Sveriges Biodlares Riksförbund (Sveriges Biavlerforening) repræsenterer 270 biavlerforeninger og 17.000 medlemmer over hele Sverige – og der kommer løbende nye medlemmer til. Foreningen besluttede sig i 2017 for at finde et nyt medlemssystem, der var mere agilt og intuitivt. Valget faldt på Groupcares standardløsning – Membercare. Med den nye løsning sparer foreningen tid på administrative processer og kan i stedet fokusere på deres kernesag – medlemmerne.  

 

Et system designet til foreninger

En intern undersøgelse fra 2017 viste, at størstedelen af medlemmer og ansatte i Sveriges Biodlares Riksförbund (i daglig tale Biodlarna) mente, at foreningens daværende it-system var forældet og ineffektivt. Det blev startskuddet på et nyt samarbejde mellem Biodlarna og Groupcare.

Ifølge Anette Irebro, kontorchef i Biodlarna, har det været altafgørende at finde et system, som både medlemmer og ansatte kan bruge fra dag et. I Biodlarna er man drevet af at give medlemmer en professionel rådgivning og sætte skub i politiske tiltag, der tilgodeser de svenske biavlere. Men foreningen var låst fast i et gammelt system, hvor ressourcerne primært blev brugt på tunge, administrative processer.

Biodlarnas ledelse og ansatte glæder sig til at tage Membercare i brug fra sommeren 2023, siger Anette Irebro. Med Membercare kan Biodlarnas ledelse automatisere flere administrative processer, eksempelvis indsamling af data, opdatering af kontaktinformationer, medlemmers adresser, gebyropkrævning mm.

‘’Vi är en växande organisation, där många av våre nya medlemmer är vana vid en högre digital närvaro. Vi har haft vårt nuvarande system sedan 2017. Sedan dess har behovet vad ett medlemsystem ska kunna tilföra medlemmarna och vår anställda personal förändrats.’’

 

Foto: Mia Karlsvärd

Standardløsningen

Ifølge Annette Irebro valgte Biodlarna Membercare, fordi de ledte efter et agilt system, der var intuitivt og let at tilgå. Via Membercare kan Biodlarnas ledelse automatisere flere administrative processer, eksempelvis indsamling af data, opdatering af kontaktinformation, medlemmers adresser via SPAR, gebyropkrævning mm.

Via selvbetjeningsplatformen Membersite kan medlemmer og repræsentanter (som har fået tildelt specielle rettigheder) selv opdatere deres profil og betale kontingent, samt hente, se/redigere andre medlemmers data.

‘Min forening’ som bindeled

Standardløsningen kommer også medlemmerne til gode. På selvbetjeningsplatformen Membersite kan lokalafdelinger under ‘Mine grupper’ kommunikere med hinanden på tværs af organisationen. En gruppe kan fx være Skånes distrikt eller en lokal bestyrelse. Medlemmer og repræsentanter, med specielle rettigheder – har mulighed for at administrere netværk og oprette arrangementer, fx bestyrelsesmøder, infomøder eller sociale events som julefrokoster og sommerfester.  

Biodlarna har en kompleks organisationsstruktur med mange led, men med standardløsningen får foreningen et overblik over medlemmernes data. I Membersite kan foreningen kategorisere sine medlemmer ud fra medlemstype, distrikt og rettigheder. Under fanen ‘Min forening’ kan medlemmer selv opdatere deres profil og betale kontingent, samt hente, se/redigere andre medlemmers data.

Integrationer

Udover standardløsningen har Groupcare flere integrationer, som hjælper Biodlarna med at forenkle organisationens administration. Foreningen kommer i høj grad til at anvende den online betalingsmetode QuickPay, nyhedsbrevsklienten Mailchimp samt SPAR (det svenske CPR-register). Særligt SPAR-integrationen kommer til at spille en vigtig rolle. Hver måned udsender Biodlarna deres medlemsmagasin, og her kan integrationen sikre, at magasinet når ud til den rigtige modtageradresse, fordi medlemmernes kontaktinformationer løbende opdateres.

Kunne du lide denne artikel?  
Få mere gratis foreningsinspiration her!