Almega er en svensk branche- og arbejdsgiverorganisation med over 11.000 medlemsvirksomheder fra omkring 60 forskellige brancher inden for servicesektoren. Som en del af deres strategi, arbejder de med at øge deres digitale tilgængelighed – og det har vi talt med Emma Wallén om, der er Almegas digitale koordinator.

En ny digital arbejdsgiverguide

Almegas digitale strategi handler meget om, hvordan de kan øge tilgængeligheden, og hvordan de kan møde medlemmernes behov på en bedre måde. En af de største satsninger er deres nye digitale arbejdsgiverguide, der er tilgængelig døgnet rundt med forskellige svar på spørgsmål fra medlemmerne. Det fungerer som et værktøj, der gør det lettere for arbejdsgiveren at holde styr på de gældende aftaler på arbejdsmarkedet og de forskellige regler og love.

Den digitale guide har givet store gevinster og frigivelse af ressourcer for Almega. For nu kan medlemmerne finde svarene på mange af deres spørgsmål på egen hånd, og det betyder, at sekretariatet får frigivet kollegaer, der nu kan bruge tiden på andre værdiskabende aktiviteter. Som værktøj er guiden også interaktiv, hvilket betyder, at medlemmerne nu har øget forståelse for de arbejdsretslige spørgsmål, fx ved hjælp af beskrivende tekster og kommentarer i de digitale kollektivaftaler.

Hvad er det vigtigste for en organisation som gennemfører en større digital transformation?

Samarbejdet i hele organisationen er alfa og omega. For at gennemføre et stort digitalt projekt, kræver det en projektleder, der koordinerer og har oversigt over hele organisationen. Det er vigtigt, at en digital strategi ikke bare er fokuseret på IT-delen uden at den indbefatter hele organisationens behov. Et godt overblik gør også, at den interne kompetence kan udnyttes bedre. Ligesom det er vigtigt at IT-enheden er integreret i hele forretningen, så den bliver en del af det der sker i organisationen.

Almega har eksisteret i over 100 år og har derfor en lang historie. Emma forklarer at mange af de ansatte har været med længe og at foreningen historisk set har haft stor succes. Det er selvfølgelig positivt, men det gør det lidt udfordrende at formidle hvordan nye tilgange som denne proces, kan skabe ny værdi, og hvorfor det kan være fornuftigt at ændre på noget som allerede fungerer godt. Derfor er det vigtigt, at have et tydeligt mål før man påbegynder en stor forandring i en organisation og får alle med på, hvorfor det er vigtigt at gennemføre.

Vigtigt at stille sig spørgsmålet ”Hvorfor?” 

Hvorfor gør vi det her? Kommer disse forandringer til at lede til, at vi bedre kan imødekomme medlemmernes behov?

Disse spørgsmål ser Emma som det vigtigste udgangspunkt for en organisation som ønsker at påbegynde en digital transformation. Organisationen må definere hvorfor og identificere medlemmernes ønsker og behov. Emma forklarer, at hun tror der er mange som i dag tænker, at de burde blive mere digitale, men her er det vigtigt, at man zoomer ud og tænker over, hvorfor man vil være digitale og på hvilken måde, det skal komme medlemmerne til gavn. Det er der man skal begynde, og så skal man tage det med til ledelsen og præsentere hvilken nytte det vil give for medlemmerne og værdien det vil give foreningen som helhed. Det er vigtigt at det hele tænkes igennem og at det værdi og effekt forankres bredt i organisationen.

Hvad er så det næste skrift for Almega? 

Det fortsatte arbejde med digitalisering i Almega fokuserer på tre punkter. For det første skal de snart have en robotkollega, som skal gennemføre administrative og monotone opgaver. Derudover kommer de til at arbejde med deres CRM, så de kan måle og få bedre styr på medlemmernes behov, som det kan hjælpe organisationen til hele tiden at holde sig relevant.

Til slut forklarer Emma om det sidste punkt i deres fortsatte arbejde:

”Sidst men ikke mindst, så må vi fortsætte med at spørge os selv ”hvorfor?”, hvorfor gør vi det her, samt sikre os at alle er med. Der findes altid meget man kan gøre, når det kommer til det kulturelle arbejde i forandringer. Det går ikke at tro, at man bare kan gennemføre digitaliseringen og så er alt som det skal være – Nej, man må være fleksibel og arbejde med forandringen kontinuerligt. Kulturarbejdet må være med hele vejen.”

Baggrund for artiklen

Emma Wallén gav foredrag på Groupcares Foreningskonference i Stockholm, som omhandlede digitale transformationer og fremtidens forening.

Hvis du er interesseret i at sætte skub i digitaliseringen af din forening, så er vi i Groupcare specialiseret i at rådgive og kan hjælpe jer på alle skridt i processen. Blandt andet tilbyder vi et sammenhængende digitalt setup til professionelle medlemsorganisationer som centrerer sig omkring medlemssystemet Membercare og selvbetjeningsløsningen Membersite.