Almega är en svensk arbetsgivar- och branschorganisation med över 11 000 medlemsföretag från omkring 60 branscher inom tjänstesektorn. Organisationen består av åtta arbetsgivarförbund som erbjuder rådgivning i arbetsgivarfrågor och arbetar för att ständigt förbättra villkoren för arbetsgivare och tjänsteföretagare. De arbetar också med att ständigt öka sin digitala tillgänglighet, detta har vi pratat med Emma Wallén om som är Almegas digitala samordnare.

 

En digital arbetsgivarguide

Almegas digitala strategi handlar mycket om en ökad tillgänglighet och hur de kan möta medlemmarnas behov på ett bättre sätt. En av de största satsningarna är deras nya digitala arbetsgivarguide där de är tillgängliga dygnet runt med svar på frågor från medlemmarna. Det fungerar som ett verktyg där arbetsgivaren enklare kan hålla koll på avtal, lagar och den praxis som gäller på den svenska arbetsmarknaden.

 

Arbetsgivarguiden har inneburit stora vinster för Almega. Det har sparat dem mycket tid eftersom många av svaren på de enklare frågorna och vanliga kund- och supportärenden kan nu hittas där på egen hand av medlemmarna. Verktyget är också väldigt interaktivt vilket har resulterat i att medlemmarna har fått en ökad förståelse för de arbetsrättsliga frågorna, till exempel genom beskrivande kommentarer på de digitala kollektivavtalen. Detta har även bidragit till att Almega nu har mer tid till att fokusera på de svårare och mer komplicerade ärendena som kräver mer tid och utrymme.

 

Vad är viktigt att tänka på för en organisation som genomgår en stor digital omvandling?

Samordningen i hela organisationen är A och O. För att genomföra ett stort digitalt projekt krävs det en projektledare som samordnar samt har en överblick över hela organisationen. Det är viktigt att en digital strategi inte bara är fokuserad på IT-delen utan att den innefattar hela organisationens behov. En sådan överblick resulterar också i att den interna kompetensen utnyttjas på ett bättre sätt. Vidare är det viktigt att IT-enheten är väl integrerad i hela verksamheten så att den blir en del av allt som händer i organisationen istället för att vara en isolerad enhet som jobbar för sig själv.

 

Almega har funnits i över 100 år och har därför en lång historia. Emma förklarar att många av de anställda har varit med länge och att verksamheten historiskt sett har fungerat väldigt bra. Det är självklart i sig positivt, men det medför en utmaning i att förmedla hur nya åtgärder kan skapa nytt värde och varför det är vettigt att ändra något som redan fungerar bra. Därför är det ytterst viktigt att ha ett tydligt motiv och ett väl utarbetat syfte innan man påbörjar en stor förändring i en organisation och få med alla på varför det är värt att genomföra.

 

Viktigt att ställa sig frågan ”varför?”

”Varför gör vi det här? Kommer dessa åtgärder leda till att vi bättre kan tillgodose våra medlemmars behov?”.

Dessa frågor understryker Emma som den viktigaste utgångspunkten för en organisation som önskar att påbörja en digital omvandling. Organisationen måste definiera varför och identifiera medlemmarnas efterfrågningar och behov. Vidare förklarar Emma att hon tror att många idag tänker att de borde bli mer digitala, men då är det viktigt att zooma ut lite och tänka på varför de borde det och på vilket sätt de ska vara det för medlemmarna. Det är där man börjar och sen måste man få med sig ledningsgruppen genom att presentera medlemsnyttan och det extra värde som det kommer att skapa för organisationen. Det är egentligen viktigt i allt man gör, att alla är på det klara med varför man gör någonting och förankra det i organisationen. Gör inte något bara för att göra det.

 

Vilka är de nästa stegen för Almega?

Det fortsatta digitaliseringsarbetet i Almega fokuserar på tre punkter. För det första ska de snart få en robotkollega vars huvudsyfte kommer vara att undanröja tid genom att utföra mer administrativa och monotona uppgifter. Vidare kommer de att jobba mer med CRM med målet att få bättre koll på medlemmarnas behov, som i sin tur hjälper organisationen i att vara fortsatt relevanta för dem.

Emma avslutar med att berätta om den sista punkten på agendan:

”Sist men inte minst så måste vi fortsätta att fråga oss varför, varför gör vi det här samt se till så att alla är med. Det finns mycket kvar att göra när det kommer till det kulturella arbetet. Det går inte att tänka att man genomför digitaliseringen och sen är man klar, istället kommer man behöva vara flexibel och jobba med det hela tiden. Kulturarbetet måste vara med hela tiden”

 

Bakgrund till artikeln

Emma Wallén höll ett föredrag på Groupcares Föreningskonferens i Stockholm som handlade om digital omvandling och framtidens organisation. De som deltog kom från olika medlemsorganisationer som ville inspireras och öka sin kunskap om framgångsrik digitalisering samt dela med sig av sina erfarenheter.

 

Om ni är intresserade av att ytterligare digitalisera er organisation är vi på Groupcare specialiserade inom rådgivning och erbjuder det vi kallar den sammanhängande medlemsadministrationen som består av medlemssystemet Membercare och självbetjäningslösningen Membersite.