Sveriges Veteranförbund savnede et større overblik over medlemmerne samt mere kontrol og ejerskab over deres arrangementshåndtering. Johan Mattsson, erhvervs- og foreningschef i Sveriges Veteranforbund, fortalte i et interview, hvordan Membercare har hjulpet foreningen med at udvikle sig til den stærke og sammenhængende organisation, den er i dag.

 

 

En effektiv løsning, der giver kontrol og frihed

Sveriges Veteranforbund (SVF) er en voksende interesseorganisation, der henvender sig til alle, der har udført tjeneste i udlandet. I skrivende stund har de 5.657 medlemmer, og antallet stiger med ca. to medlemmer om dagen. SVF’s tidligere medlemssystem dækkede ikke deres mest grundlæggende behov – nemlig muligheden for selv at administrere medlemsdata og arrangementer. Johan Mattsson fortæller, hvordan foreningen var nødt til at kontakte supporten regelmæssigt for at udføre simple opgaver, hvilket resulterede i et højt antal supporttimer og omkostninger. Det var heller ikke muligt at indhente informationer om medlemmerne, da der var fejl i rapporter over medlemsdata.

Ifølge Johan Mattson har Membercares medlemssystem gjort det muligt for alle på kontoret at hjælpe med simple spørgsmål, f.eks. når et medlem ringer ind og har brug for hjælp ifm. betaling af kontingent eller skal have opdateret stamdata. Det har resulteret i, at organisationen har sparet tid og ressourcer, som i kroner og ører svarer til en halvtidsansat. Det betyder, at SVF i dag har mere tid til at fokusere på deres medlemmer og deres udvikling som medlemsorganisation, siger Mattson.

Vi har fået muligheden for at gå fra at være en ren operativ organisation med et kontor, til at blive en rigtig stabsfunktion, som et kontor skal være

 

Den største fordel ved Membercare er ifølge Mattson systemets fleksible opbygning. Og det er vigtigt, når man har en forening, der består af mange lokaleafdelinger. SVF er fordelt på 27 lokale foreninger, der deler både ligheder og forskelle. “Vi har vores specifikke medlemsstruktur og ved at skifte til Membercare har vi gjort det muligt at oprette ‘side-medlemskaber’ “, siger Mattsson. Med ‘side-medlemskaber’ henviser han til, at medlemmer delvist kan kategoriseres efter deres lokale forening eller mindre interessegrupper, der er åbne for medlemmer på tværs af landet.

Flere aktive lokalafdelinger i fremtiden

I fremtiden ønsker SVF at anvende flere af Membercares mange funktioner – og her har de særligt fokus på at styrke deres arrangementshåndtering. Landsorganisationen afholder hvert år statslige ceremonier og forbundsmøder, men deres kerneaktiviteter er lokalmøderne. ’’Hver lokalforening afholder i gennemsnit et lokalmøde om måneden, hvilket svarer til over 300 arrangementer om året. Det er derfor vigtigt, at hver lokalforening kan håndtere deres egne arrangementer, så deres specifikke behov og interesser bliver mødt, og landsorganisationen ikke drukner i administrative opgaver’’, siger Mattson. Foreningen glæder sig derfor til, at flere af de lokale afdelinger tager Membersite i brug, fordi de får større kontrol over deres egen administration og kursusplanlægning, fortæller han.

Med det nye system har vi fået skabt en stærk lokal administration

 

En af de funktioner, som SVF bruger mest i Membercare, er deltagelseslister. Listerne giver brugere af systemet et enkelt overblik over tilmeldte eller afmeldte deltagere samt lister over betalinger. Organisationen havde tidligere problemer med mistillid til kontoret, fordi medlemmerne havde svært ved at spore betalinger, og de var derfor ikke sikre på, om det rigtige beløb blev trukket. Med deltagelseslisten i Membercare har foreningen fuld gennemsigtighed, og det har ifølge Mattsson lettet bogføringen enormt, fordi de ansatte nemt kan danne sig et overblik og sende påmindelser ud til folk, der ikke har betalt.

Automatiserede processer letter det administrative arbejde

I øjeblikket markedsfører lokalforeningerne deres egne arrangementer i Facebookgrupper, men SVF har et mål om at gøre kommunikationen mere sammenhængende. “Vi skal styrke vores interne samarbejde og vores identitet som forbund, og det kræver, at vi får flere sammenhængende arbejdsprocesser”, siger Mattsson. Foreningen ønsker derfor at centralisere markedsføringen af arrangementer, så alle medlemmer kan følge med i, hvilke arrangementer der bliver udbudt. Som næste skridt ønsker SVF at tilføje afholdelsessteder til arrangementer på hjemmesiden, så medlemmerne nemt kan få adgang til den nødvendige information om kurset og tilmelde sig direkte via deres profil på selvbetjeningssiden.

Og det er blot et initiativ ud af mange. I fremtiden ønsker foreningen at automatisere flere arbejdsprocesser. Og så er målet også at få større indsigt i data (deltagerantal og evalueringer af kurser), fra afholdte arrangementer, så foreningen kan skabe mere målrettede arrangementer.

 

Sveriges Veteranforbund Interesseorganisation, der henvender sig til alle, der har gjort tjeneste i udlandet. Har over 5600 medlemmer i alderen 20-100 år. Har kontor i centrum af Stockholm. Uddeler hvert år prisen ”Årets Veteran”. Veterandagen fejres den 29. maj år.    Besøg Sveriges Veteranforbunds hjemmeside her

 

Nysgerrig på, hvordan Groupcare kan understøtte din forenings medlemshåndtering? Så book et uforpligtende møde med kommunikationschef Emil Hovøre Andersen her

 

Foreningsfaglig viden og inspiration – læs mere under Groupcare Akademi