Å gå inn i et digitaliseringsprosjekt kan være en stor utfordring – selv for de mest ressurssterke organisasjoner. Under har vi derfor sammenfattet 10 punkter som forbedrer forutsetningene for digitalisering i din forening.

1. Anvend data for å lære deres medlemmer bedre å kjenne. Hva synes medlemmene er viktig? Hvilke interesser har de? Hvilke arrangement deltar de på?

Foreningsundersøkelsen 2018 viser at foreninger som aktivt anvender medlemsdata oftere vokser i antall medlemmer. Dette er ikke så rart, da data (som jo er et annet ord for informasjon) om medlemmene er viktig når foreningen skal ta en beslutning. En forening som kjenner sine medlemmer bedre er derfor mer kapabel til å gjøre medlemskapet relevant.

2. Selvbetjening reduserer det administrative arbeidet og øker tilgjengeligheten for medlemmer og aktive.

I dag er vi som konsumenter vant til å logge inn digitalt på alt fra nettbanken til statlige sider, i tillegg til å benytte sosiale medier. Hva foretrekker du: Vil du sitte i telefonkø for å betale en faktura eller vil du gjøre det på kvelden når du sitter i sofaen?

De fleste svarer nok det samme – og det er ikke rart. Om medlemmene kan melde seg på til arrangement og betale medlemskap via ”min side” øker sannsynligheten for at de beholder sitt medlemskap. Dessuten oppleves foreningen som mer tilstedeværende.

3. Vurder digitale vervingskampanjer

Sosiale medier, nyhetsbrev og digitale kampanjer gjør det enkelt å interagere med sin målgruppe og enklere å vurdere resultatene. Foreningsundersøkelsen 2018 viser at for organisasjoner med individer som medlemmer, så er sosiale medier den mest anvendte vervingsmetoden for voksende foreninger.

Det betyr dog ikke at man velger bort andre aktiviteter. Det er snarere en kompliment i en overordnet vervingsstrategi.

4. Automatiser mer

Et ordentlig medlemssystem gir mulighet for å automatisere administrative arbeidsprosesser. Dessuten minsker risikoen for feil. Om din forening allerede har dette, se på muligheten for software som kan automatisere selv de mest komplekse prosesser.

5. Sett tydelige mål

La oss si at dere skal arrangere en konferanse for medlemmene deres. Hva er så målet? Å få så mange deltakere som mulig eller å holde budsjettet nede? Kanskje begge dere? Hva er i så fall viktigst?

Slik er det også med et digitaliseringsprosjekt. Ha derfor tydelige krav og forventede spesifikasjoner før dere går videre med idé. Det gjør det enklere å avklare forventninger og reduserer risikoen for at prosjektet går over styr. Om man i tillegg har tydelige prioriteringer blir det enklere å holde kostnadene nede.

6. Vær nøye med valget av IT-leverandør

Som regel koker valget av leverandør ned til pris kontra funksjoner. Men hvordan ser dette ut i et lengre perspektiv? Teknikken bør gå foran alt. Et system som er billig i dag kan være ubrukelig om fem år, og kan kreve en dyr engangsoppdatering.

Dessuten er det viktig å spørre seg om systemet er tilpasset foreningsarbeid og ikke bare et modifisert salgssystem for bedrifter. Med foreninger som eneste bransjeområde har vi støtt på mange løsninger av det eldre slaget hos foreninger som har byttet til Groupcare – det er det en grunn til.

7. Se GDPR som en mulighet!

Det høres kanskje kjedelig ut? Men det er faktisk en gyllen anledning til å gå igjennom deres arbeidsprosesser og oppdage forbedringsområder. Foreningsundersøkelsen 2018 viser at organisasjoner som er raske til å omstille seg i større grad vokser i antall medlemmer. Det er ingen tilfeldighet!

8. Tid og økonomi er vanlige utfordringer

Foreningsundersøkelsen 2018 viser at akkurat disse områdene utgjør de største utfordringene i forbindelse med digitalisering. Økonomi har vi allerede nevnt. Men hva med tiden? Den tidligere nevnte listen over krav og spesifikasjoner begrenser tiden vesentlig. Om din forening vet hva som skal prioriteres blir implementeringen betydelig enklere.

Dessuten er det viktig at leverandøren kan levere på tiden. Etter 20 års arbeid med foreninger som eneste bransjefokus, kjenner vi til de aller fleste organisatoriske fallgruver. Vi implementerer et system på 3-6 måneder, avhengig av foreningens størrelse.

9. Arbeid for å skape en kultur der nye initiativ og forandring oppmuntres.

Dette er enklere sagt enn gjort på visse arbeidsplasser. Men om din organisasjon har behov for digitalisering, så se på de nåværende arbeidsprosessene. Hva kan gjøres bedre? Hvilke områder legger vi unødvendig mye tid i? Tid er ofte en utfordring i digitaliseringsprosjekt – men mange glemmer all den tiden i hverdagen som går med til repetitivt arbeid. Hadde det ikke vært fint å slippe den administrative byrden?

10. Ny IT løser ikke alle problemer

For å lykkes med digitalisering krever det at alle berørte parter involveres. Om styret er helt med på notene, men lokalforeningene ikke vet hva løsningen innebærer så mister organisasjonen en del av teknikkens potensiale. Arbeid derfor med digitalisering som ett organisatorisk prosjekt.