Groupcare har genomfört en informell undersökning bland nordiska medlemsorganisationer för att få insikt i hur de klarar sig i denna tid. Evenemang måste ställas in, generalförsamlingar flyttas och frivilliga i de lokala föreningarna kan inte träffas. Ändå är organisationerna starka – bara ett fåtal rapporterar att de har drabbats ekonomiskt, och de allra flesta ser positivt på möjligheten att genomföra och organisera fysiska aktiviteter och händelser under hösten.

– Erlend Ludvig Alvsvåg

Kreativitet skapar bra online-evenemang

Många organisationer har upptäckt att de återkommande sommar-evenemangen och aktiviteterna, där många brukar samlas, nu har blivit svåra att genomföra. Ändå har de varit kreativa i organisationerna och implementerat allt från drive-in-bio till online mat kurser och fredagstankar via digitala mötesplattformar. Men online-evenemangen är inte riktigt det samma som de fysiska, och de måste därför tänkas om för att fungera digitalt.

«Man behöver tänka på andra format och på nya sätt. Men man kan inte bara konvertera 1 till 1, utan man måste tänka nytt. Om något ska lyckas måste man börja någon annanstans och tänka utifrån ett nytt perspektiv.»

• Anställd i norsk medlemsorganisation

De allra flesta organisationer som deltog i undersökningen berättar att de antingen har ställt in eller skjutit upp sina evenemang, men att de planerar att göra ersättare som fungerar bättre online. Bland de organisationer som redan har lyckats med online-evenemang säger att de har gjort många överväganden om online formatet och vilket möjligheter som det innebär.

Flera berättar också att de tänker fortsätta att hålla evenemang online i framtiden eftersom det sänker närvarotröskeln och för att det dessutom det minimerar restid och förberedelser.

Vår verkställande direktör, Lisbeth Bekker, som själv har tidigare erfarenhet som både ledare och politiskt aktiv i olika medlemsorganisationer, ser detta som en positiv utveckling.

«Det är glädjande att se att de allra flesta organisationerna nu också planerar att ha online-aktiviteter för att sköta relationer med medlemmar utan att nödvändigtvis träffas fysiskt. Det öppnar upp för många nya möjligheter. Och våra tidigare föreningsundersökningar visar också att de medlemsorganisationer som är framgångsrika och växer, de gör helt enkelt mer.»

«Online evenemang är en bra möjlighet för att samla de medlemmar som vanligtvis har svårt delta på grund av till exempel transport och tid.»

Vi tar det över videosamtal!

I en tid då det är svårt att se saker och ting positivt, finns det lyckligtvis ljusglimtar. Vi ställde den öppna frågan; har något positivt kommit ut av situationen under Corona?

Här svarade hela 71% att den digitala vinsten har varit stor. Många har helt enkelt omfamnat de digitala formerna för mötes- och samarbetsmöjligheter. En organisation utvecklade till och med sitt svar genom att kalla det för ett nödvändigt lärande eftersom alla i organisationen nu har drivits i en mer digital riktning, genom att nu tvingas lära sig det digitala.

«Man kan säga att vi var tvungna att göra det, eftersom det var det enda sättet vi kunde få saker och ting gjort. Vi har nu fått upp ögonen för nya former för möten, där vi gör något för alla medlemmar och lokala föreningar utan att de måste vara fysiskt närvarande. Alla kan delta och vi kommer faktiskt att kunna nå ut till många fler.»

• Anställd i medlemsorganisation

Många av deltagarna i undersökningen berättade om hur videomöten knappt har använts innan Corona, och att de nu har insett värdet av online-möten och samarbete. För de möte som ofta många inte kom på på grund av restid är nu plötsligt fulltaligt, och den lokal förening som gärna vill ha ett möte med kansliet kan nu göra det online utan att några resurser går till spillo. Så det är det något fler som berättar att de önskar att fortsätta med. «När allt kommer omkring är det inte längre så att ingen vet hur man implementerar ett digitalt arbetssätt – för nu har alla provat det. » som en av de svarande berättar.

Så även om generalförsamlingen och årsstämman kommer att fortsätta ske fysiskt i framtiden, kanske kan en digital aspekt nu läggas till? För närvarande vet alla att man lätt kan vara där utan att fysiskt vara där.

Teams och Zoom används klart mest

Från att vara något du har provat en eller två gånger i samband med ett långdistanssamtal med en familjemedlem som är ute och reser, är det nu en integrerad del av vardagen; videosamtal har kommit för att stanna. Teams är den mest använda plattformen bland de tillfrågade organisationerna, och är det som främst används av två tredjedelar, men Zoom är också något som många har stiftat bekantskap med.

«Precis som du inte kan spela en tennismatch på egen hand, kan du inte hålla ett styrelsemöte på Teams om en av deltagarna inte använder programmet. Vägen till kritisk användarmassa har nu påskyndats med resultatet att de allra flesta är redo att genomföra möten online.» säger Lisbeth Bekker och fortsätter:

«Samarbete online via videomöten kan spara resurser och undvika onödiga resor, vilket sparar organisationens resurser som istället kan spenderas på andra åtaganden. Också, som en ytterligare effekt av detta belastas inte heller miljön. Men det kommer aldrig att kunna ersätta det fysiska mötet. Jag tror att vi alla är överens om att vi föredrar att träffa våra kollegor och medlemmar ansikte mot ansikte.»

Flera kan drabbas ekonomiskt på sikt

På frågan om organisationen har drabbats ekonomiskt säger en fjärdedel att de redan har drabbats, medan över hälften att de inte är drabbade nu, men tror att Corona riskerar att orsaka negativa ekonomiska konsekvenser för organisationen på lång sikt.

Bland annat har flera bransch- och arbetsgivarorganisationer i de nordiska länderna redan tagit konsekvensen och tagit bort medlemsavgiften för deras medlemmar. Fackföreningar upplever också en stor press nu när många medlemmar har behov för rådgivning och hjälp.

Medan bland andra organisationstyper, särskilt de organisationer där ekonomin är beroende av att organisera evenemang och aktiviteter, är för närvarande och på lång sikt drabbade. För det är svårt att planera inkomstgenererande evenemang när osäkerheten kring större församlingar förblir hög. För även om det ser ljusare ut nu vet man inte hur det kommer att se ut på andra sidan sommaren.

Kansliet kör outtröttligt på

En liten paus ger dig möjlighet att se vilka arbetsuppgifter som är kritiska för att sedan ta tag i dem en efter en. Hemmakontor och videokonferenser har länge ersatt det fysiska kontoret, men nu är de flesta tillbaka igen. Det är därför glädjande att flera berättar för oss att de faktiskt har lyckats upprätthålla effektiviteten och tillfredsställelsen genom att arbeta hemifrån. Av alla organisationer vi pratade med svarade samtliga att samarbetet i kansliet har fungerat överraskande bra under hemmaarbetet.

Det allmänna intrycket från Föreningsnorden

Efter att ha ringt runt och pratat med ett antal olika medlemsorganisationer finns det några intryck som har satt sig. Osäkerheten är ett faktum, vilket framgår av att många måste svara ”Jag vet inte” eller ”Det är svårt att säga” på frågorna. Något som också framkom i framtidsutsikterna är att många var osäkra på möjligheterna att genomföra större fysiska aktiviteter även efter sommaren. Man hoppas och man tror, ​​men man vet inte. Många kunde därför prata om dubbelplanering, där en plan gjordes för ett helt öppet samhälle och en plan för ett endast delvis öppet samhälle.

Ändå fanns det en optimism bland många av de tillfrågade. «Det kommer alltid att bli bra i slutändan”» och «vi ser fram emot att träffa våra medlemmar som en ännu bättre organisation om möjligt». Vi har alla lärt oss något nytt om arbetsflöden och samarbete utan fysisk kontakt – och det är ett lärande som kommer att fortsätta.

En sak är säker. Föreningslivet är redo när det är möjligt att samlas som vanligt igen. Och medlemsorganisationerna ser fram emot att göra det de gör bäst – att skapa gemenskaper med sina medlemmar.

 

Om undersökningen:

Undersökningen genomfördes genom kvalitativa intervjuer med 33 personer för olika medlemsorganisationerna i Norden. Inledningsvis kontaktades 65 föreningar, men alla hade inte möjlighet att delta.

Intervjuer genomfördes i veckorna 20, 21 och 22.