Corona-viruset har påverkat vår vardag på många sett och det gäller också för Nordens många medlemsorganisationer. De begränsade möjligheterna för att mötas i större grupper har gjort det svårt för många att hålla stadgeenliga årsstämmor.

LGBT+ Danmarks erfarenhet

Vårens Corona-våg betydde att många organisationer behövde skjuta på sina årsmöten till hösten och återigen betydde den andra vågen under hösten att flera helt eller delvis behövde hålla mötet online. En av de organisationer som behövde göra det är LGBT+ Danmark som i slutet av oktober genomförde sitt årsmöte online.

Gå igenom årsmötet från början till slut

Anne Haritt som till vardags är IT-ansvarig i LGBT+ Danmark var också ansvarig för genomförandet av det digitala årsmötet. En av hennes viktigaste poänger är att man ska tänka igenom hela årsmötet från början till slut, Hon säger:

”Precis som du i normala fall tänker att du behöver stolar, och kanske en mikrofon och en projektor, och valurnor, tänk på samma sätt här – vad är stolarna i ett digitalt sammanhang? En dator. Vad är projektorn? Ett program som kan dela skärmen. Hur underlättar du en anonym röstning? – Planera det baserat på vad du normalt skulle göra genom att hitta digitala motsvarigheter ”.

Sätt tydliga krav på deltagarna

Att tänka igenom organisationens roll under årsmötet är inte nog, det är viktigt att man också ställer tydliga krav på deltagarna:

”Skriv att de behöver en dator – inte en device, för det kan vara många tillbehör som de behöver som hörlurar, mikrofon, webbkamera. Om du bara är tydlig med innan vad som behövs, var det vår upplevelse att deltagarna var helt förberedda. ” – Berättar Anne.

Digitala årsmöten efter Corona

Även om det kan låta som ett stort arbete och en teknisk utmaning, är det verkligen inte otänkbart för LGBT + Danmark att hålla årsmötet online igen, även när vi har kommit ut ur pandemin:

”Vi kan absolut tänka oss att hålla årsmötet online igen. Det är viktigt för oss som en nationell organisation att de inte är upp till staden som vårt kansli ligger i att ha den största och viktigaste rösten. Det digitala årsmötet gjorde det möjligt för oss att nå alla medlemmar runt om i hela landet.”