Digitale transformation af foreningen kan være en udfordring – også for de mest ressourcestærke organisationer. Derfor har vi fremhævet 10 pointer, der klæder jer på til succesfuld digitalisering i foreningen.

1. Anvend jeres data til at lære jeres medlemmer bedre at kende. Hvad synes medlemmerne er vigtigt? Hvilke interesser har de? Hvilke arrangementer deltager de i?

Foreningsundersøgelsen 2018 viser, at foreninger som aktivt bruger medlemsdata oftere oplever vækst i medlemstallet. Det er ikke overraskende, da data (information) om medlemmerne er centralt, når foreningen skal træffe beslutninger. En forening som kender sine medlemmer godt har bedre forudsætninger for at gøre medlemskabet relevant.

Samtidig bliver hverdagen enklere for de ansatte, fordi de ved mere om medlemmerne og derfor kan give bedre service – noget som gør arbejdet både mere stimulerende og bedre.

2. Selvbetjening mindsker administrationen og øger tilgængeligheden for medlemmer og aktive.

I dag er vi som forbrugere vant til at logge på alt fra netbanken til statslige myndigheder, ligesom mange relationer også foregår på sociale medier. Hvad foretrækker du? Ønsker du at sidde i telefonkø til en myndighed for at betale din faktura, eller gør du det hellere på sofaen, når det passer dig?

De fleste vil nok foretrække det sidste. Hvis medlemmerne kan tilmelde sig arrangementer og betale deres medlemskaber via ”min side” øges også sandsynligheden for, at de bliver ved med at betale (og dermed beholder sit medlemskab).

De sekretariatsansatte får det desuden bedre arbejdsgange, da de i stedet for at bruge tid på administration kan støtte lokalforeninger og yde direkte service til medlemmerne.

3. Tag stilling til digitale hvervekampagner

Sociale medier, nyhedsbreve og digitale kampagner gør det enkelt at interagere med sin målgruppe og nemmere at evaluere. Foreningsundersøgelsen 2018 viser, at blandt foreninger med individer som medlemmer er sociale medier den mest brugte rekrutteringsmetode.

Hvad betyder det for jer som organisation? – Medarbejderne får i højere grad at vide, hvad der virker og ikke virker. Det gør hverdagen enklere for de ansatte såvel som ledelsen, der får et bedre datagrundlag for fremtidige beslutninger.

4. Automatisér mere

Et ordentligt medlemssystem giver mulighed for at automatisere administrative arbejdsgange og flows. Desuden mindskes risikoen for fejl. Hvis din forening allerede har denne funktionalitet til rådighed så tjek robot-software ud – som kan automatisere de mest komplekse processer.

5. Sæt tydelige mål

Lad os sige at I skal afholde en konference for jeres medlemmer. Hvad er formålet? At give jeres medlemmer værdi og en god oplevelse? At tiltrække så mange deltagere som muligt? Eller at budgettet bliver overholdt? Måske begge dele? Hvad er så vigtigst?

Det er præcis det samme med digitaliseringsprojekter. Udarbejd derfor en kravspecifikation inden I går videre med en idé. Det gør det nemmere at forventningsafstemme og mindsker risikoen for at projektet skrider. Hvis man desuden har tydelige prioriteringer, bliver det lettere at holde sig til et budget.

6. Vær omhyggelig med valget af IT-leverandør

Tit handler valget af leverandør om pris kontra funktionalitet. Men hvordan ser det ud i et længere perspektiv? Den tekniske udvikling accelererer hurtigere og hurtigere. Et system som er billigt i dag, kan være outdated om blot 4-5 år – og kræve en dyr opgradering. En standardløsning er derfor en udmærket måde at sikre sig tidssvarende funktionalitet – også i fremtiden.

Derudover er det vigtigt, at man som organisation spørger sig om systemet er tilpasset de specifikke arbejdsgange i foreninger – og ikke kun er et salgssystem med nogle små tilpasninger. Hvis systemleverandøren virkelig kender til foreninger og jeres arbejdsgange, så øges sandsynligheden for at medarbejderne vil blive glade for systemet.

7. Se GDPR som en mulighed!

Ja, det lyder kedeligt! – Men det er faktisk en oplagt mulighed for at gennemgå jeres arbejdsgange og afdække forbedringspotentialer. Arbejdet gør samtidig kommende digitaliseringsprojekter nemmere, da jeres arbejdsgange bliver tydeligt beskrevet (husk punkt 5 og kravspecifikationen!).

Hvis du stadig er i tvivl, om det er det værd, så viser foreningsundersøgelsen 2018, at organisationer der er hurtige til at tilpasse sig lovgivningen, i højere grad oplever vækst i medlemstallet end de øvrige.

8. Tid og økonomi er typiske udfordringer

Foreningsundersøgelsen 2018 viser, at netop tid og økonomi udgør de største udfordringer ifm. digitaliseringsprojekter. Økonomien har vi allerede gennemgået (punkt 6), men hvad så med tiden? Der er nogle tiltag, der kan begrænse jeres tidsforbrug. Her er kravspecifikation endnu engang afgørende: hvis din forening er skarpe på, hvad der skal prioriteres, gør det implementeringen væsentlig hurtigere. En nem implementering giver ikke kun mere tilfredse medarbejdere men gør også, at I kan løse evt. problematikker i god tid.

Det er vigtigt, at leverandøren kan levere til tiden. Efter snart 20 års arbejde med foreninger som udelukkende branchefokus, kender vi i Groupcare til de fleste faldgruber (såvel tekniske som organisatoriske). Vi kan derfor levere en sammenhængende løsning på 3-6 måneder, afhængigt af organisationens størrelse.

9. Arbejd for at skabe en kultur hvor nye initiativer og forandring opfordres

Det kan være enklere sagt end gjort i nogle organisationer. Sørg derfor for at skabe et miljø, der opfordrer til kreativitet. En udfordring ifm. kreativitet er, at resultatet af det typisk ikke kan kontrolleres. Det handler snarere om at facilitere et rum, der muliggør nye idéer at vokse. Derfor er det altafgørende, at nye idéer og indspark (også de mindre gode) ikke bliver skudt ned med det samme. Husk at en mindre god idé tit kan blive videreudviklet til en god idé efter input fra gode kollegaer og eventuelt brugere.

10. Ny IT løser ikke alle problemer

Som IT-leverandør er vi de første til at indrømme dette: Succesfuld digitalisering kræver at alle relevante parter involveres i processen. Det kan godt være, at sekretariatet er helt med på teknikken, men hvis lokalforeningerne ikke ved, hvad løsningen kan bruges til, så mister organisationen en stor del af teknikkens potentiale.

Arbejd derfor med digitalisering som et organisatorisk projekt – og glem ikke medarbejderne.