I branschorganisationen Kosmetik- og Hygiejnebranchen har styrelsearbetet vid vissa tillfällen varit utmanande. När direktör Helle Fabiansen för första gången intar direktörsstolen inser hon snabbt att det finns ett behov av att stärka ramarna kring styrelsearbetet. Det blir startskottet för ett nytt sätt att driva organisationen, där både svåra och känsliga diskussioner banar vägen för ett nytt och starkt samarbete. 

Målinriktat arbete med good governance har varit en lång och lärorik process. Men idag har vi en styrelse som förstår vikten av organisationens arbete och som tillsammans kämpar för en gemensam sak: medlemmarna

Ett blandat mottagande 

“Jobbet som verkställande direktör i Kosmetik- og Hygiejnebranchen har lärt mig många saker – både på det hårda och det goda sättet. Som organisation står vi i dag på en stabil grund, vilket säkerställer att vi varje dag kan föra medlemmarnas talan och säkerställa de bästa förutsättningarna för att bedriva verksamhet i Danmark – men det har varit en lång och ibland utmanande process som kommer fortsätta in i framtiden”, säger verkställande direktör Helle Fabiansen.  

När Helle Fabiansen först träffade organisationens styrelse kände hon en ambivalent känsla. Å ena sidan var hon glad för att ha fått rollen som verkställande direktör och ha möjlighet att varje dag jobba för medlemmarnas sak. Å andra sidan var hon frustrerad över att bevittna en styrelse som saknade de rätta verktygen för att kunna sätta den strategiska kursen för organisationensanställda. 

“Det stod snabbt klart att det var en styrelse av dedikerade förtroendevalda, men arbetet i styrelsen gick i många riktningar, och mötena präglades av en ad-hoc-approach. Jag som direktör kunde ha planerat en dagordning, men när jag kom till mötena diskuterades alla möjliga andra ämnen. Det är självklart viktigt med ett bra samarbete, men lika viktigt är det att faktiskt fatta beslut under mötena”, säger hon. 

Ett kommersiellt tillvägagångssätt 

Som nytillträdd direktör upplevde hon att organisationens utveckling begränsades av framförallt en sak: Styrelsemedlemmarna saknade en grundläggande förståelse för styrelsens uppgifter och ansvar.  

Kosmetik- og Hygiejnebranchen är en branschorganisation med kommersiella verksamheter som medlemmar. Ofta är styrelsemedlemmarna från en av de egna medlemsföretagen och antingen utnämnda av sina chefer eller av sig själva. Som styrelsemedlem förväntar man sig därför att få något med sig hem till sin organisation, och det har varit en mentalitet som vi har arbetat med. Därför har jag varit upptagen med hur styrelsemedlemmarna får värde av styrelsearbetet och hur de engageras,’’ säger hon. 

Styrelsearbetet har också ibland utmanats av att flera styrelsemedlemmar har haft utländsk bakgrund, vilket ibland komplicerar kommunikationen. ‘’Man uttrycker sig sällan lika flytande på ett främmande språk som på sitt modersmål, och det finns också kulturella skillnader som gör att vi uppfattar saker olika. Jag har bland annat märkt att för vissa styrelsemedlemmar med utländsk bakgrund kan det vara svårt att förstå den danska föreningskulturen – något som många danskar växer upp med”, berättar Fabiansen. 

En ny start 

Som direktör anser Helle Fabiansen att det är nödvändigt att hitta en gemensam grund i styrelsen. “Det har från början varit viktigt att bli tydliga gällande hur vi agerar som branschorganisation, vilken plattform vi står på, och hur vi särskiljer oss från kommersiella verksamheter och styrelser om vi ska vara relevanta för våra medlemmar i framtiden. Det kräver att vi agerar som en kollektiv enhet’’, säger hon. 

Helle Fabiansen valde att samarbeta med en extern konsult som kunde underlätta processen för att stärka styrelsearbetet. Genom en serie styrelseseminarier gick styrelsen och Helle Fabiansen igenom hela organisationens arbete. ‘’För mig har det varit helt avgörande att få med en expert med i processen som kan se saker utifrån. Samarbetet med organisationskonsulten har skapat utrymme och möjlighet för mig och styrelsen att ta de svåra samtalen, som jag normalt inte skulle kunna ta’’, berättar hon. 

 

Good governance är ett viktigt fokusområde för de flesta föreningar. Det kan låta lite högtravande, men i grund och botten handlar det om att skapa struktur i styrelsearbetet och tydliggöra varför organisationen existerar.  

Under ett av styrelseseminarierna fick styrelsen och Fabiansen i uppdrag att utarbeta de fem viktigaste strategiska riktlinjerna som ska styra organisationens framtida arbete. Det gav anledning att återbesöka organisationens stadgar, som inte blivit uppdaterade sedan 1970-talet.  

‘’När vi gick igenom våra stadgar ställde vi oss den viktiga frågan: Varför existerar vi som förening och hur kan vi skapa mest värde för våra medlemmar? Det ledde till att vi gjorde några stadgeändringar som sätter ramarna för organisationen, säger Fabiansen. 

Under seminarierna fick styrelsen konkreta verktyg för att optimera arbetet och säkerställa att organisationen når sina mål. För detta ändamål utarbetade styrelsen bland annat konkreta handlingsplaner, ett årshjul, en tydlig rollfördelning och realistiska deadlines som driver organisationens utveckling. 

‘’Det låter banalt, men vi fick struktur på våra styrelsemöten. Alla möten planerades in i kalendern och en tydlig dagordning skapades inför varje möte, där det noterades om varje punkt var information, diskussion eller omröstning. På det sättet kunde vi använda tiden effektivt och säkerställa att alla hade uppgifter att arbeta vidare med mellan mötena”, berättar hon. 

Kursförloppet om good governance inriktat mot Kosmetik- og hygiejnebranchen – gjort av föreningskonsult Ulrikka Brændgaard.  Kursen bestod av fyra moduler med varsitt tema:   Styrelsens roll  Vad förväntas av styrelsen, och hur kan de bidra till detta arbete?  Styrelsen som ledare  Hur kan styrelsen leda internt och externt?  Styrelsen i omvärlden  Politisk intressebevakning: Hur gör styrelsen detta i praktiken? Har organisationen eller styrelsen ett nätverk de kan dra nytta av?  Värdeskapande  Hur kan styrelsen skapa värde för sig själva och medlemmarna?

 

Fortfarande utrymme för förbättringar  

Förloppet med den externa konsulten har enligt Helle Fabiansen på många sätt varit givande för föreningen: Styrelsen har tagit ett större ledningsansvar, och Fabiansen har idag en ledning som hon kan samarbeta med. Även om organisationen har genomgått en snabb utveckling de senaste sju åren erkänner hon att det fortfarande finns utrymme för förbättringar. 

Som daglig direktör är Fabiansen fortfarande involverad i styrelsearbetet. Det innebär att hon fortsätter att vara med och anställa nya styrelsemedlemmar, och det är en uppgift hon i framtiden gärna vill dela med styrelsen. Hon erkänner dock att arbetet med good governance är en kontinuerlig process som fortfarande kommer att kräva stor uppmärksamhet i framtiden. 

‘’Vi måste som organisationen kontinuerligt våga förhålla oss till sättet vi driver verksamhet på. Därför kommer vi att fortsätta fokusera på good governance, eftersom det ständigt kommer nya styrelsemedlemmar. Det är viktigt att de från början blir väl rustade för att klara uppgiften’’, säger hon. 

Detta har Kosmetik- og hygiejnebranchen fått ut av att arbeta med good governance:  En reality check: Återbesök av organisationensstadgar, inklusive:  Varför har organisationen grundats?  Vilket syfte arbetar vi för?  Hur skapar vi mest värde för medlemmarna?  En röd tråd i styrelsearbetet, inklusive:  Vad arbetar organisationen mot det kommande året?  Vad krävs för att vi ska nå våra mål?  Tydligt årshjul med planerade aktiviteter strategiskt fördelade över året – även alla styrelsemöten En mer närvarande och engagerad styrelse.  Struktur: Konkret dagordning med punkter baserade på relevanta analyser Ett starkare samarbete mellan den dagliga ledningen och styrelsen En samlad styrelse som kämpar för samma sak

 

Om Kosmetik- og hygiejnebranchen:  Etablerad år 1970 och har idag över 90 medlemmar  Är Danmarks största branschorganisation för danska och internationella företag som producerar eller levererar kosmetika, personlig vård och hygienprodukter till den danska och internationella marknaden  År 2019 skapade branschorganisationens verksamheter 8 800 arbetsplatser och bidrog totalt med 24 miljarder danska kronor till Danmarks BNP.  Helle Fabiansen har varit verksam som verkställande direktör sedan 2016  Läs mer här: www.kosmetikoghygiejne.dk

 

Är du nyfiken på hur Groupcare kan stötta din organisations utveckling? Boka ett icke-bindande möte med vår kommunikationschef Emil Hovøre Andersen här. 

Föreningskunskap och inspiration – läs mer under Groupcare Akademi