Evenemang, kurser, analyser och nätvärk. I Groupcare Akademi bjuder vi in er till att bli klokare på er förenings framtid.
”EG Membercares sammanhängande medlemslösning har verkligen gett administrationen en boost och förbättrat sättet vi tillhandahåller medlemstjänster.”
– Steen Kobberø, ordförande för Dansk Vandrelaug.
Dansk Vandrelaug är en intresseorganisation som organiserar vandringsturer runt om i Danmark. Föreningen har ca. 10 000 medlemmar och mer än 600 frivilliga turledare, fördelade över 20 lokalföreningar. Över 2200 vandringar hålls årligen, och det är tack vare en stark volontärorganisation.
”EG Membercares sammanhängande medlemslösning har verkligen gett administrationen en boost och förbättrat sättet vi tillhandahåller medlemstjänster. Med självbetjäningslösningen kan våra lokala föreningar själva skapa evenemang och utföra enklare administrativa uppgifter, vilket spara sekretariatet mycket tid och resurser.”
Dansk Vandrelaug ville frigöra de många volontärerna och göra det lättare för dem att hantera det stora antalet resor och aktiviteter. Dessutom ville man effektivisera de interna arbetsflödena på kansliet genom att skapa mer synergier i den digitala setupen.
Valet blev EG Membercares sammanhängande medlemslösning bestående av:
Den nya lösningen som är centrerad omkring medlemsystemet Membercare och självbetjäningslösningen Membersite gör det enklare för föreningens medlemmar och volontärer att skapa och anmäla sig till turer och aktiviteter i det lokala området. Dessutom samlas all data nu automatiskt in centralt i medlemssystemet, så att du inte har så många manuella uppgifter med datainmatning.
”Danska Slægtsforskere är mycket nöjda med valet av EG Membercare som leverantör av vårt nya medlemssystem. (…) Samtidigt är det uppenbart att EG Membercare förstår specialföreningsvärlden och lyssnar på våra behov”
– Per Andersen, vice ordförande
Danske Slægtsforskere arbetar med släktforskning. Syftet är att sprida kunskap och forskning inom släkt- person- och lokalhistoria i Danmark. Detta görs till exempel genom digitalisering och publicering av källmaterial från kulturarvet. Föreningens nätverk består av 10 000 medlemmar spridda över ett antal lokala släkthistoriska föreningar.
Digitalisering har länge stått på Danske Slægtsforskeres agenda. Således så tidigt som 1987 bildades en arbetsgrupp med syftet att utforska datorns möjligheter som ett verktyg i släktforskningen.
”EG Membercares lösningar uppfyller våra behov som en förening med en administrationen av 10 000 medlemmar riktigt bra. Det finns rika möjligheter för konfiguration, så att de flesta av våra speciella behov kan tillgodoses, även om det är ett standardsystem.”
-Per Andersen, vice ordförande, Danske Slægtsforskere
Danska släktforskare har ett stort digitalt bibliotek för släktforskning. Men de saknade den en välfungerande plattform för registrering och administration av medlemmar och ville samtidigt underlätta administrationen. Det var därför de ville ha ett professionellt och framtidssäkert medlemssystem.
Danske Slægtsforskeres sammanhängande medlemslösning består av:
Med sin nya lösning kom Danske Slægtsforskere fram till en lösning baserad på standardutveckling, som alltid säkerställer att de är uppdaterade med den senaste tekniken och de senaste funktionerna. Dessutom har de underlättat sina arbetsflöden eftersom systemen automatiserar många rutinmässiga uppgifter i administrationen.
”Implementeringen ha varit så smärtfri som det överhuvudtaget är möjligt.”
– Pernille Kristensen, Medlemsadministratör
SF:s lösning ger partiet förbättrade interna processer med ökad automatisering av arbetsflöden. Lösningen ger också värde till användarna som bland annat är medlemmar och de som är aktiva i lokalföreningarna, i och med självbetjäningsplattformen och integrationerna ger bättre möjligheter att självregistrera och samla in data.
Nätverksportalen Mine Grupper ger partiet bättre möjligheter att bjuda in medlemmar och aktiva i det politiska arbetet genom att tillhandahålla en konfidentiell plattform för kunskapsdelning, nätverk och diskussioner.
Samarbetet med SF omkring implementeringen av lösningen har varit helt smärtfri, vilket har gjort vägen från signatur till driftsättning enkel. Denna upplevelse är delad av SF:s medlemsadministratör, Pernille Kristensen. Hon säger om samarbetet och implementeringen av lösningen:
”Implementeringen ha varit så smärtfri som det överhuvudtaget är möjligt. När det har förekommit frågor, som alltid gör i såna projekt, var EG Membercare supersnabba på att möta dem. Till exempel är jag djupt imponerad av hur de har konverterat data från det gamla systemet ”.
”På det hela taget har de varit riktigt bra på att förstå våra behov.”
SF:s sammanhängande medlemslösning består av:
”EG Membercare har visioner om föreningslivet och tänker till och med på framtida utvecklingsbehov i föreningen. ”
– Torben V. Lauridsen, Kanslichef, Landsforeningen af menighedsråd
Landsforeningen af Menighedsråd är en intresseorganisation för Danmarks nästan 1 700 församlingsråd och arbetar för deras intressen i många olika sammanhang. De är 30 anställda som sitter på sitt kontor i Sabro. De håller ett antal kurser under året och erbjuder hjälp och rådgivning om allt från kyrkolivet till ekonomi.
”EG Membercare har ett välfungerande och beprövat system – och de har även en historia och en storlek som får oss att tro att de kommer att vara här om 5 år. De har många kunder som gör det möjligt att bygga upplevelsegrupper mellan organisationer. Sist men inte minst har EG Membercare har visioner om föreningslivet och tänker till och med på framtida utvecklingsbehov i föreningensdanmark.”
Föreningens gamla medlemssystem har sitt ursprung i ett redovisningssystem, vilket innebar att administrationen var baserad på ekonomisk förvaltning. Därför fanns det en önskan att istället sätta medlemmarna i centrum för administration och service, samt att använda medlemsdata för att stärka relationer och målinriktad information. Därför bör den nya lösningen skapa koherens i den digitala setupen och bidra till att medlemmen är i fokus, bland annat genom att erbjuda användarvänlig självbetjäning och möjligheter för de 44 distriktsföreningarna att själva skapa evenemang och aktiviteter.
Valet föll på EG Membercares sammanhängande medlemslösning bestående av:
Den kollektivistiska strategin för utveckling innebar mycket för Landsforeningen af Menighedsråd att välja EG Membercare som leverantör:
”Integrationen mellan Membersite och Membercare är mycket viktig, och så är det en fördel att det finns kontinuerliga uppdateringar för att undvika massiva uppgraderingar var tredje eller femte år. Modellen med att vissa användare av lösningen har specifika behov som avviker från det som är standard, bidrar till att utveckla lösningen som sedan gynnar alla användare, det vi tycker är riktigt bra. Sedan har vi höga förväntningar på den nya versionen av Community.”
Norges Bygdeungdomslag är en rikstäckande organisation av och för ungdomar som arbetar för levande bygder och för att erbjuda medlemmar många olika lokala aktiviteter, såsom underhållning, dans, amatörteater och bypolitiska aktiviteter. De erbjuder också en omfattande utbildning av sina aktiva genom kurser på både nationell och länsnivå. Föreningen har ca. 7 500 medlemmar fördelade på 100 aktiva lokala föreningar.
Föreningens tidigare system var utvecklat från grunden, så uppgraderingar tog lång tid och krävde mycket resurser. Samtidigt saknades stöd och flera uppgifter var manuella, vilket innebar att kansliet inte kunde hjälpa organisationen på ett effektivt sätt. Samtidigt kännetecknades kansliets arbete av manuella arbetsflöden, vilket minskade kapaciteten av medlemsservicen, särskilt inskrivningar. Dessutom hade medlemmarna få betalningsalternativ online.
NBU’s sammanhängande består av:
Kansliet sparar både tid och resurser med den nya lösningen, eftersom föreningens många volontärer kan göra det mesta av den lokala förvaltningen själva. Med en standardlösning sparar Norges Bygdeungdomslag också dyra uppgraderingar i framtiden. Istället har föreningen nu en specialiserad föreningslösning som ständigt förnyas till ett fast lågt pris.
”EG Membercare är en mycket lyhörd leverantör som lyssnar på kunderna och utvecklar det vi har behov för. Då de övriga kunderna också liknar oss är detta en perfekt match!”
– Anders Eidsvaag Graven, Ekonomi- och IT-ansvarig i norska Senterpartiet
Senterpartiet är ett norskt politiskt parti med över 19 000 medlemmar, 420 lokalföreningar och 19 fylkeföreningar i hela landet. De hade ett rekordval i lokalvalet 2019 då de fick hela 14,4% av rösterna.
”Senterpartiets lokala förtroendevalda har med Membersite god inblick i egna medlemslistor och kan skicka SMS till både ledningen och medlemmarna. Via Community får dessutom såväl medlemmar, förtroendevalda samt folkvalda goda samarbetsmöjligheter genom bl.a. diskussionsforum, fildelning och evenemang. Vår ambition är att detta blir den digitala arbetsytan för hela organisationen. EG Membercare är en mycket lyhörd leverantör som lyssnar på kunderna och utvecklar det vi har behov för. Då de övriga kunderna också liknar oss är detta en perfekt match!”
Senterpartiets sammanhängande medlemslösning består av:
Senterpartiet använder aktivt lösningen för att stärka administrationen och servicen för sina medlemmar med bland annat en utvidgad användning av självbetjäning. Men de har också varit mycket framgångsrika med att använda SMS i kommunikationen med medlemmarna. Detta har inneburit att Senterpartiet har kunnat kommunicera effektivt på läns och lokal nivå. Precis som de lokala medlemmarna själva har haft möjlighet att skicka SMS via Membersite, något som verkligen har gjort en skillnad i ansträngningarna att stärka partiets närvaro i det långsträckta Norge
”Vi använder för det mesta SMS på lokal- och fylkenivå”, säger Anders och fortsätter; ”I de så kallade lokallagene (lokalföreningar) i kommunerna används SMS för att kommunicera med medlemmar och förmedla information om t.ex. olika aktiviteter, aktuella ärenden, inbjudningar till årsmöten och liknande. Det kan vara riktat till alla lokala medlemmar eller till mer specifika grupper”.
”En av fördelarna med EG Membercares sammanhängande medlemslösning är att du som kund – i samspel med de andra kunderna – är involverad i utvecklingen och kan komma med idéer. Man kan väl kalla metoden kollektivistisk. Som ”venstremand” är det inte så ofta att jag använder ordet kollektivist i ett positivt sammanhang, men det är ändå fallet här.”
– Henrik Andersen, Digital chef, Venstre
Venstre har över 35 000 medlemmar och många lokalföreningar över hela landet.
”Det är en standard och det är därför inga konstigheter, och den är anpassad efter oss och våra behov från början.”
– Charlotta Rosenquist, Chef Ekonomi och Infrastruktur, PRO.
Med sina 320 000 medlemmar och över en miljon evenemang per år är PRO en stor spelare i civilsamhället och även den hittills största kunden i Sverige. Organisationen är en mötesplats för pensionärer och deras anhöriga, liksom arbetar de intressepolitiskt för att stärka pensionärers situation i samhället i stort.
Att Membercare är ett standardsystem var i fokus då PRO valde en ny leverantör för sin medlemsadministration. Ett standardsystem utvecklas nämligen löpande och alla nya funktioner blir tillgängliga för samtliga kunder, utan extra kostnad. PRO behövde ett system som var enkelt att anpassa efter deras bransch och organisationens behov. Utöver det ville de ha en lösning där de på ett enkelt sätt kunde få till avgiftshanteringen för deras många medlemmar.
PROs sammanhängande medlemsadministration består av:
Den färdiga webbportalen har gjort det möjligt för PRO att bli mer självständiga än vad de var med sitt tidigare system och kan nu därför i större utsträckning lösa och anpassa saker på egen hand. Tillsammans med de integrationer som finns tillgängliga med externa samarbetspartners kan PRO nu enkelt möta organisationens behov.
”Jag uppskattar verkligen alla integrationer som finns med externa samarbetspartners, så det har varit lätt att komma igång och få en helhetslösning.” – Charlotta Rosenquist, Chef Ekonomi och Infrastruktur, PRO.
PRO är även nöjda med samarbetet och implementeringen av lösningen, Charlotta Rosenquist berättar:
”Det har varit ett smidigt och trevligt samarbete med Groupcare med en ärlig och öppen dialog från början: EG Membercare har varit ärliga med: det här kan vi leverera och det här kan vi inte leverera, detta kan vi lösa och detta kan vi inte lösa. Jag har haft ett stort förtroende för dem som vi jag har arbetat med, vilket har gjort det till ett smidigt och enkelt samarbete.”