I bransjeorganisasjonen Kosmetik– og Hygiejnebranchen har styrearbeidet til tider vært utfordrende. Da direktør Helle Fabiensen første gang inntar direktørstolen innser hun raskt at det er behov for å styrke rammene rundt styrearbeidet. Dette blir startskuddet for en ny måte å drive organisasjonen på, der både krevende og sårbare diskusjoner legger grunnlaget for et nytt og sterkt samarbeid.  

 

Målrettet arbeid med good governance har vært en lang og lærerik prosess. Men i dag står vi med et styre som forstår viktigheten av organisasjonens arbeid, og som sammen kjemper for én og samme sak: medlemmene.  

 

En blandet velkomst 

“Jobben som administrerende direktør i Kosmetik- og Hygiejnebranchen har lært meg mange ting – både på den harde og gode måten. Som forening står vi i dag på et solid fundament som sikrer at vi hver dag kan tale medlemmenes sak og sikre dem de beste rammevilkårene for å drive virksomhet i Danmark – men det har vært en langvarig og til tider utfordrende prosess, som vil fortsette inn i fremtiden”, sier administrerende direktør Helle Fabiansen.  

Da Helle Fabiansen møter foreningens styre for første gang, blir hun påvirket av en ambivalent følelse. På den ene siden er hun glad for å ha startet i en stilling som administrerende direktør og har muligheten til å kjempe for medlemmenes sak hver dag. På den andre siden er hun frustrert over å være vitne til et styre som mangler de rette verktøyene for å sette den strategiske kursen for foreningens ansatte.  

“Det stod raskt klart at dette var et styre av dedikerte frivillige, men arbeidet i styret gikk i mange retninger, og møtene var preget av en ad-hoc-tilnærming. Jeg kunne som direktør ha planlagt en dagsorden, men når jeg så kom til møtene, ble det diskutert alle mulig andre emner. Det er selvfølgelig viktig med et godt fellesskap, men like viktig er det at man faktisk får truffet beslutninger under møtene”, sier Helle Fabiansen.  

En kommersiell tilgang  

Som nytiltrådt direktør opplever Helle Fabiensen at foreninger utvikling er begrenset av spesielt én ting: styremedlemmene mangler en grunnleggende forståelse av styrets oppgaver og ansvar.  

“Kosmetik- og Hygiejnebranchen er en bransjeorganisasjon med kommersielle virksomheter som medlemmer. Ofte er styremedlemmene fra en av våre egne medlemsorganisasjoner og er enten utpekt av sjefen sin eller fordi de selv ønsker det. Som styremedlem forventer man derfor å få noe med hjem til sin forening, og det har vært et tankesett som vi har jobbet med. Derfor har jeg vært opptatt av hvordan styremedlemmene får verdi av styrearbeidet, og hvordan de blir engasjert”, sier hun.  

Styrearbeidet har også til tider vært utfordret av at flere av styremedlemmene har hatt utenlandsk bakgrunn, noe som til tider kompliserer kommunikasjonen. “Man uttrykker seg sjelden like flytende på et fremmedspråk som ens eget morsmål. Og så er det også noen kulturforskjeller som gjør at vi oppfatter ting forskjellig. Jeg har blant annet kunnet merke at det for noen styremedlemmer med utenlandsk bakgrunn kan være vanskelig å forstå den danske foreningskulturen – noe som mange dansker vokser opp med”, forteller Helle Fabiansen.  

En ny start 

Som direktør erfarer Helle Fabiansen raskt at det er nødvendig å finne et felles grunnlag i styret. “Det har fra starten vært viktig å bli klare på hvordan vi opptrer som bransjeorganisasjon, hvilken plattform vi står på, og hvordan vi skiller oss fra kommersielle organisasjoner, hvis vi skal være relevante for medlemmene våre i fremtiden. Og det krever at vi handler som et kollektiv”, sier hun.  

Helle Fabiansen velger å samarbeide med en ekstern konsulent som kan fasilitere et program for å styrke styrearbeidet. Gjennom en rekke styreseminarer kommer styret og Helle Fabiansen gjennom hele organisasjonens arbeid. “For meg har det vært helt avgjørende å få en ekspert med om bord, som kan se tingene utenfra. Samarbeidet med foreningskonsulenten har skapt rom og muligheter for at jeg og styret har kunnet ta de vanskelige samtalene, som jeg normalt ikke ville kunne bringe på banen”, forteller hun.  

Good governance er et viktig fokusområde for de fleste organisasjoner. Det kan høres litt pompøst ut, men i bunn og grunn handler det om å få struktur på styrearbeidet og klargjøre hvorfor organisasjonen eksisterer.

Under et av styreseminarene får styret og Helle Fabiansen i oppgave å utarbeide de fem viktigste strategiske retningslinjene som skal sette kursen for organisasjonens fremtidige arbeid. Dette gir anledning til å gjennomgå organisasjonens vedtekter, som ikke er betydelig oppdatert siden 1970-tallet.  

“Når vi gjennomgår vedtektene våre, stiller vi oss det viktige spørsmålet: Hvorfor eksisterer vi som organisasjon, og hvordan kan vi skape mest mulig verdi for medlemmene våre? Dette fører til at vi gjør noen endringer i vedtektene som setter rammene for organisasjonen”, sier Helle Fabiansen.  

På seminarene får styret konkrete verktøy for å optimalisere arbeidet og sikre at organisasjonen når sine mål. For dette utarbeidet styret blant annet konkrete handlingsplaner, et årshjul, en tydelig rollefordeling og realistiske tidsfrister som gir fart i organisasjonens utvikling.  

“Det høres kanskje banalt ut, men vi fikk satt struktur på våre styremøter. Alle møtene ble satt i kalenderen, og det ble utarbeidet en tydelig dagsorden før møtene, der det ble notert om hvert enkelt punkt var for orientering, diskusjon eller avstemning. På den måten kunne vi bruke tiden fornuftig og sikre oss at alle hadde oppgaver de kunne arbeide med mellom møtene”, forteller Helle Fabiansen.  

Kursforløpet om good governance målrettet Kosmetik– og Hygiejnebranchen fasilitert av foreningskonsulent Ulrikka Brændgaard   Kurset bestod av fire moduler med hvert sitt tema .     Styrets rolle   Hva forventes av styret, og hvordan kan de bidra til dette arbeidet?   Styret som leder   Hvordan kan styret lede innad og utad?   Styret i omverden   Politisk interessevaretagelse   Hvordan gjør styret det i praksis? Har foreningen eller styret selv et nettverk de kan trekke på?   Verdiskapelse  Hvordan kan styret skape verdi for styret og medlemmene?

 

Fortsatt rom for forbedringer 

Forløpet med den eksterne konsulenten har ifølge Helle Fabiansen på mange måter vært givende for organisasjonen: Styret har tatt større lederansvar, og Helle Fabiansen har i dag en ledelse hun kan samarbeide effektivt med. Selv om organisasjonen har gjennomgått en betydelig utvikling de siste syv årene, innrømmer hun at det fortsatt er rom for forbedringer.  

Som daglig leder er Helle fortsatt involvert i styrearbeidet. Dette betyr at hun fortsatt er med på å ansette nye styremedlemmer, en oppgave hun i fremtiden ønsker å dele med styret. Hun erkjenner imidlertid at arbeidet med good governance er en kontinuerlig prosess som fortsatt vil kreve betydelig oppmerksomhet i fremtiden:  

“Vi må som organisasjon stadig våge å forholde oss til måte vi driver organisasjonen på. Derfor vil vi fortsette å ha fokus på good governance, da det stadig kommer nye styremedlemmer til. Og her er det viktig at de blir godt rustet fra starten av, for å kunne håndtere oppgaven”, sier hun.  

Dette har Kosmetik– og Hygiejnebranchen gått ut av å arbeide med good governance:   En realitetssjekk: Gjennomgang av foreningens vedtekter, inkludert: Hvorfor ble foreningen opprettet?  Hvilket formål arbeider vi for?  Hvordan skaper vi mest mulig verdi for medlemmene? En rød tråd i styrearbeidet, inkludert:   Hva arbeider foreningen mot det kommende året?   Hva skal til for at vi når målene våre?  Et tydelig årshjul med planlagte aktiviteter, strategisk plassert gjennom året – inkludert alle styremøter   Et styre som er mer tilstede og engasjert  Struktur: Konkret dagsorden med punkter basert på relevante analyser  Et sterkere samarbeid mellom daglig ledelse og styret  Et samlet styre som kjemper for én og samme sak

 

Om Kosmetik- og Hygiejnebranchen  Ble etablert i 1970 og har i dag mer enn 90 kollektive medlemmer.   Er Danmarks største bransjeorganisasjon for danske og internasjonale virksomheter som produserer eller leverer kosmetikk, personlig pleie og hygieneprodukter til det danske og internasjonale marked.   I 2019 skapte virksomhetene i bransjene 8800 arbeidsplasser og bidra samlet med 24 millarder kroner til Danmarks BNP.   Helle Fabiansen har vært administrerende direktør siden 2016.    Læs mere her: www.kosmetikoghygiejne.dk

 

Er du nysgjerrig på hvordan Groupcare kan understøtte din organisasjons utvikling? Book et ikke-forpliktende møte med vår kommunikasjonssjef Emil Hovøre Andersen her.

Foreningsfaglig viten og inspirasjon – les mer under Groupcare Akademi