Sveriges Biodlares Riksförbund är en växande organisation. I dagsläget finns det drygt 270 biodlarföreningar med fler än 17 000 medlemmar över hela Sverige, och medlemsantalet räknas stiga ännu mer. I takt med tillväxten de senaste åren har det ställts högre krav på Biodlarnas system från medlemmar och anställda.  

För att möta medlemmarnas nya behov och förväntningar, beslöt sig Biodlarna att starta upp ett projekt med Groupcares medlemslösning som ska tas i drift efter sommaren 2023. I den här artikeln kan du läsa mer om varför de tog det beslutet, och hur Groupcares helhetslösning kan underlätta administrationen hos växande organisationer. 

Utmaningen

I en intervju delade Biodlarnas kanslichef Annette Irebro med sig av organisationens utmaning. Hon berättade: 

”Vi är en växande organisation, där många av våra nya medlemmar är vana vid en högre digital närvaro. Vi har haft vårt nuvarande system sedan 2017. Sedan dess har behovet vad ett medlemsystem ska kunna tillföra medlemmarna och vår anställda personal förändrats.” 

– Annette Irebro, kanslichef Biodlarna 

Men vilka behov hade förändrats? Det tog Biodlarna reda på genom att genomföra en djupgående medlemsundersökning. I undersökningen fick enskilda medlemmar och anställda dela med sig av sina upplevelser av det tidigare systemet. De största problemområdena som identifierades gällde föreningarnas ökade digital närvaro och systemets bristande effektivitet. Som nästa steg sammanfattade Biodlarna de synpunkter de samlat in i en kravlista, som användes som guide när de letade efter ett nytt system. Annette berättade att deras högsta prioritet var att hitta ett system som kunder underlätta för både medlemmar och anställda. 

Fotograf: Mia Karlsvärd

Standardlösningen

Eftersom Biodlarna är en så pass stor organisation, är kravet på effektiv administration stort då det kan spara organisationen mycket tid. Med Groupcares standardlösning kan Biodlarna göra just det. På plattformen Membercare kan Biodlarnas ledning enkelt automatisera flera administrativa processer, som till exempel insamling av data och kontaktinformation, skapa underlag för avgiftshantering, uppdatera medlemmarnas adresser via SPAR mm. I självbetjäningsplattform Membersite kan medlemmar och förtroendevalda själva uppdatera sin profil och betala avgifter, samt enkelt hämta relevant data och se/redigera andra medlemmars data (med rätt behörighet). 

Membersite har även en funktion som heter “Mina grupper”, där enskilda medlemmar kan bli tilldelade specifika uppdrag eller roller, som i tur ger dem behörighet till vissa data och funktioner. Dessa förtroendevalda kan hantera föreningar, styrelser och nätverk, skapa evenemang, hålla kurser, dela dokument och chatta med deltagarna i sitt nätverk. Funktionen ”Mina grupper” kommer att vara fördelaktig för Biodlarna eftersom de har en relativt komplex organisationsstruktur och flera olika medlemstyper. Biodlarna består av enskilda medlemmar och deras familjemedlemmar som är anslutna till biodlarföreningar, som i sin tur tillhör ett distrikt. I Membersite kan därmed Biodlarna kategorisera sina medlemmar utifrån vilken medlemstyp de har, vilket distrikt de tillhör eller om de ansvarar för något specifikt uppdrag. En grupp i “Mina grupper” kan till exempel vara för medlemmar inom Skånes distrikt, eller för styrelseledamöter.  

 

Biodlarnas Membercarelösning

Integrationer

Utöver standardlösningen har Groupcare flera integrationer som kan förenkla organisationers administration ytterligare. Exempel på integrationer är QuickPay, Mailchimp och SPAR. I intervjun berättade Annette att det finns flera integrationer de ser fram emot att använda, framförallt SPAR-integrationen som automatiskt uppdaterar medlemmars adresser. Eftersom Biodlarna skickar ut sin medlemstidning varje månad, är funktionen viktig för att säkerställa att alla medlemmar får tidningen skickad till rätt adress. Dessutom uttryckte Annette att de ser fram emot att använda integrationen med Quickpay, i intervjun berättade hon: 

”Integrationen mot Quickpay som gör betalning via webben möjligt är något vi tror kommer underlätta för både personal och medlemmar.” 

– Annette Irebro, kanslichef Biodlarna 

Är du nyfiken på vår helhetslösning och vill höra mer om Groupcare? Vänligen kontakta senior konsult och projektledare Anna Norrman på +46 (0) 703 39 41 49 eller via an@groupcare.com.