Sveriges Biodlarnas Riksforbund er en voksende organisasjon. I dag eksisterer det rundt 270 biodlarnaforeninger med flere enn 17 000 medlemmer over hele Sverige, og medlemstallet forventes å øke enda mer. I takt med tilveksten de har hatt de siste årene, har medlemmer og ansatte stilt enda høyere krav til Biodlarnas systemer.

For å møte medlemmenes nye behov og forventninger, besluttet Biodlarna å igangsette et samarbeid medlemsløsning, som skal tas i bruk etter sommeren 2023. I denne artikkelen vil du kunne lese mer om hvorfor de tok denne beslutningen, og hvordan Groupcares helhetsløsning kan underlette administrasjonen hos voksende organisasjoner.

Utfordringen

I et intervju med Biodlarnas kontorsjef Annette Irebro, delte hun utfordringene organisasjonen har hatt. Hun forteller:

«Vi är en växande organisation, där många av våre nya medlemmer är vana vid en högre digital närvaro. Vi har haft vårt nuvarande system sedan 2017. Sedan dess har behovet vad ett medlemsystem ska kunna tilföra medlemmarna och vår anställda personal förändrats.»

– Annette Irebro, kontorsjef Biodlarna

Men hvilke behov hadde forandret seg? Det fant Biodlarna ut ved å gjennomføre en grundig medlemsundersøkelse. I undersøkelsen fikk enkeltmedlemmer og ansatte dele sine erfaringer med det tidligere systemet. De største problemområdene som ble identifisert gjeldende foreningens økende digitale tilstedeværelse og systemets manglende effektivitet. Som neste steg oppsummerte Biodlarna synspunktene de samlet inn i en kravliste, som ble brukt som veiledning når de så etter et nytt system. Annette fortalte at deres høyeste prioritet var å finne et system som ville gjøre det enklere for både medlemmer og ansatte.

Foto: Mia Karlsvärd

Standardløsningen

Ettersom Biodlarna er en så stor organisasjon, er kravet for en effektiv administrasjon stort, da det kan spare organisasjonen mye tid. Med Groupcares standardløsning kan Biodlarna gjøre det. På plattformen Membercare kan Biodlarnas ledelse enkelt automatisere flere administrative prosesser, som eksempelvis innsamling av data og kontaktinformasjon, skape grunnlag for gebyrstyring, oppdatere medlemmers adresser via SPAR m.m. I selvbetjeningsplattformen Membersite kan medlemmer og representanter selv oppdatere profilen sin og betale avgifter, samt enkelt hente ut relevant data og se/redigere andre medlemmers data (med de riktige tillatelsene).

Membersite har en funksjon som kalles «Mine grupper», hvor enkeltmedlemmer kan bli tildelt spesifikke oppdrag eller roller, som gir dem tillatelse til visse data og funksjoner. Disse representantene kan lede foreninger, styrer og nettverk, skape arrangementer, holde kurs, dele dokumenter og chatte med deltakerne i nettverket deres. Funksjonen «Mine grupper» vil være til fordel for Biodlarna ettersom de har en relativt kompleks organisasjonsstruktur og flere ulike medlemstyper. Biodlarna består av enkeltmedlemmer og familiemedlemmer, hvor sistnevnte er tilknyttet biodlarforeninger, som igjen tilhører et distrikt. I Membersite kan dermed Biodlarna kategorisere sine medlemmer utifra hvilken medlemstype de har, hvilket distrikt de tilhører eller om de har ansvar for et spesifikt oppdrag. En gruppe i «Mine grupper» kan eksempelvis være for medlemmer innenfor Skånes distrikt, eller for styremedlem.

Biodlarnas Membercare løsning

Integrasjoner

Utover standardløsningen har Groupcare flere integrasjoner som kan forenkle organisasjonens administrasjon ytterligere. Eksempel på integrasjoner er QuickPay, Mailchimp og SPAR. I intervjuet fortalte Annette at det finnes flere integrasjoner som de ser fram imot å ta i bruk, fremfor alt SPAR-integrasjonen, som automatisk oppdaterer medlemmers adresser. Ettersom Biodlarna sender ut sitt medlemsmagasin hver måned, er funksjonen viktig for å forsikre seg om at magasinet blir sendt til riktig adresse. Dessuten uttrykte Annette at de ser frem imot å anvende integrasjonen med QuickPay, i intervjuet fortalte hun:

«Integrationen mot QuickPay som gör betalning via webben möjiligt är noget vi tror kommer underlätta för både personal och medlemmar.»

– Annette Irebro, kontorsjef Biodlarna

Er du nysgjerrig på vår komplette løsning og ønsker å høre mer om Groupcare? Ta kontakt med seniorkonsulent Ida Zimmer på +47 97616661 eller via iz@groupcare.com.