Generalforsamlinger er ofte et tilbagevendende arrangement i både små og store foreninger. Uanset størrelsen på foreningen, skal man ifølge Anne Dalgaard, konference manager i Ingeniørforeningen IDA, gennem de samme trin for at komme i mål med et vellykket arrangement. Alligevel er der nogle opmærksomhedspunkter, din forening bør tænke ind i planlægningen, når I skal gennemføre jeres næste generalforsamling. 

 

Tre nøgleværktøjer

Anne Dalgaard har næsten 25 års erfaring som eventplanlægger inden for foreningsbranchen. I dag hjælper hun med at få mødekabalen til at gå op, når hun hvert år er med til at planlægge og facilitere nogle af IDA’s over 3000 arrangementer. Uanset størrelsen på foreningen og arrangementet er det ifølge Anne Dalgaard en god idé at tænke hele arbejdsprocessen igennem og lave en tydelig rollefordeling, når man planlægger sit næste arrangement. Og så er der tre uundværlige værktøjer, Anne bruger, når hun planlægger generalforsamlinger – en tjekliste, drejebog samt tilmeldingssystem. ’’Med en tjekliste er du i stand til at huske på de små detaljer, arbejdsopgaver og deadlines, en drejebog sikrer dig det kølige overblik under arrangementet, og et tilmeldingsmodul letter det administrative arbejde’’, fortæller hun.

 

Med en tjekliste er du i stand til at huske på de små detaljer, arbejdsopgaver og deadlines, en drejebog sikrer dig det kølige overblik under arrangementet, og et tilmeldingsmodul letter det administrative arbejde

 

Vær tydelig i din kommunikation

Et andet vigtigt trin i planlægningen af en generalforsamling er kommunikationen med medlemmerne, bestyrelsen, dirigent og oplægsholdere. Ifølge Anne Dalgaard er det en god idé at lægge en tidsplan for, hvilken information der skal sendes ud forud og efter afholdelsen. ‘’I princippet er alle events er ens, man foretager de samme trin, men ved generalforsamlinger, skal man tage højde for foreningens vedtægter, som betyder, at man skal handle inden for en bestemt tidsramme’’, fortæller Anne Dalgaard.  

Der er ofte flere ting, der skal stemmes igennem på en generalforsamling, og ofte kræver vedtægterne, at forslag til dagsorden og afstemninger skal være sendt ind et bestemt stykke tid før afholdelsen. Overholdes tidsfristen ikke, er foreningen nødsaget til at planlægge en ekstraordinær generalforsamling, og det kræver ekstra planlægning. Her skal en vis procentdel af medlemmerne ofte være repræsenteret, og det kan skabe benspænd, særligt hvis der i forvejen ikke er nok tillidsvalgte, der stiller op.

Gennem sin karriere har Anne erfaret, at mange medlemmer har en tendens til at tilmelde sig i sidste øjeblik, og ofte skal folk have en reminder flere gange, før de tilmelder sig. ‘’Sørg for at sende praktiske informationer ud i god tid og vær tydelig i din kommunikation. Og inddrag oplægsholdere tidligt i processen. De skal f.eks. vide, hvornår de skal møde op, længden på deres oplæg, og hvor deres honorar skal udbetales til. Og så er det en god idé på forhånd at spørge oplægsholderne, om deres præsentation må deles med deltagerne, så du lige efter afholdelsen er klar til at trykke send på tastaturet”, uddyber hun. 

 

Medlemmerne og de frivillige har travlt, så hvis du vil fange deres opmærksomhed, skal du være skarp på dit budskab – misser du vigtige detaljer fra starten, kan du risikere, at folk også overser vigtige informationer

 

 

Det skal du kommunikere ud til dine medlemmer og frivillige   Forud for afholdelsen   Tre-seks måneder før: Oprettelse af arrangement på hjemmeside. Send kalenderinvitation til relevante kolleger og oplægsholdere, der skal deltage i arrangementet.   Halvanden måned før: Mail/nyhedsbrev til medlemmer samt oplægsholdere med information om tid og sted. Husk at vedhæfte vedtægter og dagsorden. Det er også her, du skal gøre opmærksom på, hvem der tager imod forslag, og hvornår de senest skal være i hænde.   Tre uger før: Remindermail med praktisk information og påmindelse om at indsende forslag.   To dage før: Sidste påmindelse om, at nu er der ikke længe til, at generalforsamlingen finder sted. Vedhæft endeligt program/dagsorden. Fortæl deltagerne, hvad de selv skal medbringe og mind dem om at komme i god tid. Informer også om, hvorvidt dagsordenen er tilgængelig på mødet. Fortæl også gerne, hvordan jeres forening har tænkt sig at præsentere forslag – fx via mails, medlemssystem eller storskærm.   Efter afholdelsen   En-to dage efter: Lige efter mødet udsendes en evalueringsmail, hvor medlemmerne har mulighed for at give feedback på arrangementet. Udsend referat af afstemninger – enten vedhæftet eller som link på hjemmesiden. Del præsentationer fra oplægsholdere samt eventuel videooptagelse af mødet. Udsend personlige mails med tak til de personer, der har stillet op, og folk der har været med til at planlægge arrangementet.

 

Dine kolleger er en vigtig ressource

Det er vigtigt, at både oplægsholdere og medlemmer føler sig ordentligt klædt på til generalforsamlingen. Derfor er det også alfa og omega, at arbejdet bag kulissen spiller. Som konference manager har Anne Dalgaard god erfaring med at inddrage sine kolleger tidligt i projektet. ’’Som eventplanlægger er du en form for projektleder. Du skal derfor have det forkromede overblik over, hvem der gør hvad. Hvis du vil være sikker på at nå deadlines til tiden, er det afgørende, at du løbende forventningsafstemmer med dine kolleger ift., hvilke arbejdsopgaver du forventer, de skal løse. Det kan derfor være en god idé løbende at holde statusmøder, hvor I gennemgår projektplanen og vurderer, om er I on-track’’, fortæller hun.

Tid er din bedste ven

Mange foreninger har en tendens til at være tidsoptimistiske, når de laver deres tidsplan – og det er en fejl, Anne Dalgaard er stødt på mange gange gennem sin karriere. Og særligt god tid er en vigtig faktor under generalforsamlinger – for her skal medlemmerne have mulighed for at komme til orde og byde ind med spørgsmål undervejs. ’’Lad være med at være tidsoptimist – ting tager længere tid, end man forventer. Du skal f.eks. ikke kun afsætte ti minutter til kaffepause, hvis der er 100 deltagere på et arrangement, for det forsinker hele eventen i den anden ende. Deltagerne bliver irriterede, hvis mødet trækker ud, og det smitter af på evalueringerne’’, fortæller hun. Hun råder i stedet foreninger til at sætte god tid af til pauser, forplejning samt transport. ’’Det er ok at have ekstra tid, så er der altid en buffer til forsinkelser. Og man træder sjældent folk over tæerne, for deltagerne ved ikke, at der er afsat ekstra tid af’’, fortsætter hun.

Tænk digitale værktøjer ind i planlægningen

Ifølge Anne Dalgaard er et tilmeldingssystem et tredje vigtigt værktøj i planlægningen af generalforsamlinger – og det gælder for både små og store foreninger. Mindre foreninger har en tendens til at bruge et excel-ark som planlægningsværktøj, men det tager ofte længere tid, og risikoen for fejl er også større, pointerer hun. ‘’Ved generalforsamlinger kan der være deltagere, som er tilmeldt med mad eller overnatning. Hvis de f.eks. betaler via Mobilepay under ét navn, men er registreret på deltagerlisten under et andet, kan det vanskeliggøre det administrative arbejde. Med et tilmeldingsmodul undgår du fejl, som ofte opstår med manuelle arbejdsgange’’, siger hun.

Et tilmeldingssystem kan lyde som en dyr affære, men der er mange forskellige systemer på markedet målrettet både små og store foreninger. Anne Dalgaard råder derfor den enkelte forening til at danne sig et overblik over behov og udfordringer, inden man beslutter sig for, hvilket system der er det rigtige. ‘’Hvis en forening afholder den samme type af mindre arrangementer, kan man ofte nøjes med et simpelt og billigt system. Holder man derimod mange arrangementer med overnatning, sessioner, transport mm., så kan det godt svare sig at investere i et dyrere arrangementssystem, der letter administrationen’’, siger hun.

De ydre faciliteter kan løfte arrangementet til næste niveau

Måske har du helt styr på projektplanen, rollefordelingen er tydelig og alle deadlines er overholdt. Men spiller alle detaljerne også under selve afholdelsen? Ifølge Anne Dalgaard glemmer mange foreninger, at det er de små ting, der er med til at gøre den store forskel. Hvis man vil sikre et vellykket arrangement, er det vigtigt at finde et sted med et godt lysindfald, nogle gode stole, og et rum, hvor alle kan se. Og så er det ikke mindst vigtigt at sørge for, at AV-udstyret spiller – så husk at teste det af inden. Det er umuligt at undgå tekniske fejl, men man kan eliminere de fleste, hvis man sætter tid af til en generalprøve. Og husk at bruge en mikrofon til både oplægsholdere og deltagere ved større arrangementer. Under generalforsamlinger er der ofte mange, der gerne vil til orde, og det er vigtigt, at alle kan følge med i, hvad der bliver sagt. Anne Dalgaard anerkender, at der er mange krav til det perfekte afholdelsessted, og at det ikke er alle foreninger, der har råd til at booke et dyrt kursussted, men mindre kan også gøre det – og her kan et godt værtskab hurtigt veje op for manglende faciliteter.

Tag værtskabet på dig

Som arrangør har du en vigtig rolle som vært, fordi du har ansvaret for at få medlemmerne til at føle sig godt tilpas og velkomne. Allerede ved indgangen til generalforsamlingen kan du komme deltagerne i møde. Sørg for at have en tydelig skiltning, når gæsterne dukker op, så de ved, hvor de skal gå hen. Anne Dalgaard understreger, at det også er vigtigt, at en af de ansatte står klar til at tage imod, når deltagerne ankommer. ‘’Tag værtskabet – og ikke mindst rollen på dig. Det at blive taget godt imod og sendt godt i gang betyder meget – det giver et godt afsæt for hele arrangementet’’, siger hun.

Hybridarrangement – skab plads til online deltagere

Har du mange deltagere fra forskellige dele af landet? Så har du måske også oplevet, at det ikke er alle, der har mulighed for at deltage fysisk. Det kan derfor være en god idé at tænke online deltagelse ind i planlægningen. Som konference manager har Anne oplevet, at man skal gøre lidt ekstra, hvis man vil sikre en god mødeoplevelse, når man har deltagere, der sidder på den anden side af skærmen. ‘’Vær tydelig i din kommunikation, fortæl deltagerne, hvad de kan forvente under generalforsamlingen. Online deltagere har ofte brug for at blive guidet en smule. Tænk over, om deltagerne skal deltage med billede, og er der lagt op til aktiv deltagelse, eller kan folk være med på en lytter?

Det gode værtskab skal også kunne mærkes i det virtuelle mødelokale. Og her er det ifølge Anne Dalgaard en god idé, at der sidder en online vært klar minimum en halv time før, generalforsamlingen begynder. ‘’Den online vært bør være til stede på afholdelsesstedet. Her kan personen byde deltagerne velkommen og fortælle dem, hvad der sker i baggrunden på mødet. Under pauserne kan værten informere om praktiske detaljer, f.eks. at deltagerne selv kan vælge at holde en pause og tage en kop kaffe, samt hvornår de skal være tilbage’’, fortæller hun.

Anne Dalgaard opfordrer foreninger til at finde en vært, der er god til at snakke og mingle og som evt. kan fylde tiden ud – fx ved at gennemgå dagsorden og indlæg – det er med til at sikre deltagerne bliver hængende og er der til tiden. Og så er det vigtigt, at værten løbende gentager spørgsmål fra salen, på den måde undgår man misforståelser og give plads til inputs. ‘’Hele essensen af en generalforsamling er, at medlemmerne kan komme til orde og træffe vigtige beslutninger om foreningens fremtid, derfor skal alle deltagerne have mulighed for at byde ind undervejs’’, afslutter hun. 

 

Blå bog Anne Dalgaard – arbejder til daglig som konference manager i Ingeniørforeningen IDA. Har de seneste knap 25 år arbejdet med events og eventstrategi – b.la. hos Dansk Industri og Dansk IT. IDA – Ingeniørforeningen er IDA er en politisk uafhængig fagforening og interesseorganisation for ingeniører, cand. scient’er og it-uddannede. Afholder hvert år over 3.000 faglige og sociale arrangementer for medlemmerne – lige fra de studerende til lederne.    Besøg IDA’s hjemmeside her

 

Nysgerrig på, hvordan Groupcare kan understøtte din forenings medlemshåndtering? Så book et uforpligtende møde med kommunikationschef Emil Hovøre Andersen her

 

Foreningsfaglig viden og inspiration – læs mere under Groupcare Akademi