De siste 14 årene har EG Membercare (tidligere Groupcare) gitt ut Foreningsrapporten, som undersøker de temaene som de nordiske foreningene er opptatte av. Det gjør vi fordi vi er nysgjerrige på nordiske foreninger og ønsker å hjelpe dem med å vokse. Foreningsrapporten bidrar hvert år med ny kunnskap og innsikt som kan bidra til utviklingen i den enkelte foreningen. 

Årets Foreningsrapport går i dybden med temaet: ‘Onboarding (innfasing) av nye medlemmer i nordiske medlemsorganisasjoner’, ut ifra undertemaene – strategi, organisasjon, kultur, prosesser og digitalisering. I forlengelse av utgivelsen av rapporten, har vi nettopp avholdt et vellykket Foreningsseminar, der ledende praktikere og caser fra foreningsverden deltok med nye og interessante perspektiver på hvorfor innfasing er et viktig fokusområde. 

Målrettet arbeid med innfasing fører bl.a. til: 

• Et sterkt økonomisk grunnlag 
• Flere tilfredse medlemer 
• Lenger fastholdelse 

Det er derfor flere gode grunner til å sette fokus på innfasing i foreningene, men for noen organisasjoner kan det virke som en overveldende oppgave å ta fatt på, for hvor skal man begynne? 

Derfor har EG Membercare, med utgangspunkt i Foreningsrapporten og deltakernes bidrag under den danske Foreningskonferansen, utarbeidet Innfasingsmodellen. Dette er et praktisk verktøy som trinn-for-trinn beskriver hvordan deres organisasjon kan arbeide målrettet med innfasing i hele organisasjonen. 

Du finner modellen som du kan laste ned her, samt en lenger beskrivelse av de enkelte trinn i denne artikkelen. 

 

Innfasingsmodellen – trinn for trinn 

Strategi 

1. Ledelsen tydeliggjør visjoner og mål for vellykket innfasing. 

Følgende målsetninger kan være relevante i arbeidet med innfasing: 

• Sikre lengre fastholdelse. 
• Få flere tilfredse medlemmer.
• Få flere aktive medlemmer, som kan sikre og bidra til foreningens utvikling og/eller agere som ambassadører. 
• Læringspotensialer – flere inputs fra alle lag i organisationen.   

2. Visualiser de utvalgte målsetningene, som distribueres til alle lokallag. Målsetningene henges opp i hvert lokallag, slik at ansatte og aktive kan arbeide med dem. 

3. Tenk de økonomiske genvinstene inn i strategien. Kartlegg hvor mange ressurser foreningen bruker på å innfase nye medlemmer, herunder hvor lenge medlemmet skal være i foreningen før investeringen er tjent inn igjen. 

Organisasjonen

1. For å få suksess med innfasing, krever det at organisasjonen er villig til å ta læring og tilpasse prosessen underveis. Innfasing av nye medlemmer krever en forening som er klar for endring og en sterk organisasjonsvilje. 

2. Tydeliggjør viktigheten av arbeidet. Alle avdelinger blir informert om hvorfor foreningen har valgt å fokusere på innfasing, og hvordan hver enkelt avdeling forventes å bidra til arbeidet. Ha fokus på løpende kunnskapsdeling om relevante initiativer. Når alle i foreningen er informert om aktuelle tiltak, styrker det forståelsen for arbeidet og skaper en større sammenheng i organisasjonen. 

3. Kunnskapsdeling er avgjørende for vellykket innfasing. Alle i foreningen bør la seg inspirere av andre organisasjoner: «hva gjør de spesielt godt når det gjelder innfasing, og hvordan kan både sekretariatet og lokallagene bruke den kunnskapen til å styrke de interne prosessene?» Sørg for å skape noen åpne rammer for tilbakemeldinger fra samarbeidspartnere, ansatte, aktive, samt innfasingsansvarlige, hvor alle kan komme til ordet. Medvirkning fører til større eierskap.

Kultur  

1. Vellykket innfasing krever en sterk og sunn kultur. Ledelsen må arbeide med foreningens kultur slik at den omfavner alle i organisasjonen – både nåværende og nye medlemmer. 

2. Utarbeid en kjernefortelling som fremhever de gode og attraktive sidene av organisasjonen. Nye ansatte og aktive presenteres for fortellingen samt foreningens historie, som de kan gjøre til sin egen. På denne måten føler de seg som en del av en større dagsorden og får lyst til å dele de gode historiene med medlemmene. 

3. De som er ansvarlige for innfasingen sørger for å aktivere og involvere aktive eller ansatte med kjennskap til lokalmiljøet. De er i stand til å rådgive medlemmene og målrette kommunikasjonen. Det kan være stor forskjell på hva medlemmene legger vekt på i en god innfasing, avhengig av hvilken del av landet de kommer fra.  

Prosesser  

Når et medlem melder seg inn, bør de ansvarlige:  

1. Ønske medlemmet velkommen på en ordentlig måte og sende relevant informasjonsmateriale om foreningen. 

2. Informere medlemsansvarlige/lokallag slik at de er orientert og har mulighet til å følge opp via e-post eller telefon kort tid etter innmeldelse. 

3. Avklare forventninger med medlemmet. Hva etterspør medlemmet, og hvordan kan foreningen være med på å støtte dette behovet? På denne måten kan dere imøtekomme medlemmets forespørsler og sikre at medlemmet til enhver tid vet hva de kan forvente av sitt medlemskap. 

4. Være nysgjerrige på medlemmet og vurdere relevante innfasingsinitiativer i kommunikasjonen. Husk å sørge for å veksle mellom å ringe og skrive – det sikrer en personlig relasjon. 

5. Kontakte medlemmet ved utmeldelse og undersøke hvorfor medlemmet sier opp sitt medlemskap. Husk å spørre om hvilke deler av innfasingen som fungerte godt, og hvor det er rom for forbedringer. Dette er viktig informasjon som ledelsen etterfølgende kan bruke til å videreutvikle innfasingsaktiviteter. 

Ved utmeldelse, husk at: 

6. En ordentlig avskjed er minst like viktig som en god velkomst. Hvis et medlem forlater med en positiv opplevelse av å ha blitt sett og hørt, er det en stor sjanse for at vedkommende vil fremheve de positive sidene ved organisasjonen overfor potensielle nye medlemmer. I noen tilfeller er det til og med mulig å forhindre en eventuell utmelding. 

Husk at sekretariatet skal ha utarbeidet en tydelig rollefordeling samt en oversikt over arbeidsoppgavene. Dette sikrer større eierskap hos den enkelte medarbeider, en smidigere arbeidsprosess og en gjennomsiktighet der medlemmet alltid vet hvem de kan kontakte. 

Digitalisering  

1. Vær nysgjerrig på data og hvordan det kan være til nytte for foreningen. Sørg for å demokratisere data slik at alle i organisasjonen kan få tilgang til dem. På denne måten vil hver enkelt medarbeider føle et eierskap og se verdien av å bruke digitale verktøy i det daglige arbeidet. 

2. De som er ansvarlige for innfasingen bør bruke data til å kartlegge utfordringer samt utviklingspotensialer. Se for eksempel på geografiske områder med nedgang i medlemstallet eller områder med medlemsvekst. Undersøk hvilke innfasingsaktiviteter som fungerer og bruk dem aktivt i fremtidig innfasingsarbeid. Målrettet arbeid med data styrker innfasingen og dermed medlemmets tilfredshet.

3. Sørg for at det er en ansvarlig superbruker som kan håndtere og administrere systemet i det daglige, og som andre medarbeidere kan henvende seg til. 

Er du nysgjerrig på, hvordan EG Membercare kan støtte deres forenings innfasingsaktiviteter? Da kan du booke et uforpliktende møte med kommunikasjonssjef Emil Hovøre Andersen her.

Foreningsfaglig viten og inspirasjon – les mere under EG Akademi