Membercare har hjulpet Sveriges Veteranforbund til å få et større overblikk over sine medlemmer, få mer kontroll over arrangementshåndteringen og skape en lokal administrasjon for sine 27 lokallag på tvers av Sverige. Johan Mattsson, næringslivs- og foreningssjef for Sveriges Veteranforbund, fortalte i et intervju hvordan Membercare har hjulpet organisasjonen til å utvikles til den sterke og sammenhengende organisasjonen de er i dag.  

Sveriges Veteranforbund (SVF) er en voksende interesseorganisasjon som er for alle som har gjort noen form for tjeneste i utlandet. I skrivende stund har de 5657 medlemmer og antallet øker med rundt 2 medlemmer om dagen. I takt med den positive utviklingen av medlemsantallet, vokste behovet for en løsning som kunne styrke deres administrative arbeid og frigjøre arbeidskraft. Groupcares sammenhengende medlemsløsning har gjort nettopp dette.  

En effektivløsning som gir kontroll og frihet 

SVFs tidligere medlemssystem dekte ikke deres basale behov – nemlig muligheten til å styre administrasjonen selv. Johan Mattsson forteller hvordan de måtte kontakte supporten regelmessig for å gjennomføre enkle oppgaver, som resulterte i et høyt antall supporttimer og kostnader. Dessuten hadde de ikke muligheten til å danne et overblikk over sine medlemmer, ettersom rapportene sjeldent ga samme siffer og utgifter.  

Membercares brukervennlige medlemssystem har gjort det mulig for alle i kanselliet å hjelpe med de enkle spørsmålene; for eksempel når et medlem ringer inn og trenger hjelp, eller for å se hvor mye et medlem skal betale. Det har resultert i at organisasjonen har frigjort arbeidskraft motsvarende en deltidsansatt. Nå har SVF mer tid til å fokusere på sine medlemmer og sin utvikling som medlemsorganisasjon, Mattsson forklarer:  

Vi har haft möjlighet att renodla oss ifrån ren operativ verksamhet med kansliet, till att bli den här stabsfunktionen som ett kansli ska vara.” 

Johan Mattsson

Membercare har med andre ord bidratt til en organisatorisk forbedring for SVF. Dessuten har medlemssystemet støttet organisasjonens eksisterende organisasjonsstruktur. Membercare tilbyr muligheten til å tilpasse systemet etter behov, noe Mattson trekker frem som en av de største fordelene ved systemet.  

SVF består av 27 lokallag som deler både likheter og ulikheter. “Vi har ju vår specifika medlemsstruktur, och i och med att vi bytte til Membercare, så har vi gjort det möjligt att skapa ‘sidomedlemskap’ också” sier Mattsson. Med ‘sidemedlemskap’ mener han at medlemmene dels kan kategoriseres gjennom sin lokalforening, men også at de kan inngå i mindre interessegrupper for medlemmer over hele landet.  

Det innebär att vi kan ha specifika event för en specifik målgrupp. Du blir bjuden när du har en viss typ av uppdrag eller intresse (i systemet). Det gör ju att det ökar vår seriositet.” 

Johan Mattsson

Arrangementshåndteringen i dag 

Neste steg for SVF er å implementere arrangementshåndteringen i Membercare i større grad. Riksorganisasjonen avholder blant annet statlige seremonier og forbundsmøter, men deres sentrale kjernevirksomhet er “Träffplatser”. Hvert lokallag avholder en møteplass hver måned, hvilket blir til sammen 300 arrangementer per år. Det er derfor viktig at hvert lokallag kan håndtere sine egne arrangement, slik at deres spesifikke behov og interesser møtes og at riksorganisasjonen ikke drukner i administrative oppgaver. I Membersite har lokallagene kontroll over sin egen administrasjon og arrangementshåndtering, men kanselliet finnes selvfølgelig som støtte, forteller Mattsson.  

Med det nya systemet har vi har öppnat upp för lokal administration vilket har underlättat mycket.” 

Johan Mattsson

En av de funksjonene som SVF anvender seg mest av er deltakerlister. Listene gir brukeren av systemet en enkel oversikt over tilmeldte eller avmeldte deltakere, samt hvilke som har betalt sin deltakeravgift og ikke. Organisasjonen har tidligere hatt problem med mistillit til kanselliet fordi det var problemer med å spore betalinger og dermed ikke var sikre på om de riktige beløpene var trukket. Med deltakerlisten i Membercare kan du vise sporbarhet da systemet tydelig viser hvem som har betalt og hvem som har utestående betalinger. Mattsson mener det har lettet regnskapsføringen mye, ettersom man raskt får et overblikk og enkelt kan skape en målrettet kommunikasjon og påminne de som ikke har betalt.  

Automatisert arrangementshåndtering i morgen 

Foreløpig markedsfører lokallagene egne arrangementer blant annet gjennom Facebook-grupper, men SVF har et mål om å gjøre kommunikasjonen mer sammenhengende. “Vi ska bygga i hop oss mer som ett förbund nu och bli mer sammanhängande”, sier Mattsson. Dette inkluderer å sentralisere markedsføringen av arrangementer, slik at alle medlemmer er klar over hva som skjer rundt dem. Som et neste steg, ønsker SVF å implementere møteplassene som arrangementer på nettsiden, slik at medlemmene lettere kan få tilgang til informasjon og melde seg på dirkete gjennom sin profil på selvbetjeningssiden.  

I neste fase av sin digitale utvikling, har SVF som mål å automatisere arrangementshåndteringen enda mer. I tillegg ønsker de å øke sin innsamling av data, i forhold til avholdte arrangementer for å skape mer målrettede arrangementer.  

Siden SVF implementerte Membercare og Membersite har organisasjonen klart å frigjøre arbeidskraft, åpnet for lokal administrasjon, fått mer kontroll over arrangementsledelsen og administrasjonen, og utviklet seg fra et rent kanselli til en støttende stabsfunksjon. Groupcare ser frem til å fortsette samarbeidet og fortsette å støtte Sveriges Veteranförbund i deres digitale utvikling.  

Om Sveriges Veteranforbund: Interesseorganisasjon som henvender seg til alle som har tjenestegjort i utlandet.   Har 5600 medlemmer mellom 20-100 år.   Sentralkontor på Karlavägen i Stockholm.   Kårer “Årets veteran” hvert år. Nominasjoner er velkomne.   Veterandagen feires den 29. mai hvert år.       Besøk SVFs hjemmeside her

 

Er du nysgjerrig på hvordan Groupcare kan understøtte din organisasjons utvikling? Book et ikke-forpliktende møte med vår kommunikasjonssjef Emil Hovøre Andersen her.

Likte du artikkelen? Tilmeld deg til vårt nyhetsbrev för mer gratis inspirasjon.