BL (Danmarks Almene Boliger) sökte mer kontroll över sin data, enklare administration av kurser och en standardlösning som kunde frigöra mer tid för föreningsrelaterat arbete. Med Groupcares medlemssystem blev organisationen av med tunga administrativa processer och kunde istället lägga tid på sitt faktiska ändamål – att arbeta för sina medlemmars intressen genom att söka inflytande över utvecklingen av den allmännyttiga bostadssektorn. 

 

Behövde ett IT-system med många möjligheter 

BL är Danmarks bransch- och intresseorganisation för den allmänna bostadssektors och representerar över 500 bostadsrättsorganisationer. Det gör BL till en komplex organisation med stort demokratiskt ansvar, vilket enligt organisationens IT-konsult Peter Ravn-Olsen ställer många krav på ett IT-system. När BL letade efter ett nytt system 2018 var deras krav större ägande av data och möjlighet att ha fler så kallade “super-users” med tillgång till alla funktioner inom systemet. 

“(…) Vi hade ett ekonomisystem som utvecklades för att kunna göra en överraskande stor mängd saker. Men som det ofta händer var resultatet alldeles för komplext. Leverantören var den enda som kunde förstå sig på systemet. Till slut stöddes inte längre systemet och det blev omöjligt att uppdatera” säger Peter Ravn-Olsen. 

Det var bara ett fåtal personer på organisationen som kunde hantera BL:s tidigare lösning, vilket allt för ofta begränsade organisationen. Bland annat var det tidskrävande att skapa kurser och evenemang. 

Med Groupcares medlemssystem har vi ett helt annat ägande av vår data där vi enkelt kan komma åt och strukturera vår data.” 

 

Enkelt skapande av evenemang och kurser 

En viktig del av BL:s verksamhet är att hålla professionella kurser. Varje år erbjuder de upp till 500 kurser, så när organisationen letade ett nytt system hade de som krav att det nya systemet kunde förenkla skapandet av evenemang och kurser utan att kompromissa kvaliteten. Peter Ravn-Olesen understryker att en av de största utmaningarna med deras tidigare system var möjligheten att snabbt och enkelt kunna skapa evenemang och kurser med hjälp av mallar eller kopior av liknande evenemang. 

“Vi håller cirka 50 evenemang av samma typ, trots de var sekreterarna tvungna att skapa nya evenemang och kursbeskrivningar varje gång en ny kurs skulle hållas. Med Membercare går det snabbt och enkelt.” säger han. 

Vi samarbetar i nära kontakt med vår leverantör. Vi har ingen annan leverantör som vi värdesätter lika högt. Vi får snabbt hjälp oavsett om vi stöter på stora eller små hinder.” 

 

Nya funktioner som gynnar alla 

Ytterligare en fördel som Peter Ravn-Olesen påpekar är att det är enkelt att utveckla nya funktioner i Membercare i samarbete med Groupcares utvecklare och konsulter. I takt med att medlemsorganisationen utvecklas, ställs det nya krav på systemet, menar han. 

I samarbete med Groupcare har BL bland annat utvecklat en närvarofunktion som förenklar hantering av data inför och efter evenemang. Funktionen gör det till exempel enkelt för medlemmar att ladda upp bilagor om matpreferencer och kvitton för utbetalning av reseersättning. Den nya funktionen kommer inte bara BL till godo, utan även andra kunder till Groupcare. 

“Vi är imponerande av Groupcares förmåga att utveckla sitt standardsystem så det är gynnsamt för många olika typer av organisationer. Groupcare är lyhörda och förstår vad vår organisation behöver, och anpassar systemet efter våra behov”, avslutar Peter Ravn-Olesen. 

BL – Danmarks Almene Boliger Grundades 1919 och har sitt huvudkontor i centrala Köpenhamn. Intresse och branschorganisation för allmännyttiga bostadsföreningar och de cirka 1 miljön människor som bor i allmänna bostäder. BL arbetar politiskt i landets alla kommuner.  Har använt Groupcares medlemslösning sedan 2020.     Besök BL:s hemsida här.

 

Är du nyfiken på hur Groupcare kan stötta din organisations utveckling? Boka ett icke-bindande möte med vår senior konsult och projektledare Anna Norrman på +46 (0) 703 39 41 49 eller via  an@groupcare.com. 

Gillade du artikeln? Anmäl dig till vårt nyhetsbrev för mer gratis inspiration.