Studiefrämjandet är ett av Sveriges största studieförbund och består av 19 medlemsorganisationer som erbjuder ett brett utbud av studiecirklar, föreläsningar, utbildningar och kulturarrangemang. Organisationen grundades 1959 och är partipolitiskt, fackligt och religiöst oberoende och bedriver folkbildnings folkbildningsverksamhet och ger stöd till tusentals studiecirklar och föreningar. De senaste åren har Studiefrämjandet genomgått en stor digital omvandling som har letts av Peter Lilja som är tillförordnad IT-chef. Vi har pratat med Peter som har delat med sig av sina erfarenheter i hur man effektivt implementerar en digital strategi.

– Hedvig Henrekson

Förnyelse och omvandling genom samarbete och kommunikation

Peter berättar att en av de viktigaste aspekterna i den digitala omvandlingen var att från början utveckla en samarbetsstrategi för att förbättra hur samarbetet och kommunikationen äger rum i organisationen. Tidigare skedde kommunikationen via organisationens intranät och genom mailkonversationer, vilket var en ineffektiv lösning. Idag har de istället två plattformar där de kan dela erfarenheter och som används som samarbetsytor för organisationens projekt. På så sätt har medarbetarna kommit mycket närmre varandra och transparensen i organisationen har ökat. Genom att förflytta kommunikationen till dessa plattformar har den gått från att vara en monolog till att bli en dialog. Peter förklarar att det är mer som en social kommunikation så som det fungerar på till exempel Facebook eller Instagram, där man på ett transparent sätt kommunicerar och utvecklar dialoger.

Digitala mötesrum som Microsoft Teams och Facebook Workspace, är också en viktig del av strategin, där de säkerställer att de kan mötas digitalt och inte alltid måste träffas i person. Peter förklarar att syftet inte främst var att minska resandet men istället öka tillgängligheten och att göra det möjligt för fler att delta. Det betyder att projektgrupperna numera kan involvera människor runt om i hela landet som nu inte alltid behöver resa för att delta i ett fysiskt möte.

Driftansvaret flyttas från medarbetarna till leverantörer

Studiefrämjandet har valt att flytta driftansvaret för organisationens digitala applikationer från medarbetarna till leverantörer. Idag ansvarar Studiefrämjandet själva bara för ett av deras system istället för 10, vilket var fallet när de startade deras digitala resa. Peter förklarar att detta har gjort organisationen mindre sårbar eftersom de inte längre är lika personberoende. Vidare blir deras arbetsinsats på respektive system betydligt mindre eftersom de inte själva ansvarar för att konstant uppdatera och verifiera dem, utan att det istället säkerställs av deras leverantörer som dessutom är experter på respektive system.

Vad är viktigt att tänka på när man implementerar en digital strategi?

”Det är väldigt viktigt att lyssna på andras erfarenheter och vad de har gjort. Vi har ju verkligen inte uppfunnit något själva utan istället lyssnat på vad andra har gjort och vad som har fungerat för andra organisationer och sen antagit att det även kommer att fungera för oss.”

Peter berättar att de har haft inställningen ”nästan rätt är bättre än exakt fel”. Om de istället alltid hade försökt träffa 100% rätt hade de tagit för lång tid och då kanske de inte hade haft de alla de bra verktygen som de har idag. Det är viktigt att hålla uppe hastigheten och acceptera att några av besluten som fattas nu kanske man kommer att behöva ändra på senare. Han tror att det är viktigt för många organisationer generellt att hålla fast vid något som man har fattat beslut om, men i det nya digitala landskapet är det svårt eftersom saker och ting förändras i en helt annan takt än förut. Därför är det mycket bättre att fatta beslut snabbt och ha inställningen att vissa av dem kommer att behöva ändras längre fram.

Avvecklar IT-avdelningen

För ett år sedan fattade Studiefrämjandet beslutet om att avskaffa IT-avdelningen vilket det är i fullgång med nu. Grunden till beslutet är baserat på tanken att IT och digitalisering ska vara en naturlig del av hela verksamheten. Det betyder till exempel att HR-avdelningen och löne-avdelningen äger sitt eget rekryteringssystem och löne-program. Det gör att de enskilda avdelningarna blir ägare men också kravställare på systemen och ansvarar själva för utvecklingen och omvärldsbevakningen. Enligt Peter är de som faktiskt jobbar med systemen de som faktiskt har erfarenheter av enheten och därför är de som vet bäst hur systemen borde utvecklas. De få IT-medarbetare som är kvar har en mer stöttande funktion och säkerställer synkroniseringen av systemen. Eftersom många av systemen ofta sitter ihop nuförtiden förklarar Peter att man ändå måste jobba tillsammans och bibehålla den sammanhållning som finns.

Bakgrund till artikeln

Peter Lilja höll ett föredrag på Groupcares Föreningskonferens i Stockholm som handlade om digital omvandling och framtidens organisation. De som deltog kom från olika medlemsorganisationer som ville inspireras och öka sin kunskap om framgångsrik digitalisering samt dela med sig av sina erfarenheter.

Om ni är intresserade av att ytterligare digitalisera er organisation är vi på Groupcare specialiserade inom rådgivning och så erbjuder det vi kallar den sammanhängande medlemsadministrationen som består av medlemssystemet Membercare och självbetjäningslösningen Membersite.