Studiefrämjandet er et af Sveriges største studieforbund og består af 19 medlemsorganisationer som tilbyder et bredt udbud af studiecirkler, forelæsninger, uddannelse og kulturarrangementer. De seneste år har Studiefrämjandet gennemgået en stor digital transformation, som er blevet ledet af Peter Lilja, der er konstitueret IT-chef. Vi har talt med Peter, som fortæller om, hvordan man effektivt og succesfuldt kan implementere en digital strategi.

– Hedvig Henrekson

Fornyelse og transformering gennem samarbejde og kommunikation

En af de vigtigste aspekter i foreningens digitale transformation var, at man fra starten udviklede en samarbejdsstrategi, så man kunne forbedre kommunikationen og samarbejdet på tværs i organisationen. Tidligere foregik kommunikationen via intranet og gennem E-mail-tråde, hvilket var en ineffektiv løsning. I dag har man i stedet to forskellige platforme, hvor man internt kan dele erfaringer og samarbejde omkring projekter. På den måde er medarbejderne kommet hinanden nær og man har øget transparensen i organisationen. Ved at flytte kommunikation til disse platforme, er man gået fra at føre monolog til at have dialog. Peter forklarer, at det nu mere er social og uformel kommunikationen, som man kender det fra fx Facebook – og på den måde kan man bedre være transparent og udvikle dialoger.

Digitale møderum som Microsoft Teams og Facebook Workspace er også en vigtig del af strategien, da de gør det muligt, at man kan mødes digitalt og derfor ikke altid er nødt til at mødes fysisk. Peter forklarer, at formålet ikke primært var at reducere rejser, men i stedet at øge tilgængeligheden og gøre det muligt for flere at være med. Det betyder, at projektgrupperne nu kan involvere personer rundt om i hele landet, som nu ikke altid behøver at tage den fysiske rejse for at kunne være med.

Driftsansvaret er flyttet fra medarbejderne til leverandøren

Studiefrämjandet har valgt at flytte driftsansvaret for organisationens digitale applikationer fra medarbejderne til leverandørerne. Det betyder, at man i dag kun selv har ansvaret for et system i stedet for 10 forskellige, hvilket var tallet da man startede den digitale rejse. Peter forklarer, at dette har gjort organisationen mindre sårbar, fordi de ikke længere er så afhængige af enkelte personer. Derudover bliver deres ressourceforbrug på det respektive system betydeligt mindre, da man ikke længere selv har ansvaret for at holde dem opdateret og serviceret. Dette er de nu garanteret af deres leverandør, som jo også er eksperterne på systemerne.

Hvad er vigtigt at huske, når man skal implementere en digital strategi?

”Det er meget vigtigt at høre på andres erfaringer om, hvad de har gjort der virkede. Vi har jo i virkeligheden ikke opfundet noget selv uden at høre på hvad andre har gjort og hvad som har fungeret hos dem – og så har vi formodet, at dette også ville fungere for os.” – fortæller Peter.

Videre fortæller Peter, at de har haft indstillingen”nästan rätt är bättre än exakt fel”. For havde man i stedet forsøgt at ramme 100% korrekt med alt, havde det taget for lang tid og så havde de måske ikke haft alle de gode digitale værktøjer, som de har i dag. Det er vigtigt at holde momentum oppe og acceptere, at der er nogle af beslutningerne som man foretager nu, som man måske bliver nødt til at ændre på senere hen. Peter tror, at det er vigtigt generelt for organisationer at kunne holde ved sine beslutninger, men i en tid med nye digitale landskaber, så kan det være svært, fordi organisationens omverden fra den ene dag til den anden kan være forandret. Derfor er det bedre at træffe hurtige beslutninger, og så være vel vidende, at nogle af dem må man nok ændre senere.

Afvikling af IT-afdelingen

For et år siden traf man beslutningen i Studiefrämjandet, at man ville afskaffe IT-afdelingen, hvilket man nu er i fuld gang med. Baggrunden for denne beslutning var tanken om, at IT og digitalisering skal være en naturlig del af hele virksomheden. Det betyder for eksempel, at HR-afdelingen og bogholderiet er ejer af hvert deres system. Det betyder, at de enkelte afdelinger som ejerne også er kravstillerne til systemet, og dermed tager mere ansvar ift. selve udviklingen og implementeringen. Ifølge Peter er det dem som faktisk sidder med systemerne, der har erfaring med funktionen og derfor er det dem som bedst ved, hvordan systemerne bør fungere og implementeres. De få IT-ansvarlige som forbliver i organisationen, har en mere støttende funktion og skal være med til at sikre samspil mellem systemerne. Fordi det moderne digitale setup ofte er tæt integreret, er det ifølge Peter vigtigt, at man har personer der kan arbejde på tværs og være med til at styrke samarbejdet.

Baggrund for artiklen

Peter Lilja gav et oplæg på Groupcares årlige Foreningskonference i Stockholm, som handlede om Digitale transformationer og fremtidens forening. Deltagerne på konferencen kom fra forskellige professionelle medlemsorganisationer, der ønskede at blive inspireret og dele erfaringer.

Er du interesseret i at høre mere om hvordan I kan digitalisere din organisation yderligere? – Så er vi i Groupcare specialiserede i at rådgive og levere sammenhængende medlemsløsninger centreret omkring medlemssystemet Membercare og selvbetjeningsløsningen Membersite.

Du kan også deltage på vores uforpligtende demo-webinar den 17. juni, hvor vi giver vores bud på et sammenhængende digitalt setup skræddersyet til professionelle foreninger. Læs mere her.