Generalforsamlinger er ofte et tilbakevendende arrangement i både små og store foreninger. Uansett størrelsen på forening, skal man ifølge Anne Dalgaard, Conference Manager i Ingeniørforeningen IDA, gjennom de samme trinnene for å komme i mål med et vellykket arrangement. Det er imidlertid noen oppmerksomhetspunkter din forening bør tenke inn i planleggingen, når dere skal gjennomføre deres neste generalforsamling. 

Tre nøkkelverktøy

Anne Dalgaard har nesten 25 års erfaring som eventplanlegger innenfor foreningsbransjen. I dag hjelper hun med å få møtekabalen til å gå opp, når hun hvert år er med på å planlegge og fasilitere noen av IDA’s over 3000 arrangementer. Uavhengig av størrelsen på foreningen og arrangementet er det ifølge Anne Dalgaard en god idé å tenke gjennom hele arbeidsprosessen og lage en tydelig rollefordeling, når man planlegger sitt neste arrangement. Det er tre underliggende verktøy som Anne bruker når hun planlegger generalforsamlinger – sjekkliste, dreiebok og påmeldingssystem. ’’Med en tjekliste er du i stand til at huske på de små detaljer, arbejdsopgaver og deadlines, en drejebog sikrer dig det kølige overblik under arrangementet, og et tilmeldingsmodul letter det administrative arbejde’’, forteller hun. 

Med en tjekliste er du i stand til at huske på de små detaljer, arbejdsoppgaver og deadlines, en drejebog sikrer dig det kølige overblik under arrangementet, og et tilmeldingsmodul letter det administrative arbejde.

 

Vær tydelig i kommunikasjonen din 

Et annen viktig trinn i planleggingen av en generalforsamling er kommunikasjonen med medlemmene, bestyrelsen, konferansierer og foredragsholdere. Ifølge Anne Dalgaard er det en god idé å legge en tidsplan for hvilken informasjon som skal sendes ut i forkant og etterkant av arrangementet. ‘’I princippet er alle events er ens, man foretager de samme trin, men ved generalforsamlinger, skal man tage højde for foreningens vedtægter, som betyder, at man skal handle inden for en bestemt tidsramme’’, forteller Anne Dalgaard. 

Det er ofte flere ting som skal stemmes om på en generalforsamling og ofte krever vedtektene at forslag til dagsorden og avstemninger skal være sendt inn til et bestemt tidspunkt for avholdelsen. Overholdes ikke tidsfristen, er foreningen nødt til å planlegge en ekstraordinær generalforsamling, og det krever ekstra planlegging. Her skal ofte en gitt prosentandel av medlemmene være representert, og det kan skape problemer, særlig hvis det ikke er nok tillitsvalgte som stiller opp. 

Gjennom sin karriere har Anne erfart at mange medlemmer har en tendens til å melde seg på i siste øyeblikk, og ofte skal folk ha en påminnelse flere ganger, før de melder seg på. ‘’Sørg for at sende praktiske informationer ud i god tid og vær tydelig i din kommunikation. Og inddrag oplægsholdere tidligt i processen. De skal f.eks. vide, hvornår de skal møde op, længden på deres oplæg, og hvor deres honorar skal udbetales til. Og så er det en god idé på forhånd at spørge oplægsholderne, om deres præsentation må deles med deltagerne, så du lige efter afholdelsen er klar til at trykke send på tastaturet.’’ 

Medlemmer og de frivillige har travlt, så hvis du vil fange deres opmærksomhed, skal du være skarp på dit budskab – misser du vigtige detaljer fra starten, kan du risikere, at folk også overser vigtige informationer.

 

Det du skal kommunisere ut til dine medlemmer og frivillige   I forkant av arrangementet     Tre-seks måneder før:   Opprette arrangementet på hjemmesiden. Sende kalenderinvitasjon til relevante kollegaer som skal delta på arrangementet.     Halvannen måned før:  E-post/nyhetsbrev til medlemmer samt foredragsholder med informasjon om tid og sted. Husk å legge ved vedtekter og dagsorden. Det er også her du skal gjøre oppmerksom på hvem som tar imot forslag, og når de senest skal være sendt inn.     Tre uker før:  Påminnelsese-post med praktisk informasjon og påminnelse om å sende inn forslag.     To dager før:  Siste påminnelse om at det ikke er lenge til at generalforsamlingen finner sted. Legg ved endelig program/dagsorden. Fortell deltakerne om hva de selv skal ta med og minn dem på å komme i god tid. Informer også om at dagsorden er tilgjengelig på møtet. Fortell gjerne om hvordan dere har tenkt å presentere forslag, for eksempel gjennom e-post, medlemssystem eller på en storskjerm under møtet.     Etter arrangementet    En-to dager etter:  Rett etter møtet sendes det ut en evalueringse-post, hvor medlemmene har muligheten til å gi en tilbakemelding på arrangementet.   Send ut referat av avstemningen – enten legg ved eller som lenke på hjemmesiden. Del presentasjoner fra foredragsholder, samt eventuelt videoopptak av møtet.   Send ut personlige e-poster med takk til de personene som har møtt opp, og folk som har vært med på å planlegge arrangementet.

Dine kollegaer er en viktig ressurs 

Det er viktig at både foredragsholder og medlemmer føler seg skikkelig “kledd” til generalforsamlingen. Derfor er det også alfa og omega at arbeidet bak kulissene fungerer. Som Conference Manager har Anne Dalgaard god erfaring med å inndra sine kollegaer tidlig i prosjektet. ’Som eventplanlægger er du en form for projektleder. Du skal derfor have det forkromede overblik over, hvem der gør hvad. Hvis du være sikker på at nå deadlines til tiden, er det afgørende, at du løbende forventningsafstemmer med dine kolleger ift., hvilke arbejdsopgaver du forventer, de skal løse. Det kan derfor være en god idé løbende at holde statusmøder, hvor I gennemgår projektplanen og vurderer, om er I on-track’’, forteller hun. 

Tiden er din beste venn 

Mange foreninger har en tendens til å være tidsoptimistiske når de lager tidsplanen – og det er en feil som Anne Dalgaard har møtt på mange ganger gjennom sin karriere. God tid er en viktig faktor under generalforsamlinger – for her skal medlemmene ha mulighet for å komme til ordet og stille spørsmål underveis. ’’Lad være med at være tidsoptimist – ting tager længere tid, end man forventer. Du skal f.eks. ikke kun afsætte ti minutter til kaffepause, hvis der er 100 deltagere på et arrangement, for det forsinker hele eventen i den anden ende. Deltagerne bliver irriterede, hvis mødet trækker ud, og det smitter af på evalueringerne’’, forteller hun. Hun råder i stedet foreningene til å sette av god tid til pauser, servering og transport. ’’Det er ok at have ekstra tid, så er der altid en buffer til forsinkelser. Og man træder sjældent folk over tæerne, for deltagerne ved ikke, at der er afsat ekstra tid af’’, fortsetter hun.  

Tenk digitale verktøy inn i planleggingen 

Ifølge Anne Dalgaard er et påmeldingssystem et tredje viktig verktøy i planleggingen av generalforsamlingen – og det gjelder for små og store foreninger. Mindre foreninger har en tendens til å bruke et excel-ark som planleggingsverktøy, men det tar ofte lenger tid og risikoen for feil er også større, poengterer hun. ‘’Ved generalforsamlinger kan der være deltagere, som er tilmeldt med mad eller overnatning. Hvis de f.eks. betaler via Mobilepay under ét navn, men er registreret på deltagerlisten under et andet, kan det vanskeliggøre det administrative arbejde. Med et tilmeldingsmodul undgår du fejl, som ofte opstår med manuelle arbejdsgange’’, sier hun.  

Et påmeldingssystem kan høres ut som en dyr affære, men det er mange forskjellige systemer på markedet målrettet små og store foreninger. Anne Dalgaard råder derfor den enkelte foreningen til å danne seg et overblikk over behov og utfordringer, innen man beslutter seg for hvilket system som er det riktige. ‘’Hvis en forening afholder den samme type af mindre arrangementer, kan man ofte nøjes med et simpelt og billigt system. Holder man derimod mange arrangementer med overnatning, sessioner, transport mm., så kan det godt svare sig at investere i et dyrere arrangementssystem, der letter administrationen’’, sier hun. 

De ytre fasiliteten kan løfte arrangementet til neste nivå 

Kanskje har du helt styr på prosjektplanen, rollefordelingen er tydelig og alle tidsfrister er overholdt, men har du styr på alle detaljene under selve avholdelsen? Ifølge Anne Dalgaard glemmer mange foreninger at det er de små tingene som er med på å gjøre den store forskjellen. Hvis man vil sikre et vellykket arrangement, er det viktig å finne et sted med godt lys, noen gode stoler og et rom hvor alle kan se. Ikke minst er det viktig å sørge for at AV-utstyret fungerer – så husk å teste det i forkant av arrangementet. Det er umulig å unngå tekniske feil, men man kan eliminere de fleste hvis man setter av tid til det på en generalprøve. Og husk å bruke en mikrofon til både foredragsholdere og deltakere ved større arrangementer. Under generalforsamlinger er det ofte mange som vil ta ordet, og da er det viktig at alle kan følge med på hva som blir sagt. Anne Dalgaard anerkjenner at det mange krav til det perfekte lokale, og det er ikke alle foreninger som har råd til å booke et dyrt lokale, men man kan gjøre litt – et godt vertskap kan fort veie opp for manglende fasiliteter.  

Ta på deg vertskapet 

Som arrangør har du en viktig rolle som vert, fordi du har ansvaret for å få medlemmene til å føle seg tilpass og velkomne. Allerede ved inngangen til generalforsamlingen kan møte deltakerne. Sørg for å ha en tydelig skiltning når gjestene ankommer, slik at de ved hvor de skal gå. Anne Dalgaard understreker at det også er viktig at en av de ansatte står klar til å ta imot deltakerne når de ankommer. ‘’Tag værtskabet – og ikke mindst rollen på dig. Det at blive taget godt imod og sendt godt i gang betyder meget – det giver et godt afsæt for hele arrangementet’’, sier hun. 

Hybridarrangement – skap plass til online deltakelse 

Har du mange deltakere fra forskjellige deler av landet? Da har du kanskje opplevd at alle ikke har muligheten til å delta fysisk. Det kan derfor være en god idé å tenke online deltakelse inn i planleggingen. Som Conference Manager har Anne opplevd at man skal gjøre litt ekstra hvis man vil sikre en god møteopplevelse, når man har deltakere som sitter på andre siden av skjermen. ‘’Vær tydelig i din kommunikation, fortæl hvad deltagerne kan forvente under generalforsamlingen. Online deltagere har ofte brug for at blive guidet en smule. Tænk over, om deltagerne skal deltage med billede, og er der lagt op til aktiv deltagelse, eller kan folk være med på en lytter?” 

Det gode vertskapet skal også kunne merked i det virtuelle møtelokalet. Og her er det ifølge Anne Dalgaard en god idé at det sitter en online vert klar minimum en halvtime før generalforsamlingen begynner.‘’Den online vært bør være til stede på afholdelsesstedet. Her kan personen byde deltagerne velkommen og fortælle dem, hvad der sker i baggrunden på mødet. Under pauserne kan værten informere om praktiske detaljer, f.eks. at deltagerne selv kan vælge at holde en pause og tage en kop kaffe, samt hvornår de skal være tilbage’’, forteller hun.  

Anne Dalgaard oppfordrer foreninger til å finne en vert som er godt til å snakke og mingle, og som eventuelt kan fylle ut tiden, for eksempel ved å gjennomgå dagsorden og innlegg – det er med på å sikre at deltakerne er der til tiden. Det er også viktig at verten løpende gjentar spørsmål fra salen, på den måten unngår man misforståelser og gir plass til innlegg. ‘’Hele essensen af en generalforsamling er, at medlemmerne kan komme til orde og træffe vigtige beslutningen om foreningens fremtid, derfor skal alle deltagerne have mulighed for at byde ind undervejs’’, avslutter hun.  

Savner du inspirasjon til å komme i gang med din neste generalforsamling?

Så er du velkommen til å ta en titt på våre to arbeidsskjemaer. Vi har laget en dreiebok og en sjekkliste, som du kan ta i bruk neste gang du skal planlegge et arrangement. Med de to skjemaene kan du holde styr på praktiske detaljer og tidsfrister, slik at du alltid er i forkant med din planlegging.  

• Dreiebok for det gode arrangement.  
• Sjekkliste for det gode arrangement.  

 

Blå bok:  Anne Dalgaard – arbeider til daglig som Conference Manager i Ingeniørforeningen IDA  Har de seneste 25 år arbeidet med arrangement og arrangementsstrategi – b.la. hos Dansk Industri og Dansk IT.   IDA – Ingeniørforeningen er IDA er en politisk uavhengig fagforening og interesseorganisasjon for ingeniører, cand. scient’er og it-utdannede.  Avholder hvert år over 3000 faglige og sosiale arrangementer for medlemmene – rett fra studerende til ledere.   Besøk IDA’s hjemmeside her.

 

Er du nysgjerrig på hvordan Groupcare kan understøtte din organisasjons utvikling? Book et ikke-forpliktende møte med vår kommunikasjonssjef Emil Hovøre Andersen her.

Foreningsfaglig viten og inspirasjon – les mer under Groupcare Akademi