I brancheforeningen Kosmetik- og Hygiejnebranchen har bestyrelsesarbejdet til tider været udfordrende. Da direktør Helle Fabiansen første gang sætter sig i direktørstolen, indser hun hurtigt, at der er et behov for at styrke rammerne omkring bestyrelsesarbejdet. Det bliver startskuddet til en ny måde at drive forening på, hvor både svære og sårbare diskussioner baner vejen for et nyt og stærkt samarbejde. 

Målrettet arbejde med good governance har været en lang og lærerig proces. Men i dag står vi med en bestyrelse, som forstår vigtigheden af foreningens arbejde, og som i fællesskab kæmper for én og samme sag: medlemmerne.

En blandet velkomst 

‘’Jobbet som administrerende direktør i Kosmetik- og Hygiejnebranchen har lært mig rigtig mange ting – både på den hårde og gode måde. Som forening står vi i dag på et solidt fundament, der sikrer, at vi hver dag kan tale medlemmernes sag og sikre dem de bedste rammebetingelser for at drive virksomhed i Danmark – men det har været en langvarig og til tider udfordrende proces, som vil fortsætte ind i fremtiden’’, siger administrerende direktør Helle Fabiansen.  

Da Helle Fabiansen første gang møder foreningens bestyrelse, bliver hun ramt af en ambivalent følelse. På den ene side er hun glad for at været startet i stillingen som administrerende direktør og have mulighed for hver dag at kæmpe for medlemmernes sag. På den anden side er hun frustreret over at være vidne til en bestyrelse, der mangler de rette redskaber til at kunne sætte den strategiske kurs for foreningens ansatte.   

‘’Det stod hurtigt klart, at der var tale om en bestyrelse af dedikerede frivillige, men arbejdet i bestyrelsen stak i mange retninger, ligesom møderne var præget af en ad-hoc-tilgang. Jeg kunne som direktør have planlagt en dagsorden, men når jeg så kom til møderne, blev der diskuteret alle mulige andre emner. Det er selvfølgelig vigtigt med et godt fællesskab, men lige så vigtigt, at man rent faktisk får truffet beslutninger under møderne’’, siger Helle Fabiansen. 

En kommerciel tilgang 

Som nytiltrådt direktør oplever Helle Fabiansen, at foreningens udvikling er begrænset af særligt en ting: Bestyrelsesmedlemmerne mangler en grundlæggende forståelse for bestyrelsens opgaver og ansvar.  

‘’Kosmetik- og Hygiejnebranchen er en brancheforening med kommercielle virksomheder som medlemmer. Ofte er bestyrelsesmedlemmerne fra en af vores egne medlemsorganisationer og enten udpeget af deres chef, eller fordi de selv vil. Som bestyrelsesmedlem forventer man derfor at få noget med hjem til sin forening, og det har været et mindset, som vi arbejdet med. Derfor har jeg været optaget af, hvordan bestyrelsesmedlemmerne får værdi af bestyrelsesarbejdet, og hvordan de bliver engageret’’, siger hun.  

Bestyrelsesarbejdet har også til tider været udfordret af, at flere af bestyrelsesmedlemmer har haft udenlandsk baggrund, hvilket til tider besværliggør kommunikationen. ‘’Man udtrykker sig sjældent lige så flydende på et fremmedsprog som ens eget modersmål. Og så er der også nogle kulturforskelle, som gør, at vi opfatter ting forskelligt. Jeg har bl.a. kunnet mærke, at det for nogle bestyrelsesmedlemmer med udenlandsk baggrund kan være svært at forstå den danske foreningskultur – noget, som mange danskere vokser op med’’, fortæller Helle Fabiansen.  

En ny start 

Som direktør erfarer Helle Fabiansen hurtigt, at det er nødvendigt at finde et fælles fodfæste i bestyrelsen. ‘’Det har fra staren været vigtigt at blive skarpe på, hvordan vi agerer som brancheforening, hvilken platform vi står på, og hvordan vi adskiller os fra kommercielle foreninger og bestyrelser, hvis vi skal være relevante for vores medlemmer i fremtiden. Og det kræver, at vi handler som et kollektiv’’, siger hun. 

Helle Fabiansen vælger at samarbejde med en ekstern konsulent, som kan facilitere et forløb, der skal styrke bestyrelsesarbejdet. Igennem en række bestyrelsesseminarer kommer bestyrelsen og Helle Fabiansen omkring hele foreningens arbejde. ‘’For mig har det været helt afgørende at få en ekspert med ombord, som kan se tingene ude fra. Samarbejdet med foreningskonsulenten har skabt plads og rum til, at jeg og bestyrelsen har kunnet tage de svære snakke, som jeg normalt ikke ville kunne bringe på banen’’, fortæller hun.  

Good governance er et vigtigt fokusområde for de fleste foreninger. Det lyder måske en anelse højt ragende, men det handler i bund grund om at få struktur på bestyrelsesarbejdet og få klarlagt, hvorfor foreningen er sat i verdenen.

Under et af bestyrelsesseminarerne får bestyrelsen og Helle Fabiansen til opgave at udarbejde de fem vigtigste strategiske pejlemærker, som skal sætte retningen for foreningens fremtidige arbejde. Og det giver anledning til at genbesøge foreningens vedtægter, som ikke er blevet væsentligt opdateret siden 1970’erne. 

‘’Da vi gennemgår vores vedtægter, stiller vi os det vigtige spørgsmål? Hvorfor er vi som forening sat i verden, og hvordan kan vi skabe mest mulig værdi for vores medlemmer? Det fører til, at vi får lavet nogle vedtægtsændringer, som sætter rammen for foreningen’’, siger Helle Fabiansen. 

På seminarerne får bestyrelsen konkrete redskaber til at optimere arbejdet og sikre, at foreningen når sine målsætninger. Til det formål udarbejder bestyrelsen bl.a. konkrete handlingsplaner, et årshjul, en tydelig rollefordeling samt realistiske deadlines, der sætter skub i foreningens udvikling.  

‘’Det lyder banalt, men vi fik sat struktur på vores bestyrelsesmøder. Alle møderne blev lagt i kalenderen, og der blev lavet en tydelig dagsorden forud for møderne, hvor det blev noteret, om hvert enkelt punkt var til orientering, drøftelse eller afstemning. På den måde kunne vi bruge tiden fornuftigt og sikre os, at alle havde opgaver de kunne arbejde videre med mellem møderne’’, fortæller Helle Fabiansen. 

Kursusforløb om good governance målrettet Kosmetik- og Hygiejnebranchen faciliteret af foreningskonsulent Ulrikka Brændgaard.  Kurset bestod af fire moduler med hvert sit tema.     Bestyrelsens rolle Hvad forventes der af bestyrelsen, og hvordan kan de føde ind i det arbejde? Bestyrelsen som leder Hvordan kan bestyrelsen lede indad og udad? Bestyrelsen i omverdenen Politisk interessevaretagelse Hvordan gør bestyrelsen det i praksis? Har foreningen eller bestyrelsen selv et netværk, det kan trække på? Værdiskabelse Hvordan kan bestyrelsen skabe værdi for bestyrelsen og medlemmerne

 

Stadig plads til forbedringer 

Forløbet med den eksterne konsulent har ifølge Helle Fabiansen på mange måder været givende for foreningen: Bestyrelsen har taget et større ledelsesansvar, og Helle Fabiansen har i dag en ledelse, hun kan spille bold op af. Selvom foreningen har gennemgået en rivende udvikling gennem de seneste syv år, indrømmer hun, at der stadig plads til forbedringer.  

Som daglig direktør er Helle stadig inde over bestyrelsesarbejdet. Det betyder, at hun fortsat er med til at ansætte nye bestyrelsesmedlemmer, og det er en opgave, hun i fremtiden gerne vil dele med bestyrelsen. Hun anerkender dog, at arbejdet med good governance er en kontinuerlig proces, som fortsat kræver stor opmærksomhed i fremtiden: 

‘’Vi skal som forening løbende turde forholde os til den måde, vi driver forening på. Derfor vil vi fortsætte med at have fokus på good governance, da der løbende kommer nye bestyrelsesmedlemmer til. Og her er det vigtigt, at de fra starten bliver klædt godt på til at kunne klare opgaven’’, siger hun.  

Det har Kosmetik og Hygiejnebranchen fået ud af at arbejde med Good Governance:  Et realitetstjek: Genbesøg af foreningens vedtægter, herunder:  Hvorfor er foreningen sat i verden?  Hvilket formål arbejder vi for?  Hvordan skaber vi mest værdi for medlemmerne?  En rød tråd i bestyrelsesarbejdet, herunder:  Hvad arbejder foreningen henimod det næste års tid?  Hvad skal der til for at vi når målsætninger?   Tydeligt årshjul med planlagte aktiviteter placeret strategisk løbet af året – Også alle bestyrelsesmøder.   En bestyrelse, der er mere nærværende og engageret.   Struktur: konkret dagsorden med punkter baseret på relevante analyser.  Et stærkere samarbejde mellem den daglige ledelse og bestyrelsen.  En samlet bestyrelse, der kæmper for en og samme sag.

 

Om Kosmetik- og Hygiejnebranchen  Etableret i 1970 og har i dag mere end 90 kollektive medlemmer.  Er Danmarks største brancheorganisation for danske og internationale virksomheder, der producerer eller leverer kosmetik, personlig pleje og hygiejneprodukter til det danske og internationale marked. I 2019 skabte branchens virksomheder 8.800 arbejdspladser og bidragede samlet set med 24. mia. kr. til Danmarks BNP.  Helle Fabiansen har siden 2016 arbejdet som administrerende direktør.  Læs mere her: www.kosmetikoghygiejne.dk

 

Nysgerrig på, hvordan Groupcare kan understøtte din forenings medlemshåndtering? Så book et uforpligtende møde med kommunikationschef Emil Hovøre Andersen her

Foreningsfaglig viden og inspiration – læs mere under Groupcare Akademi