ansvarlige kan opprette ”enkle” arrangementer, se medlemslister og medlemmer i restanse med mere

Tid til det som virkelig teller

Membersite gir deres medlemmer og frivillige selvbetjening, så de ansatte i sekretariatet blir lettet for tidkrevende manuelle inntastingsoppgaver. Dere får dermed frigitt flere interne ressurser, som i stedet kan brukes på det verdiskapende arbeidet med medlemmene.

Sett de frivillige og aktive fri

Det skal være lett å være frivillig. Derfor har Groupcare utviklet ”frivillig-pakken”. Det er en rekke funksjonaliteter, som alle er til for å gjøre arbeidet i de lokale foreninger med frivillige og aktiviteter så enkelt som mulig. For når frivillige settes fri og får mulighet for selv å ta kontroll over aktiviteter skaper det eierskap og større tilfredshet. 

På Membersite kan deres frivillige og lokalt ansvarlige foreta en rekke enkle administrative oppgaver via ”Min Forening”. De kan blant annet opprette enkle arrangementer, se lokale medlemslister og medlemmer i restanse, trekke statistikk og meget mer. Det er sekretariatet som setter grensene for, hvor mye administrasjon som skal foregå lokalt.

På Membersite kan medlemmene:

Medlemskap
Medlemer kan selv kjøpe og opprette medlemskap som automatisk blir overført og opprettet i medlemssystemet. Blant mye annet er det mulig å opprette adressebaserte medlemskap.

Min profil
Få vist egne kontaktopplysninger, ansettelser, interesser, utvalgsposter mv. Via Min profil kan medlemmet selv oppdatere sine opplysninger og utfylle egne felter.

Donasjoner
Medlemmer, så vel som ikke-medlemmer, kan donere faste bidrag eller selvvalgte beløp via selvbetjeningen. Medlemmer kan få vist deres faste bidrag og enkeltdonasjoner på siden under “Donasjon”.

Arrangementer
Medlemmet kan til- og avmelde seg arrangementer samt se arrangementhistorikk. Firma-medlemmer kan tilmelde kollegaer fra liste.

Betaling
Medlemmene kan foreta betalinger via faktura og betalingskort online, samt se deres økonomitransaksjoner. Utover dette kan betalingskort lagres og medlemmet kan tilmelde seg automatisk kortbetaling.

Tekstmelding og e-post
 Send tekstmelding og e-post til medlemmer og utvalgsposter i opprettede nettverk. Medlemmer kan velge om de vil motta tekstmeldinger eller ikke. 

Kommunikasjon og kunnskapsdeling i Community 

Blir en del av Membersite. Community er foreningens og medlemmenes plattform for kommunikasjon- og kunnskapsdeling (intranett). Plattformen blir en del av Membersite og er skreddersydd til intern kommunikasjon, styrearbeid, faglige prosjekter, enkel møte- og arrangementshåndtering samt deling av dokumenter.

Community fungerer i dag som en selvstendig plattform, men er ved å bli oppgradert og lagt over på samme tekniske plattform som Membersite. Dermed får dere som forening én samlet løsning, som kombinerer fordelene ved enkel selvbetjening og mulighetene for nettverk og kunnskapsdeling i Community. Første fase av oppgraderingen forventes ferdig 2020.

Ideelt til styre- og utvalgsarbeid

Community er det ideelle verktøy til å assistere bestyrelsen eller andre lukkede arbeidsgrupper som ønsker fortrolighet i deres online arbeidsrom. Via sømløs integrasjon til medlemssystemet er det enkelt å styre tillatelser til forskjellige gruppe-rom, så ansvarlige i sekretariatet f.eks. kan inviteres inn til å forberede og bistå den travle bestyrelse eller utvalget. 

Foreningens medlemsrettede grupperom

Som foreningens egne, helt fortrolige grupperom, er Community skreddersydd til å understøtte arbeidet med medlemmer og frivillige i alle tenkelige sammenhenger.

Styrk samarbeidet med de frivillige og gjør kommunikasjonen enklere

Bring interessefellesskap sammen til utveksling av erfaring og kunnskapsdeling

Skab forum og rom til diskusjon, dialog og kunnskapsdeling

Gjør det til samlingspunkt for foreningens aktiviteter og arbeidsgrupper

Bruk det til å skape oversikt over samarbeidet og prosjekter

Få økt tilgjengelighet med tilgang fra nett, mobil og nettbrett

Standardintegrasjoner

Venstre nyder fordelene ved fellesutvikling på standard

”En af fordelene ved Groupcares sammenhængende medlemsløsning er, at man som kunde – i samspil med de andre kunder – er med i udviklingen og kan spille ind med ideer”

– Henrik Andersen, digital chef, Venstre

Standardintegrasjoner

Den sammenhengende medlemsløsning sentrert rundt medlemssystemet Membercare og selvbetjeningsløsningen Membersite kan integreres til en lang rekke tredjepartssystemer. På den måte kan dere som forening sikre sammenheng mellom deres forskjellige systemer – og skape en bedre brukerreise for deres medlemmer samt samle mer data opp på tvers av deres digitale oppsett.

Standardintegrasjoner til økonomisystemer

Membercare er et rendyrket medlemssystem og ikke et økonomisystem. Derfor sendes de ordrene som Membercare danner, via en integrasjon til et tredjeparts økonomisystem. Groupcare tilbyr standard webservices til utveksling av data mellom Membercare og økonomisystem, som automatiserer hele flowet omkring økonomidata i forbindelse med kjøp av arrangementer, medlemskap, forsikringer og mye annet.

I praksis vil alle ordrer bli dannet i Membercare, og ved hjelp av integrasjonene bli overført til økonomisystemet. Heretter er det økonomisystemet som håndterer alt rundt økonomi; oppkreving, bokføring, rykkere etc. Når betalingene blir innlest og utlignet i økonomisystemet – overføres opplysningene automatisk til Membercare, så man alltid her har komplett oversikt over det enkelte medlems transaksjoner.

Microsoft Dynamics NAV

Vi har et nært samarbeid med Flemming Gabelgaard fra G Solutions omkring Microsoft Dynamics NAV. Vi har i samarbeidet utviklet en standardintegrasjon mellom NAV og Membercare, som er installert hos en lang rekke danske foreninger, blant annet Dansk Handicap Forbund, HKKF og Danske Bioanalytikere.

E-conomic

Vi har utviklet en standardintegrasjon til E-conomic, som anvendes av flere av våre kunder. E-conomic er som økonomisystem et godt og billig alternativ til andre større økonomisystemer. Integrasjonen velges ofte av mindre foreninger, som ikke har mange regnskap eller kompleksitet i deres økonomihåndtering.

Vi samarbeider med E-kontoret, som er sertifisert E-conomic partner og har stor erfaring med å konvertere regnskap og assistere foreninger med å komme i gang med E-conomic.

EdiEx

Integrasjonen til EdiEx gjør det enkelt å overføre økonomidata til og fra Membercare, blant annet i forbindelse med kjøp og håndtering av arrangementer, samt innmeldelse og oppkreving av kontingent.

Dette skjer ved at filer/rapporter opprettes i Membercare, som sendes til EdiEx, som så utsender faktura (Vipps / avtalegiro / e-faktura / E-post med vedheftet fil) til de rette personer. Derutover anvendes Quickpay for dem som betaler direkte online (på Membersite eller hjemmesiden), så pengene automatisk kommer inn på kontoen og betalingen registreres i Membercare.

 

Standardintegrasjoner til ESDH-systemer

360° Online

Tieto er et skandinavisk softwareselskap som utvikler og leverer markedsførende standardløsninger til Enterprise Content Management (ECM/ESDH), så organisasjoner kan forbedre og effektivisere dokumenthåndtering og saksbehandling. Groupcare og Software Innovation har sammen utviklet en standardintegrasjon mellom Business 360° Online (cloud-basert ESDH-løsning til foreninger) og medlemssystemet Membercare.

Med integrasjonen til 360 fra Tieto blir det saksorienterte arbeidet gjort enklere, da medlemsdata automatisk trekkes fra Membercare over til 360 Online, hvor sekretariatet håndterer saksarbeidet. Integrasjonen har samtidig en link i Membercare, slik at administrasjonen enkelt kan se et medlem i Membercare og i 360 Online. Dermed skapes sammenheng mellom systemer, og administrativt personale får lettere arbeidsprosesser.

Add on til integrasjon: Min sak på nettet (medlemmets vindu inn i 360 Online)

Min sak på nettet er en add-on til standardintegrasjon, som er utviklet for at medlemmene også kan nyte fordelene ved selvbetjening, når det kommer til saksbehandling og sikker kommunikasjon bak innlogging.

Teamshare

Lector leverer, implementerer og utvikler strategiske IT-løsninger til håndtering av kunnskap og informasjon. Groupcare og Lector har utviklet en standardintegrasjon mellom Lectors produkt Teamshare og Groupcares medlemssystem Membercare.

 

Integrasjon til Business Intelligence modul

Power BI

En robust medlemsløsning skal kunne håndtere det samlede behov for rapportering og analyser.  Dette er mulig med Membercares Business Intelligence modul, som bygger på en standard plattform levert av Microsoft Power BI. Det er snakk om en løst koblet modul, med en arkitektur som sikrer fleksibilitet overfor fremtidig forretningsutviklings-initiativer samt anskaffelse av nye IT-systemer.

Løsningen inneholder en standard datamodell, som tilpasses den enkelte kunde, samt Power BI, som vil være brukernes tilgang til rapporter og analyser fra en webleser, Sharepoint, mobilenhet eller Excel.

Membercares BI modul kan brukes til f.eks. analyser av medlemslojalitet gjennom fast uke/månedsrapportering, selvbetjeningsanalyser og rapportering i forbindelse med løpende behov. Dette gir mulighet for å forutsi medlemslojalitet – hvilke medlemmer er på vei vekk.

Tredjepartssystemer

SF ønsket seg sammenheng og automatiserte arbeidsprosesser

”Implementeringen er foregået så smertefrit som muligt. Når der har været issues som der altid vil være i sådan et projekt, så var Groupcare super hurtige til at imødekomme dem. Jeg er fx dybt imponeret af hvordan de har konverteret data fra det gamle system”.

– Pernille Kristensen, medlemsadministrator, SF

Tredjepartssystemer

Groupcare har inngått partnerskap med andre firmaer om levering av forskjellige systemer som letter foreningenes administrative hverdag. Les herunder om de nåværende partnerskap.

Foxtrot kontor-robot

Groupcare har inngått partnerskap med BSA Solutions om levering og implementering av robotter til profesjonelle medlemsorganisasjoner.

Før i tiden var robotter noe som kun eksisterte i filmer om fremtiden. Sånn er det ikke lenger. I dag har robotter vunnet innpass flere steder dagligdagen og er med til at gøre rutinepregede arbeidsoppgaver enklere.

Men hva er en robot?– Og hvordan kan den hjelpe i foreningsarbeidet?

Hver dag året rundt
Robotter rommer store muligheter for profesjonelle medlemsorganisasjoner. De kan for eksempel arbeide 24/7 – 365 dager i året.

Tungt manuelt arbeid
Kontor-robotten kan overta tunge og tidkrevende manuelle arbeidsoppgaver. Det kan være inntastning av store datasett eller gjentagende prosesser i administrasjonen.

Oppdatere data
Robotten kan være med på å integrere deres it-systemer og løpende oppdatere data på tvers.