Styrelsen spelar en avgörande roll för att säkra föreningens drift och utveckling, och detta kräver rätt kompetenser. I danska medlemsorganisationer består styrelsen ofta av engagerade förtroendevalda, men som inte alltid har yrkeskunskapen eller den rätta kunskapen för att kunna utföra arbetet i praktiken. Följ med när förenings- och styrelseutvecklare Ulrikke Brændgaard Nissen från konsultföretaget for.an ger sina bästa tips om hur er förening kan stärka det goda styrelsearbetet. 

 

En styrelse – många ansvarsområden 

Som förenings- och styrelseutvecklare ger Ulrikka Brændgaard Nissen varje år danska föreningar och bolag rådgivning rörande good governance. Hon möter många engagerade och dedikerade förtroendevalda styrelsemedlemmar som vill göra skillnad, men som inte riktigt lyckas driva organisationens utveckling framåt. Det beror ofta på att styrelsemedlemmarna inte är medvetna om vad som förväntas av dem när de träder in i styrelsen. 

‘’Det finns stor variation bland organisationer och de resurser de har till sitt förfogande. Vissa organisationer har anställda, medan andra inte har det. I organisationer som inte har anställda, eller så många frivilliga, utför styrelsen allt arbete själva. Ansvaret som styrelsemedlemmen har är detsamma, men samtidigt är de också frivilliga. Som styrelse måste man därför vara tydlig med vad som är styrelsearbete och vad som är frivilligt arbete”, säger hon. 

När organisationen vill fokusera på god styrelseledning finns det flera områden där man kan göra insatser: ”Det handlar i grund och botten om att strukturera styrelsearbetet och skapa en tydlig rollfördelning, så att alla styrelsemedlemmar vet vad som förväntas av dem’’, säger Ulrikka Brændgaard Nissen. 

Styrelsens viktigaste uppgifter:    Som styrelse är man ansvarig för:  Det övergripande strategiska ansvaret  Att tydliggöra vilka mål och visioner föreningen arbetar för, samt hur föreningen kan bidra till att skapa värde för sina medlemmar  Organisationen  Ansvar för att anställa en daglig ledare  och se till att denne följer de riktlinjer som finns  Ansvar för kapitalberedskap: att kunna betala räkningar och täcka kostnader i enlighet med de avtal man ingått  Att det finns en bokföring  Övervakning, kontroll, samt ordning och reda i organisationen, oavsett om man har anställda eller inte

 

Professionalism bör vara organisationensmotto 

Danska organisationer lyder inte under aktiebolagslagen och har därför större frihet när det gäller hur styrelsen arbetar. Trots detta anser Ulrikka Brændgaard Nissen att danska medlemsorganisationer kan dra nytta av paragraf 115 i danska aktiebolagslagen, som beskriver vad kapitalägda företag bör göra. Den anger kort och gott att styrelsen har det övergripande strategiska ansvaret och klargör vilka mål och visioner föreningen arbetar för. 

Även om organisationer inte styrs av en lag är det viktigt att följa de stadgar som beslutats av föreningsstämman, säger Ulrikka Brændgaard: ”Ingen styrelse utan stadgar. I stadgarna står föreningens syfte och varför den existerar. Det som gör att människor går från att ha en idé till att arbeta professionellt för en sak är oftast behovet av att ha ett bankkonto – till exempel i samband med finansiering eller stöd från kommunen. Därav förväntas det att föreningen har stadgar”, förklarar hon. 

Förutom stadgarna bör alla styrelsemedlemmar, enligt Ulrikka Brændgaard, känna till och använda interna styrningsdokument eftersom de utgör ramen för styrelsens arbete. 

Centrala styrningsdokument för styrelsearbetet inkluderar: 

• Strategi 
• Målplan 
• Arbetsordning 
• Stadgar 
• Dagordningar 
• Delegationsplan 
• Årshjul 

Vad är stadgar?   Organisationens stadgar beskriver syftet och varför den existerar. Det är också här som styrelsens arbetsuppgifter beskrivs. Det finns ingen checklista eller mall för hur organisationens stadgar ska se ut. Det är upp till varje organisation att se till att stadgarna är transparenta och tar hänsyn till relevanta frågor.    Organisationens stadgar bör som minimum innehålla:   Syfte  Hemort  Medlemsvillkor   Medlemsavgift  Årsmötesregler  Styrelse  Redovisning  Firmatecknande  Stadgeändringar  Upplösning

 

Fokusera på kompetensnivån 

Styrelsen har ansvaret för att skriva ner organisationens strategi och genomföra den i praktiken, medan kansliet ansvarar för den operativa insatsen. Det kräver att styrelsen är rustad för uppgiften och har rätt kompetens. ”När vi talar om kompetenser tittar vi inte på individnivå, utan som en helhet. En hög kompetensnivå börjar med att vi vågar säga att vi i styrelsen inte nödvändigtvis har alla kompetenser, men att vi integrerar vidareutbildning i de strategiska ramarna och vågar söka efter kvalificerade personer”, säger Ulrikka Brændgaard Nissen. 

Eftersom styrelsen agerar som en kollektiv enhet bör detta också återspeglas i sammansättningen av styrelsen. Ulrikka Brændgaard Nissen uppmanar organisationer att integrera mångfald i styrelsen – inklusive ålder, kön eller utbildnings- och yrkesbakgrund. Mångfald ökar kvaliteten på arbetet och samspel i styrelsen, och säkerställer varierade tillvägagångssätt för att lösa styrelsens uppgifter. 

”Välj ut sex till tio kompetenser som är primära och avgörande för att uppnå strategin. Se över vilka ni har och vilka ni behöver söka efter”, uppmanar hon. För detta ändamål kan man använda spindelvävsmodellen, som många företag och institutioner använder för att bedöma enskilda medarbetares styrkor samt identifiera områden för förbättring. 

Enligt Ulrikka Brændgaard är det också fördelaktigt att fastställa en mandatperiod för styrelsen på högst två eller fyra år, och det bör även finnas en gräns för hur många år en styrelsemedlem maximalt får sitta i styrelsen. På så sätt säkerställer organisationen ett naturligt utbyte och en högre kompetensnivå. 

Handling skapar förändring 

Ulrikka Brændgaard Nissen träffar ofta styrelser i sitt arbete som organisations- och styrelseutvecklare, som präglas av ett ”ad hoc”-tillvägagångssätt till sitt arbete, vilket hämmar organisationens utveckling. Därför råder hon alltid styrelsemedlemmar att gemensamt identifiera och fastställa konkreta och relevanta mål som ska utgöra ramen för det strategiska arbetet. 

Ulrikka Brændgaard Nissen berättar att när styrelsen väljer vissa mål innebär det också att man gör avkall på andra. Därför är det viktigt att organisationen väljer de mål som gynnar organisationen och medlemmarna bäst. ”Avkall kan innebära att det påverkar en mindre procentandel av medlemmarna, medan ett ökat fokus på nya mål som ännu mer motsvarar organisationens syfte kan leda till medlemsökning, och då är det i slutändan väl investerad tid”, fortsätter hon. 

När styrelsen har valt de mål de vill arbeta vidare med bör styrelsemedlemmarna bryta ner dem i delmål, skapa en konkret handlingsplan och fastställa en tydlig rollfördelning som beskriver om det är ledningen eller de anställda som ska utföra uppgiften. Styrelsen bör kontinuerligt förhålla sig till organisationens strategi och målsättningar. ”Det är utopi att en styrelse kan skapa en strategi som varar de kommande fyra åren utan att vidta ytterligare åtgärder. Man bör åtminstone gå igenom och följa upp sin strategi två gånger om året”, säger Ulrikka Brændgaard Nissen. 

En kontinuerlig och viktig process 

Nästa steg är utvärdering av styrelsearbetet. Styrelseutvärderingar är ett viktigt verktyg för att säkerställa en kompetent och professionell styrelse. Enligt Ulrikka Brændgaard Nissen bör styrelsen kontinuerligt utvärdera sig själva och samarbetet med eventuell ledning, samt se till att det finns transparens både i processen och i resultatet av utvärderingen. Utvärderingen bör också omfatta en bedömning av ordförandens utförande av sina uppgifter. 

Som konsult brukar Ulrikka Brændgaard Nissen råda organisationer att följa ”Rekommendationer för god bolagsstyrning” utformade av Komitéen for god selskabsledelse (Kollegiet för svensk bolagsstyrning i Sverige). Rekommendationerna riktar sig till börsnoterade bolag, men Ulrikka Brændgaard Nissen möter många organisationar som har stärkt sitt styrelsearbete genom att hämta inspiration från rekommendationerna och anpassa dem efter sina egna förhållanden. Styrelsen kan använda rekommendationerna för att utvärdera sig själva utifrån definierade mål och ambitioner och därmed hålla koll på hur långt de har kommit med enskilda mål och var de ligger efter. 

Styrelsen kan utvärdera arbetet utifrån: aktiviteter, ekonomi, arbetsmiljö och samarbete med verkställande direktören. 

”Det finns flera verktyg som används inom näringslivet och som också lämpar sig väl för att utvärdera styrelsearbetet, såsom SWOT-analys, KPI:er (nyckeltal för prestanda) eller SMART-mål (förkortning för: Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsbegränsat). Det är generellt sett fördelaktigt att använda olika verktyg som man känner sig bekväm med”, berättar hon. 

Som konsult uppmanar Ulrikka Brændgaard Nissen organisationer att använda sig av modellen ”Följ-eller-förklara-principen” för att utvärdera styrelsearbetet. Modellen går helt enkelt ut på att om styrelsen inte når de uppsatta målen måste de förklara varför för resten av organisationen – och hur de kommer att agera framåt. 

Enligt Ulrikka Brændgaard Nissen måste dagens styrelse vara mer flexibel än tidigare eftersom vi lever i en värld som konstant förändras. Därför måste styrelsen kontinuerligt se inåt och bedöma om organisationen faktiskt skapar värde för medlemmarna. 

”Om vi ser tillbaka på de senaste fyra åren har vi genomgått flera stora kriser: Först kom en pandemi, sedan kriget i Ukraina och därtill en energi- och försörjningskris som har påverkat stora delar av världen. Ingen kan förutspå framtiden. Det är därför viktigt att styrelsen kontinuerligt förhåller sig till yttre faktorer och hur det påverkar föreningens strategi och arbete”, avslutar Ulrikka Brændgaard Nissen. 

Blåa boken   Ulrikka Brændgaard Nissen.  Driver sin egen konsultfirma for.an där hon ger rådgivning till  organisationer och bolag om bra ledning.   Har tidigare arbetat som utvecklingschef hos Venstre, Danmarks Liberale Parti.  Utbildning Cand.oecon.agro i från den Kungliga Veterinær- og Landbohøjskole    Läs mer här: https://www.foran.info/

 

Saknar din organisation inspiration i hur ni kan rikta styrelsearbetet?  Då kan det vara en bra idé att använda konkreta arbetsverktyg så att ni inte tappar överblicken. Vi har utarbetat de viktigaste arbetsdokumenten som du och din styrelse kan använda när ni vill stärka ert styrelsearbete. Här hittar du bl.a.: Krav för medlemsorganisationens stadgar Mall för årshjul. Översikt över styrelsens uppgifter och mycket mer Njut av läsningen! Planeringsverktyg   Arbetsordning

 

Är du nyfiken på hur Groupcare kan stötta din organisations utveckling? Boka ett icke-bindande möte med vår kommunikationschef Emil Hovøre Andersen här. 

Föreningskunskap och inspiration – läs mer under  Groupcare Akademi