De seneste 14. år har Groupcare udgivet Foreningsrapporten, som dykker ned i de temaer, som nordiske foreninger er optagede af. Det gør vi, fordi vi er nysgerrige på nordiske foreninger og ønsker at hjælpe dem med til at vokse. Foreningsrapporten bidrager hvert år med ny viden og indsigt, som kan bidrage til udviklingen i den enkelte forening. 

Årets Foreningsrapport går i dybden med temaet: ‘Onboarding af nye medlemmer i nordiske medlemsorganisationer ud fra undertemaerne – strategi, organisationen, kultur, processer og digitalisering’. I forlængelse af udgivelsen af rapporten har vi netop afholdt en vellykket Foreningskonference, hvor en række førende praktikere og cases fra foreningsverdenen deltog med nye og interessante perspektiver på, hvorfor onboarding er et vigtigt fokusområde.

Målrettet arbejde målrettet med onboarding fører bl.a. til.:

• Et stærkt økonomisk grundlag
• Flere tilfredse medlemmer
• Længere fastholdelse

Der er derfor flere gode grunde til at sætte fokus på onboarding ude i foreningerne. Men for nogle organisationer kan det virke som en uoverkommelige opgave at give sig i kast med, for hvor skal man starte?

Derfor har Groupcare med udgangspunkt i Foreningsrapporten og deltagernes bidrag under Foreningskonferencen udarbejdet Onboardingmodellen, som er et praktisk værktøj, som trin-for-trin beskriver, hvordan jeres forening kan arbejde målrettet med onboarding i hele organisationen.

Ønsker du at høre mere om, hvordan Groupcare kan hjælpe din forening med at komme i mål med vellykket onboarding? Så deltag på vores onboardingworkshop i februar. Skriv til kommunikationskonsulent Anne Holm Chahboun på ac@groupcare.com for at høre mere.

Du finder både en model, du kan downloade her samt en længere beskrivelse af de enkelte trin længere nede i artiklen.  

Onboardingmodellen – trin for trin

Strategi 

1. Ledelsen tydeliggør visioner og mål for vellykket onboarding.

Følgende målsætninger kan være relevante i arbejdet med onboarding: 

• Sikre længere fastholdelse. 
• Få flere tilfredse medlemmer.
• Få flere aktive medlemmer, der kan sikre og bidrage til foreningens udvikling og/eller agere ambassadører.
• Læringspotentialer – flere inputs fra alle lag i organisationen.   

2. Visualiser de udvalgte målsætninger, som distribueres ud til alle lokalafdelinger. Målsætningerne hænges op i hver afdeling, så alle ansatte og aktive kan tilgå dem.  

3. Tænk de økonomiske gevinster ind i strategien. Kortlæg, hvor mange ressourcer foreningen bruger på at onboarde nye medlemmer, herunder hvor længe medlemmet skal være i foreningen, før investeringen er tjent ind igen. 

Organisationen

1.For at få succes med onboarding kræver det, at organisationen er villig til at tage læring og tilpasse processen undervejs. Onboarding af nye medlemmer kalder på en forandringsparat forening samt en stærk organisationsvilje. 

2. Tydeliggør vigtigheden af arbejdet. Alle afdelinger informeres omkring, hvorfor foreningen har valgt at sætte fokus på onboarding, og hvordan de enkelte afdelinger forventes at føde ind i arbejdet. Hav fokus på løbende videndeling omkring relevante indsatser. Når alle i foreningen er informeret om aktuelle indsatser, styrker det forståelsen for arbejdet og skaber en større sammenhængskræft i organisationen. 

3. Videndeling er et must for vellykket onboarding. Alle i foreningen bør lade sig inspirere af andre organisationer: Hvad gør de særligt godt i forhold til onboarding, og hvordan kan både sekretariatet og de lokale afdelinger bruge den viden til at styrke de interne processer? Sørg for at skabe nogle åbne rammer for feedback fra samarbejdspartnere, ansatte, aktive, samt onboardingansvarlige, hvor alle kan komme til orde. Medinddragelse fører til et større ejerskab. 

Kultur  

1. Vellykket onboarding fordrer en stærk og sund kultur. Ledelsen skal arbejde med foreningens kultur, så den omfavner alle i organisationen – både nuværende og nye medlemmer. 

2. Udarbejd en kernefortælling, der fremhæver de gode og attraktive sider af organisationen. Nye ansatte og aktive præsenteres for fortællingen samt foreningens historie, som de kan gøre til deres egen. På den måde føler de sig som en del af en større dagsorden og får lyst til at dele de gode historier med medlemmerne. 

3. De onboardingansvarlige sørger for at aktivere og inddrage aktive eller ansatte med kendskab til lokalmiljøet. De er i stand til at rådgive medlemmerne og målrette kommunikationen. Der kan være stor forskel på, hvad medlemmerne lægger vægt på i en god onboarding, alt afhængig af hvilke dele af landet de kommer fra.  

Processer  

Når et medlem melder sig ind, så husk at de ansvarlige:   

1. Skal byde medlemmet ordentligt velkommen samt udsende relevant informationsmateriale om foreningen. 

2. Advisere medlemsansvarlige/lokalafdelinger, så de er orienteret og har mulighed for at følge op via mail eller telefon kort tid efter indmeldelse. 

3. Bør forventningsafstemme med medlemmet. Hvad efterspørger medlemmet, og hvordan kan foreningen kan være med til at understøtte dette behov? På den måde kan I imødekomme medlemmets forespørgsler og sørge for, at medlemmet hele tiden ved, hvad personen kan forvente sig af sit medlemskab. 

4. Bør være nysgerrige på medlemmet, samt tænke relevante onboardinginitiativer ind i kommunikationen. Husk at sørge for at veksle mellem at ringe og skrive ud – det sikrer en personlig relation.

5. Skal kontakte medlemmet ved udmeldelse. Undersøg, hvorfor medlemmet opsiger sit medlemskab. Husk også at spørge ind til, hvilke dele af onboardingen, der fungerede godt, og hvor der er plads til forbedringer. Det er vigtig viden, som ledelsen efterfølgende kan bruge til at videreudvikle onboardingaktiviteter. 

Ved udmeldelse, så husk, at:

6. En ordentlig afsked er mindst lige så vigtig som en god velkomst. Efterlades et medlem med en positiv oplevelse af at være blevet set og hørt, er der en stor chance for, at personen fremhæver de positive sider af organisationen over for nye potentielle medlemmer. I nogle tilfælde er det endda muligt at forhindre en eventuel udmeldelse. 

Husk, at sekretariatet skal have udarbejdet en tydelig rollefordeling samt oversigt arbejdsopgaver. Det sikrer et større ejerskab hos den enkelte medarbejder, en smidigere arbejdsproces og en gennemsigtighed, hvor medlemmet altid ved, hvem personen kan kontakte.  

Digitalisering  

1. Vær nysgerrig på data, og hvordan det kan gavne foreningen. Sørg for at demokratisere data, så alle i organisationen kan tilgå dem. På den måde føler hver enkelt medarbejder et ejerskab og kan se værdien i at anvende digitale værktøjer i det daglige arbejde. 

2. De onboardingansvarlige bør anvende data til at kortlægge udfordringer samt udviklingspotentialer. Kig fx på geografiske områder med nedgang i medlemstallet eller områder med medlemsvækst. Undersøg, hvilke onboardingaktiviteter der virker og brug dem aktivt i det fremtidige onboardingarbejde. Et målrettet arbejde med data styrker onboardingen og dermed medlemmets tilfredshed.  

3. Sørg for, at der er en ansvarlig superbruger, der kan håndtere og administrere systemet i det daglige, og som de andre medarbejdere kan gå til. 

Nysgerrig på, hvordan Groupcare kan understøtte din forenings medlemshåndtering? Så book et uforpligtende møde med kommunikationschef Emil Hovøre Andersen her

Foreningsfaglig viden og inspiration – læs mere under Groupcare Akademi