Att gå in i ett digitaliseringsprojekt kan vara en riktig utmaning – även för de mest resursstarka organisationer. Nedan har vi därför sammanfattat 10 punkter som förbättrar förutsättningarna för digitalisering i din förening.

1. Använd era data för att lära känna era medlemmar bättre. Vad tycker medlemmarna är viktigt? Vilka intressen har de? Vilka evenemang deltar de i?

Förningsundersökningen 2018 visar att föreningar som aktivt använder medlemsdata oftare växer sett till antalet medlemmar. Det är inte så märkligt, då data (som ju är ett annat ord för information) om medlemmarna är viktigt när föreningen ska ta beslut. En förening som känner sina medlemmar bättre är därför mer trolig att kunna göra medlemskapet relevant.

Samtidigt blir vardagen enklare för de anställda. De vet mer om medlemmarna och kan ge bättre service, något som gör arbetet såväl roligare som bättre.

2. Självbetjäning minskar administrationen och ökar tillgängligheten för medlemmar och aktiva.

Idag är vi som konsumenter vana vid att digitalt logga in på allt från internetbanken till myndigheter, liksom många sociala relationer äger rum på sociala medier. Vad föredrar du: vill du sitta i telefonkö till en myndighet för att betala din faktura eller vill du kunna göra det på kvällen när du sitter i soffan?

De flesta svarar nog det senare – och inte undra på. Om medlemmarna kan anmäla sig till evenemang och betala medlemskap via ”min sida” ökar också sannolikheten för att de behåller sitt medlemskap. De kanslianställdas vardag förenklas också i och med att en stor mängd administrativa uppgifter utförs av medlemmen själv. Nu kan de istället fokusera på att stötta lokalföreningar och medlemmar.

3. Överväg digitala värvningskampanjer.

Sociala medier, nyhetsbrev och digitala kampanjer gör det enkelt att interagera med sin målgrupp och enklare att utvärdera resultaten. Föreningsundersökningen 2018 visar att för organisationer med individer som medlemmar, så är sociala medier den mest använda värvningsmetoden för växande föreningar.

Det betyder dock inte att man bör välja bort andra aktiviteter. De digitala kampanjerna ska snarare ett komplement i den samlade värvningsstrategin.

4. Automatisera mera.

Ett ordentligt medlemssystem ger möjlighet för att automatisera administrativa arbetsprocesser. Dessutom minskar det risken för fel. Om din förening redan har detta, kolla då in robotmjukvara som kan automatisera även de mest komplexa processer.

5. Sätt tydliga mål.

Låt oss säga att ni ska arrangera en konferens för medlemmarna. Vad är syftet? Att få så många deltagare så möjligt eller att hålla budgeten nere? Kanske både och? Vad är i så fall viktigast?

Det är precis likadant med digitaliseringsprojekt. Ta därför fram en kravspecifikation innan ni går vidare med en idé. Det gör det enklare att stämma av förväntningar och minskar risken för att projektet går över styr. Om man dessutom har tydliga prioriteringar blir det enklare att hålla kostnaderna nere.

För de anställda ger detta en trygghet i vad tekniken ska åstadkomma samt vad den innebär för deras arbete i vardagen.

6. Var noggrann med valet av IT-leverantör.

Oftast kokar valet av leverantör ned till pris kontra funktioner. Men hur ser detta ut i ett längre perspektiv? Tekniken går fort framåt. Ett system som är billigt idag kan vara obrukligt om fem år och kräva en dyr uppgradering.

Dessutom är det viktigt att fråga sig om systemet är anpassat till föreningsarbete och inte bara är ett modifierat säljsystem för företag. Med föreningar som enda branschområde har vi stött på många lösningar av det senare slaget hos föreningar som senare bytt till Groupcare – och det av en anledning.

7. Se GDPR som en möjlighet!

Ja, visst låter det tråkigt? Men det är faktiskt ett gyllene tillfälle att gå igenom era arbetsprocesser och upptäcka förbättringsområden. Föreningsundersökningen 2018 visar att organisationer som är snabba till att ställa om organisatoriskt i större utsträckning också växer i medlemsantalet. Det är inte en slump.

För de anställda – som ofta är de som behandlar personuppgifter – ger det mer tydlighet och struktur.

8. Tid och ekonomi är vanliga utmaningar.

Föreningsundersökningen 2018 visade att just dessa områden utgör de största utmaningarna i samband med digitalisering. Ekonomin har vi redan nämnt. Men hur ser det ut med tiden? Den tidigare nämnda kravspecifikationen begränsar tiden väsentligt. Om din förening vet vad som ska prioriteras blir implementeringen betydligt enklare.

Dessutom är det viktigt att leverantören kan leverera på utsatt tid. Efter 20 år av arbete med föreningar som enda branschfokus känner vi till de allra flesta organisatoriska fallgropar. Vi implementerar ett system på 3-6 månader, beroende på föreningens storlek.

9. Arbeta för att skapa en kultur där nya initiativ och förändring uppmuntras.

Detta kan vara enklare sagt än gjort på vissa arbetsplatser. Se därför till att skapa en arbetsmiljö som uppmuntrar till kreativitet. En vanlig utmaning i samband med detta är att kreativitens resultat inte kan styras – istället handlar det om att sätta ramarna för en kreativ miljö. Avgörande är att nya idéer (också de mindre goda) inte omedelbart blir avfärdade, då dessa kan utvecklas och ge värdefull insikt.

10. Ny IT löser inte alla problem.

Lyckad digitalisering kräver att alla berörda parter involveras. Kansliet kanske är helt med på noterna men om lokalföreningarna inte vet vad lösningen innebär så mister organisationen en del av teknikens potential. Arbeta därför med digitalisering som ett organisatoriskt projekt – och glöm inte medarbetarna.