Vi vet att konferenser är en värdefull del av många föreningars årliga arbete. Konferenser ger möjlighet för ny information och kunskap att delas effektivt, men är även ett perfekt tillfälle för medlemmar och samarbetspartners att nätverka och knyta nya sociala kontakter. Däremot upplevs planeringsprocessen ofta som både tuff och tidskrävande. Men det behöver den inte vara. Därför har vi skapat en guide som hjälper dig att planera en lyckad konferens steg för steg, med tips som kan appliceras innan, under och efter konferensen.

Innan konferensen

1. Var ute i god tid

Det är vanligt att underskatta tiden det tar att skapa bra evenemang och konferenser. Därför är det bra att vara ute i god tid, och planera minst ett halvår innan det planerade datumet. En av de första sakerna du bör göra är att välja en plats som passar det förväntade antalet deltagare.

Tänk därför på:

• Vilka ska delta? Hur många kommer delta?
• Var och när kommer konferensen att hållas?

2. Välj ett lämpligt geografiskt läge

Då många medlemsorganisationer har medlemmar tvärs över landet så spelar det geografiska läget ofta en avgörande roll om deltagare kan komma eller inte. Det kan därför vara fördelaktigt att välja en plats ungefär i mitten av Sverige. Däremot är det prio ett att det finns goda transportmöjligheter, både med bil och kollektivtrafik. Det är viktigt att alla deltagare ska kunna ta sig till platsen smidigt och kosteffektivt. Kom ihåg att se till att det finns kostnadsfria parkeringsförhållanden vid platsen, så deltagare slipper slösa tid och pengar på att hitta parkeringsplats.

3. Välj rätt konferenslokal

När antalet deltagare och geografisk plats är under kontroll är det dags att hitta en lämplig konferenslokal. Viktigt att ha i åtanke är:

• Behövs en liten eller stor konferenslokal?
• Är ni i behov av catering?
• Ska det finnas möjlighet till övernattning?
• Passar lokalen er budget?

4. Skriv en lista med era önskemål och krav, och se över dem med lokalen

Försök att vara så noggrann som möjligt i formuleringen av dina önskemål, inkludera krav på catering, boende, lokalens storlek, möjligheter till ommöblering och teknisk utrustning. Precision gör att konferenslokalen kan säkerställa perfektion. Tänk efter vad exakt du vill få ut av lokalen? Kan platsen i fråga leverera det du önskar?

Om det är möjligt, se till att tala med en och samma kontaktperson som du alltid kan ställa frågor till.

5. Skapa rätt stämning

När du ska välja lokal är det viktigt att du väljer en plats som andras bra stämning, så att deltagarna trivs. En ljus och öppen lokal där deltagare kan se varandra bjuder in till samtal. Konferensrummet bör vara funktionellt inrett, och det kan vara fördelaktigt om man själv kan möblera om för olika aktiviteter som till exempel föreläsningarna, workshops eller lunchservering. Dessutom är det viktigt att ha komfort i åtanke. Möblerna bör vara bekväma om konferensen räknas bli lång. Kan man hitta en lokal med en avslappnande lounge eller soffgrupp kan det vara guldvärt om deltagare ska mingla eller dela upp sig i mindre grupper. Kom även ihåg att bra belysning är viktigt om du planerar att ta bilder under dagen. Om du räknar med att bjuda in över 40 personer eller streama konferensen digitalt, så är det även viktigt att tekniken fungerar som den ska så man kan säkerställa bra ljud från början till slut.

6. Måltider

Mat och dryck är i vissas ögon en mindre viktig punkt, men i själva verket är det en stor bidragande faktor till konferensers helhet. Vid måltider får deltagare en välförtjänt paus från den mer seriösa delen av konferensen, och får möjlighet till att nätverka i en mer avslappnad stämning. Det kan vara en bra idé att prioritera en utsökt måltid vid slutet av dagen, då middagar ofta öppnar upp dörren för informella samtal, vilket ofta visar sig ha ett speciellt värde. Se till att lokalen har möjlighet till att tillgodose alla matpreferenser och allergier. Var ute i god tid att fråga deltagare om de har matpreferenser, så inga missförstånd uppstår.

7. Besök konferenslokalen

För att ni ska välja den allra mest lämpliga platsen är det en bra idé att själv besöka ett par olika lokaler. Ta med dig din checklista med önskemål, fråga specifikt om varje önskemål, och se dig omkring noggrant. Vad är ditt första intryck? Är lokalen öppen och inbjudande? Är platsen ren och funktionell? Hur är medarbetarna, arbetar de professionellt? När du besöker lokaler är det fördelaktigt att du träffar den kontaktperson du haft dialog med sen tidigare då det kan underlätta framtida kommunikation och effektivisera hela processen.

8. Skicka en inbjudan som är svår att tacka nej till

Det finns många föreningar och organisationer som håller stora evenemang under året, konkurrensen kan därför verka stor. För att fånga potentiella deltagares intresse, skapa en visuellt lockande inbjudan. Du kan till exempel ge läsaren en liten förhandsvisning av konferensens innehåll genom att avslöja konferensens tema och introducera syftet. Använd gärna en kombination av text, bild och video, och gör det tydligt vad personer kan få ut av att delta! För att väcka nyfikenhet bör inbjudan vara kort och intressant.

9. Planera programmet noggrant

Det är en sak att välja rätt konferenslokal, men det är en annan sak att få det hela att fungera på plats när konferensen väl är i gång. När du har valt tid och plats, är det dags att organisera konferensprogrammet. Se till att planera ett program som har plats för pauser längst vägen. Pauser är viktiga för att säkerställa att deltagare har god uppmärksamhet och hög energinivå, men är även viktiga för att kunna hantera oväntade situationer. Det är en bra idé att göra ett program med varierande aktiviteter. Gör ett detaljerat schema med tidslag, men kom ihåg att lägga till fem extra minuter för varje aktivitet då pauser ofta drar ut mer på tiden är förväntat.

10. Kom ihåg mångfald bland talarna

När du planerar ditt program och bjuder in talare, är det en god idé att fokusera på mångfald. Det kan du till exempel göra genom att se till att alla kön är lika representerade och att det finns en åldersspridning bland talarna. För att ge upphov till diskussion och reflektion, bör även talarna ha olika infallsvinklar på konferensens huvudtema. Ju mer perspektiv, desto mer kunskap tar deltagarna med sig hem.

Under konferensen

11. Ett varmt välkomnande

Välkomna dina gäster ordentligt vid ankomst. Välkomsten är det första intrycket deltagarna får av konferenser och bildar utgångspunkten för resten av dagen. Det kan därför vara fördelaktigt att låta en professionell konferensvärd presentera konferensens program och låta hen fungera som en länk mellan talare och deltagare. Välj en person som är trevlig, kompetent och tillmötesgående, som kan tala med glimten i ögat.

12. Skaka hand med dina deltagare

Som arrangör har du ett visst ansvar för att skapa rätt förväntningar bland deltagarna, ta de därför i hand vid välkomnandet för att ge ett professionellt intryck. Vid det tillfället är det även lämpligt att ge deltagarna all nödvändig information om dagen – till exempel dela ut programblad, introducera talare, informera om vart toaletter finns i lokalen mm. Låt även deltagare veta vem de kan kontakta om de har några funderingar eller om frågor uppstår under dagen.

13. Aktivera dina deltagare

De mest minnesvärda konferenserna är de som inkluderar sina deltagare. Hur spännande innehållet under en konferens än är, så blir timslånga monologer till slut svåra att lyssna på. Därför är det viktigt att skapa ett program med varierande aktiviteter som involverar deltagarna, till exempel i form av frågerundor, gruppdiskussioner och workshops. Fråga dig själv vilka de mest minnesvärda evenemangen du själv gått på? Vad gjorde de så speciella? Ta med dig av dina tidigare erfarenheter.

Efter konferensen

14. Kom ihåg att följa upp dagen

Det kan vara den fördel att dokumentera konferensen med bilder och videomaterial som du kan använda för att följa upp, till exempel i form av nyhetsbrev, artiklar och personliga mailutskick. Kom även ihåg att skicka ut en kort utvärdering till alla deltagare dagen efter konferensen, för att få en inblick hur de upplevde dagen. Enkäter ger en unik möjlighet att se vilka aktiviteter som fungerat bra, och vilka förbättringar bör göras inför kommande event. Kom ihåg att skicka en påminnelse till de som inte besvarat enkäten, för att maximera antalet svar.

Gillade du artikeln?
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev för mer gratis inspiration.