Under de senaste 14 åren har EG Membercare (tidigare Groupcare) publicerat Föreningsrapporten som granskar de teman som nordiska medlemsorganisationer är engagerade i. Vi gör det eftersom vi är nyfikna på nordiska medlemsorganisationer och vill hjälpa dem att växa. Föreningsrapporten bidrar varje år med ny kunskap och insikt som kan bidra till utvecklingen inom varje enskild organisation. 

Årets föreningsrapport fördjupar sig på temat: Onboarding av nya medlemmar i nordiska medlemsorganisationer utifrån undertemana – strategi, organisation, kultur, processer och digitalisering. I förlängning av utgivandet av rapporten har vi precis hållt ett framgångsrik Föreningsseminarie, där ledande praktiker och case från föreningsvärlden deltog med nya och intressanta perspektiv på varför onboarding är ett viktigt fokusområde.

Målinriktat arbete med onboarding leder bl.a. till:

• Ett starkt ekonomiskt underlag
• Flera nöjda medlemmar
• Högre medlemslojalitet

Det finns därför flera goda skäl att fokusera på onboarding i organisationerna. Men för vissa organisationer kan det verka som en överväldigande uppgift att ta itu med, för var ska man börja?

Därför har EG Membercare, med utgångspunkt i Föreningsrapporten och deltagarnas bidrag under den danska Föreningskonferencen, utarbetet Onboardingmodellen. Modellen är ett praktiskt verktyg som steg-för-steg beskriver hur er organisation kan arbete målinriktat med onboarding i hela organisationen. 

Du hittar både en modell du kan ladda ner här, samt en längre beskrivning av de enskilda stegen längre ner i denna artikeln. 

Onboardingmodellen – steg för steg

Strategi 

1. Ledningen ska tydliggöra vision och mål för en lyckad onboarding.

Följande målsättningar kan vara relevanta i arbetet med onboarding: 

• Säkra högre medlemslojalitet. 
• Få flera nöjda medlemmar.
• Få flere frivilliga medlemmar, som kan säkra och bidra till organisationens utveckling och/eller agera ambassadörer. 
• Lärandemöjligheter– flera inputs från alla led i organisationenen

2. Visualisera de valda målen som distribueras ut till alla i organisationen. Målen hängs upp i varje avdelning så att alla anställda har tillgång till dem. 

3. Väv in de ekonomiska vinsterna i strategin. Kartlägg hur mycket resurser organisationen använder för att onboarda nya medlemmar, inklusive hur länge medlemmen behöver vara i organisationen innan investeringen ger tillbaka.

Organisationen

1.För att lyckas med onboardingprocessen krävs att organisationen är villig att lära sig och anpassa processen under tiden. Onboarding av nya medlemmar kräver en organisation som är redo för förändring och en stark organisationsvilja.

2. Tydliggör varför arbetet är så viktigt. Alla avdelningar informeras om varför organisationen har valt att fokusera på onboarding, och hur varje avdelning förväntas bidra till arbetet. Fokus ska läggas på kontinuerlig kunskapsdelning om relevanta insatser. När alla i organisationen är informerade om aktuella åtgärder stärks både förståelsen för arbetet och det skapar en större sammanhållning i organisationen. 

3. Kunskapsdelning är ett måste för en lyckad onboardingprocess. Alla i organisationen bör låta sig inspireras av andra organisationer: Vad gör de särskilt bra när det gäller onboarding, och hur kan både sekretariatet och de lokala avdelningarna använda den kunskapen för att stärka de interna processerna? Se till att skapa öppna ramar för feedback från samarbetspartners, anställda, frivilliga medlemmar och ansvariga för onboarding, där alla kan göra sina röster hörda. Att inkludera alla leder till ett större ägarskap.

Kultur  

1. Framgångsrik onboarding kräver en stark och sund kultur. Ledningen bör arbeta med organisationens kultur så att den omfattar alla i organisationen – både nuvarande och nya medlemmar.

2. Utarbeta en kärnberättelse som framhäver organisationens goda och attraktiva sidor. Nya anställda och frivilliga presenteras för berättelsen samt organisationens historia, som de sedan kan göra till sin egen. På så sätt känner de sig som en del av en större agenda och får lust att dela de goda historierna med medlemmarna.

3. De ansvariga för onboarding ser till att aktivera och involvera frivilliga eller anställda med kunskap om det lokala samhället. De kan vägleda medlemmarna och målinrikta kommunikationen. Det kan vara stor skillnad i vad medlemmarna betonar som en bra onboarding, beroende på vilken del av landet de kommer från.

Processer  

När en medlem skriver in sig bör de ansvariga:

1. Ordentligt välkomna medlemmen och skicka relevant informationsmaterial om organisationen.

2. Informera medlemsansvariga/lokala avdelningar så att de är informerade och har möjlighet att följa upp via e-post eller telefon kort tid efter att medlemmen skrivit in sig.

3. Ha en förväntningsavstämning med medlemmen. Vad efterfrågar medlemmen och hur kan organisationen stödja detta behov? På så sätt kan ni tillmötesgå medlemmens önskemål och se till att medlemmen hela tiden vet vad den kan förvänta sig av sitt medlemskap.

4. Vara nyfikna på medlemmen och integrera relevanta onboardinginitiativ i kommunikationen. Kom ihåg att växla mellan att ringa och skriva ut – det säkerställer en personlig relation.

5. Bör kontakta medlemmen vid utträde ur organisationen. Undersök varför medlemmen väljer att säga upp sitt medlemskap. Kom också ihåg att fråga om vilka delar av onboardingen som fungerade bra och var det finns utrymme för förbättringar. Det är viktig kunskap som ledningen kan använda för att vidareutveckla onboardingaktiviteterna.

Vid utträde kom ihåg att: 

6. Ett ordentligt avsked är minst lika viktigt som en bra välkomst. Om en medlem lämnas med en positiv upplevelse av att ha blivit sedd och hörd, finns det en stor chans att personen framhäver organisationens positiva sidor för nya potentiella medlemmar. I vissa fall är det till och med möjligt att förhindra ett eventuellt utträde.

Glöm inte att sekretariatet bör ha utarbetat en tydlig rollfördelning och översikt över arbetsuppgifterna. Det säkerställer ett större ägarskap hos varje medarbetare, en smidigare arbetsprocess och en transparens där medlemmen alltid vet vem den kan kontakta.

Digitalisering  

1. Var nyfiken på data och hur det kan gynna organisationen. Se till att demokratisera data så att alla i organisationen kan komma åt det. På så sätt känner varje medarbetare ett ägarskap och kan se värdet i att använda digitala verktyg i det dagliga arbetet.

2. De ansvariga för onboarding bör använda data för att kartlägga utmaningar och utvecklingsmöjligheter. Titta till exempel på geografiska områden med fallande medlemsantal eller områden med medlemsökning. Undersök vilka onboardingaktiviteter som fungerar och använd dem aktivt i det framtida onboardingarbetet. Målinriktat arbete med data stärker onboardingprocessen och därmed medlemmens tillfredsställelse.

3. Se till att det finns en ansvarig superanvändare som kan hantera och administrera systemet i det dagliga och som de andra medarbetarna kan vända sig till.

Är du nyfiken på hur EG Membercare kan stötta din organisations utveckling? Boka ett icke-bindande möte med vår kommunikationschef Emil Hovøre Andersen här. 

Föreningskunskap och inspiration – läs mer under EG Akademi