Den rådande Corona-krisen har resulterat i ett behov där människor, företag och organisationer behöver hitta nya sätt att mötas och interagera med varandra. Trots att det har betytt stora utmaningar när det kommer till den interna kommunikationen ser Sveriges medlemsorganisationer även fördelar med det nya formatet.

– Hedvig Henrekson

På grund av de restriktioner som länder har infört för att begränsa smittspridningen, har möten som tidigare pågått fysiskt nu flyttats helt till digitala plattformar. Det har medfört utmaningar för organisationer som måste anpassa sig till det nya formatet, men även nya möjligheter som man kan dra fördel av även när situationen återgår till det normala. Vi har pratat med svenska medlemsorganisationer om deras erfarenheter av att flytta den interna kommunikationen i organisationen till digitala plattformar, vad de största skillnaderna är, vad som har varit utmanande och även vilka fördelar de kan se med ett mer digitalt arbetssätt.

Restriktionerna som har införts för att begränsa smittspridningen har bidragit till att organisationer har behövt göra stora omställningar på en extremt kort tid. Trots detta är många organisationer positiva och menar att det nya formatet har fungerat bättre än förväntat. Utmaningen ligger dock i att de flesta rutiner och processer helt måste läggas om för att anpassa sig till det nya formatet. Från att ha hållit merparten av de interna mötena fysiskt måste organisationer nu hitta strategier och arbetssätt som fungerar i en digital miljö.

”Det fungerar utmärkt med digitala möten för att avhandla frågor, man behöver förbereda sig annorlunda och man behöver följa upp på ett annorlunda sätt, men det lär man sig ganska snart. Däremot försvinner momentum i vissa processer, och det kreativa mötet tar lite mer tid att få på plats. Jag tror att det utkristalliserar sig vilka frågor som passar till vilken typ av mötesform och vi ganska snart har hittat en balans.” – Karin Linder Svensk Biblioteksförening.

En annan utmaning som har tagits upp är skillnaderna i digital kompetens internt mellan medarbetarna inom organisationen. Vissa har sedan tidigare erfarenhet av att hålla möten och avhandla frågor och ärenden digitalt, medan det för andra är något helt nytt. Daniella Ås från RBU förklarar att det är viktigt att börja med att bjuda in till ett mer informellt sammanhang, där alla får möjligheten att komma in i formatet och lära känns verktyget i en avslappnad miljö. Eftersom vissa initialt inte hade någon erfarenhet av verktygen fanns det därför en rädsla och nervositet inför att göra något fel och därför är det viktigt att inte börja med möten som behandlar komplicerade frågor och viktiga ärenden.

Öppnar upp för nya möjligheter och bidrar till digital omvandling

Trots att det nya formatet har utmanat organisationer, finns det även positiva aspekter med att möten nu måste hållas digitalt. Många organisationer upplever att de har ett behov att bli mer digitala och det är också en fråga som ofta har diskuterats internt. Men på grund av de rådande omständigheterna har de nu ”tvingats” att arbeta mer digitalt och hitta verktyg och processer som fungerar för organisationen. Daniella Ås från RBU säger att hon tror att detta kommer att ge organisationen en skjuts i rätt riktning, och Karin Linder från Svensk Biblioteksförening menar att:

”Jag ser det som att vi är i en utvecklingstid just nu vare sig vi vill det eller inte.”

En ökning av digitala mötesplattformar ökar tillgängligheten och gör det möjligt att inkludera fler i organisationen. Studiefrämjandet hade redan innan Corona-krisen bröt ut implementerat processer för att genomföra digitala möten. Peter Lilja som arbetar som tillförordnad IT-chef berättar att det har varit väldigt gynnsamt eftersom det var förberedda för de nya omständigheterna. Han lyfter också fram att digitala möten för med sig fördelar för organisationen eftersom det ökar tillgängligheten och gör det möjligt för fler att delta. Det betyder att projektgrupperna numera kan involvera människor runt om i hela landet som nu inte alltid behöver resa för att delta i ett fysiskt möte.

Trots att vi lever i en orolig tid som innebär stora utmaningar, finns det möjlighet att det i vissa anseenden kommer att föra med sig fördelar. Nya arbetssätt och processer för digital kommunikation etableras som gör organisationer med digitala och ökar tillgängligheten.