Artikel: Sådan skaber du en vellykket konference

Vi ved, at konferencer er en vigtig og fast del af årshjulet hos mange foreninger. Planlægning af konferencer kan i nogens ører lyde som en langsommelig og tidskrævende proces. Men det behøver det ikke at være. Til gengæld er der en stor værdi i at afholde større events, hvor medlemmer og samarbejdspartnere har mulighed for at netværke og sparre med hinanden. Derfor har vi lavet en foreningsguide, der trin for trin hjælper dig med at planlægge et vellykket arrangement.

Før konferencen

1)Planlæg din konference i god tid

Mange undervurderer den tid, det tager at stable et godt arrangement på benene. Det er derfor en god idé at starte planlægningen minimum et halvt år før afholdelsen. Noget af det første du bør gøre, er at vælge en lokation, der passer til antallet af deltagere.

Tænk derfor over: 

• Hvem og hvor mange deltager?
• Hvor og hvornår skal konferencen afholdes?

2) Geografisk placering

Den geografiske placering spiller en afgørende rolle for gæsterne. Ofte vil deltagerne komme fra forskellige dele af landet. Det kan derfor være en god idé at vælge en placering nogenlunde midt i Danmark, men i virkeligheden er dit vigtigste punkt på din tjekliste, at der er gode transportmuligheder – både i bil og med offentlig transport. Og husk at sørge ordentlige og gratis parkeringsforhold, så dine gæster undgår parkeringsbøder, og samtidig slipper for at bruge timevis på at finde en ledig parkeringsplads.

3) Vælg det rette konferencested

Når der er styr på deltagerantal og geografisk lokation, er det tid til at finde det rette konferencested. Der er igen nogle generelle ting, du bør overveje, inden du vælger stedet:

• Er der brug for et stort eller mindre konferencecenter?
• Skal der være overnatningsmuligheder? Hvis ja, så tænk over krav til faciliteter.

4) Lav en liste med jeres ønsker og krav og gennemgå dem med afholdelsesstedet

Forsøg at være så præcis som muligt i formuleringen af jeres ønsker, både hvad angår forplejning, overnatning, faciliteter til mødeaktiviteter såsom AV-udstyr. Præcision giver konferencestedet mulighed for at sikre perfektion. Hvad er det helt konkret, I ønsker? Kan det pågældende sted levere varen? Med én kontaktperson ved du altid, hvem du skal hive fat i og stille dine spørgsmål til.

5) Skab den rigtige stemning

Når du skal udvælge den rette lokation, er det vigtigt, at du finder et sted, der emmer af god stemning, så dine deltagere føler sig godt tilpas. Vælg derfor et lyst og åbent rum, der indbyder til gode snakke. Konferencelokalet skal være funktionelt indrettet, samtidig med at møblerne skal være behagelige. Hvis du kan finde et sted med loungeområde kan det vise sig at være guld værd, når deltagerne skal mingle og dele sig op i mindre grupper. Husk også en god belysning, så du kan tage nogle billeder af dagen. Hvis du forventer at invitere over 40 personer eller afholde konferencen som et online arrangement, kan det være en god idé at overveje at finde et sted med en tekniker, som kan sørge for ordentlig lyd fra start til slut.

6) Forplejning

Mad og drikke udgør i nogens øjne et mindre punkt på listen. Men faktisk er det vigtigt, at der er god tid for deltagerne til at indtage deres måltid. Det er nemlig her gæsterne har mulighed for at netværke og holde en velfortjent pause fra den mere seriøse del af arrangementet. Sørg for, at konferencestedet har mulighed for at tage højde for personer med allergi eller bestemte spisevaner. Det kan være en god idé at prioritere et lækkert måltid som afslutning på en lang dag. Aftensmaden åbner ofte for mere afslappet samtale, som ofte viser sig at have en særlig værdi.

7) Besøg konferencestedet

For at du kan vælge det helt rigtige sted, er det en god idé at besøge de konferencesteder, du synes er mest oplagte. Tag din tjekliste med dig, spørg konkret ind til hver enkelt detalje og kig dig grundigt omkring på stedet. Tænk over, hvilket forhåndsindtryk du får af stedet. Er her hyggeligt og rart at være? Er stedet rent og funktionelt? Hvordan virker de ansatte, er det professionelle folk med et glimt i øjet? Sørg i samme ombæring at få en fast konferencekoordinator eller kontaktperson på konferencecentret. Det letter den fremtidige kommunikation og gør hele processen mere effektiv, både for din forening og for konferencecentret.

8) Send en invitation, dit netværk ikke kan sige nej til

Der er mange foreninger, der afholder større arrangementer i løbet af året. Du kæmper derfor sammen andre organisationer om taletiden. Lav derfor en visuel indbydende invitation, der skaber interesse hos læseren. Det kan du b.la. gøre ved at løfte sløret for konferencens tema samt give en kort indledning omkring formålet med konferencen. Men husk på, at invitationen skal vække interesse og nysgerrighed hos læseren, derfor bør du være opmærksom på at holde det kort og interessant.

9) Planlæg konferenceforløbet grundigt

Én ting er at vælge det rigtige konferencested, en anden ting er at få det hele til at klappe, når konferencen går i gang. Når du har tid og lokation på plads, er det tid til at tilrettelægge konferencens program. Sørg for at planlægge et program, hvor der er plads til pauser undervejs. Det er altid en god idé at lave et program med afvekslende aktiviteter. Lav et udførligt program med minuttal og husk at lægge ekstra fem minutter til under hvert punkt, da pauserne ofte trækker længere ud end forventet.

10) Diversitet blandt oplægsholdere

Når du skal planlægge dit program og invitere de helt rigtige foredragsholdere, kan det en god ide også at have fokus på diversitet, fx ved at sørge for, at alle køn er lige repræsenteret og at der er en aldersspredning blandt oplægsholderne. Du bør også forsøge at finde oplægsholdere med forskellige vinkler på konferencens tema, dette giver anledning til diskussion og refleksion, hvilket kan have stor betydning for det udbytte, deltagerne tager med sig hjem.

Under konferencen

11) En varm velkomst

Byd dine gæster ordentlig velkommen. Velkomsten er det første indtryk deltagerne får af konferencen og er med til at danne udgangspunkt for resten af dagen. Det kan derfor være en god idé at udvælge en professionel konferencier, der kan styre dagens program og være bindeled mellem oplægsholdere og deltagere. Vælg en person, der er kompetent, venlig og imødekommende og gerne lidt frisk i anslaget.

12) Tag dine gæster i hånden

Som arrangør har du et ansvar for at skabe de rigtige forventninger for dine deltagere, tag dem derfor i hånden og giv dem den nødvendige information omkring dagen, fx et udførligt program, introduktion til oplægsholdere, information om toilet- og spiseforhold, samt hvem de skal henvende sig til, hvis de har spørgsmål.

13) Aktiver dine gæster

De fleste kan genkalde sig en konference, hvor de har siddet i timevis og lyttet til det ene oplæg efter det andet uden at blive aktiveret. Uanset hvor spændende en konferences indhold er, bliver timelange monologer en smule trivielt at høre på i længden. Derfor bør du være opmærksom på at få inddraget dine gæster undervejs i programmet. Planlæg forskellige aktiviteter, der inddrager deltagerne, fx i form af spørgerunder, gruppesamtaler og workshops.

Efter konferencen

14) Husk at følge op på dagen

Det kan være en fordel at dokumentere konferencen med billeder og videomateriale, som du kan bruge til at følge op med, fx i form af nyhedsbreve, artikler og personlige mails. Husk at sende et kort evalueringsskema ud til gæsterne dagen efter afholdelsen, hvor de har mulighed for at kommentere på program og format. Husk at udsende en reminder ud efter en uge til de deltagere, der ikke har besvaret undersøgelsen. Spørgeskemaerne giver dig en unik mulighed for at se, hvilke aktiviteter der fungerede godt, og hvilke forbedringer der er plads til året efter.

 

Kunne du lide denne artikel?  
Få mere gratis foreningsinspiration her!