Förbundsstämmor är återkommande evenemang i både stora och små medlemsorganisationer. Oavsett organisationens storlek måste man gå igenom samma steg för att planera ett lyckat evenemang, menar Anne Dalgaard, konferensansvarig på Ingenjörsförbundet IDA. Trots det finns det ett antal vanligt förekommande fallgropar som man bör vara extra uppmärksam på. 

 

Tre nyckelverktyg

Anne Dalgaard har nästan 25 års erfarenhet som konferens- och eventplanerare. Idag planerar och faciliteter hon några av IDA:s 3.000 årliga evenemang. Oavsett medlemsorganisationenss storlek, menar hon att det är viktigt att tänka igenom hela arbetsprocessen och göra en tydlig rollfördelning när man planerar evenemang. Det är framförallt tre verktyg Anne använder när hon planerar förbundsstämmor och andra evenemang, de är  

1. en checklista
2. en övergripande tidplan 
3. registreringssystem.

Med en checklista kommer du ihåg även de minsta av detaljer, arbetsuppgifter och deadlines. Med en tidplan får du en övergripande bild av evenemangets delar, och ett tydligt registreringssystem underlättar det administrativa arbetet”

Anne Dalgaard

 

Kommunicera tydligt

Ytterligare ett viktigt steg i planeringen av en förbundsstämma är kommunikationen med ledamöterna, styrelsen, kansliet och föredragshållare. Enligt Dalgaard är det en bra idé att göra ett tydligt schema över vilken information som måste skickas ut före och efter ett evenemang. I princip är alla evenemang är sig lika eftersom man behöver ta samma steg i planeringen, men förbundsstämmor skiljer sig då man måste ta hänsyn till medlemsorganisationens stadgar. Det medför att man måste agera inom en viss tidsram menar Dalgaard. 

I de flesta fall är behöver dagordningen vara lång på förbundsstämmor eftersom många beslut behöver diskuteras och omröstas. Om tidsfristen inte hålls tvingas medlemsorganisationer planera en extra förbundsstämma vilket inte alltid är optimalt eftersom ledamöter och representanter kanske inte kan delta vid flera tillfällen. Därför behövs förslag lämnas in i god tid innan det planerade mötet så en dagordning inom tidsramarna kan skapas.

Under sin karriär har Anne Dalgaard lärt sig att många medlemmar tenderar att anmäla sig i sista minuten, och ofta måste folk bli påminda flera gånger innan de anmäler sig. Se därför till att skicka ut praktisk information i god tid och kommunicera tydligt. Involvera föredragshållare och deltagare tidigt i processen så de är välinformerade när de behöver vara på plats och vad som förväntas av dem. Om en föredragshållare planerar att dela med sig av sin presentation bör man förbereda och schemalägga ett utskick i god tid. På så sätt spara man tid under själva förbundsstämman utvecklar hon. 

Om du vill fånga de förtroendevaldas uppmärksamhet måste du ha ett tydligt budskap. Är du inte tillräckligt tydlig från början riskerar du att folk missar viktig information.”

Anne Dalgaard

 

Det ska du kommunicera till dina medlemmar och förtroendevalda   Innan evenemanget:   Tre till sex månader innan: Skapa ett evenemang på hemsidan. Skicka kalenderinbjudningar till de kollegor och föredragshållare som ska delta i evenemanget.    En och en halv månad innan: Skicka ett mejl eller nyhetsbrev till medlemmar och föredragshållare med information om datum, tid och plats. Kom ihåg att inkludera dagordningen och informera vem man ska kontakta med förslag inför förbundsstämman och när deadline är.    Tre veckor innan: Skicka ett påminnelsemejl med praktisk information och påminnelse att skicka in sina förslag inför förbundsstämman.    Två dagar innan: Skicka ett sista påminnelsemejl om att förbundsstämman närmar sig. Bifoga det slutgiltiga programmet. Berätta för deltagarna vad det behöver ta med sig och påminn alla att komma i tid, samt informera hur förslag kommer presenteras (t.ex. via mejl, storbildsskärm eller medlemssystem).    Efter evenemanget: Skicka ett utvärderingsmejl direkt efter mötet så deltagare kan dela med sig av feedback när minnet är färskt. Publicera ett beslutsprotokoll – antingen bifogat i ett mejl, på hemsidan eller medlemssidan. Dela presentationer från föredragshållare och eventuell videoinspelning av mötet.  Skicka personliga mejl till alla som ställt upp och/eller planerat evenemanget och tacka för deras insats och engagemang.

 

Dina kollegor kan vara till stor hjälp

Det är viktigt att både deltagare och föredragshållare känner sig bekväma och välinformerade på förbundsstämman. Det är därför a och o att arbetet “bakom kulisserna” går bra. Som konferensansvarig har Anne Dalgaard lång erfarenhet av att inkludera kollegor tidigt i planeringen. “Som evenemangsplanerare är du en sorts projektledare. Du måste ha en god översikt över projektet och de involverade. Om du vill vara säker på att ni når era deadlines i tid är det viktigt att du stämmer av med dina kollegor vem som ska göra vad. Det kan därför vara en god idé att hålla statusmöten regelbundet, så att alla kan följa projektets utveckling.” säger hon. 

Tid = din bästa vän

Många medlemsorganisationer gör misstaget att vara för tidsoptimistiska i sin planering. “Var inte tidsoptimist, saker och ting tar allting längre tid än du tror. Avsätt t.ex. inte bara 10 minuter för fikapaus för ett evenemang med 100 deltagare, för det kommer ta längre tid än så. Det kommer bara resultera i att mötet förlängs och deltagarna blir irriterade.” säger Anne Dalgaard. Hon råder alla organisationer att avsätta gott om tid för raster, serveringar och transporter. “Det är mer än okej att ha extra tid, för då finns det alltid en buffert för förseningar. Kom ihåg att deltagare sällan vet exakta tidpunkter ändå och därför inte märker av mindre schemaändringar” fortsätter hon. 

Använd digitala verktyg

Det tredje systemet som Anne Dalgaard lyfter fram är registreringssystem. Oavsett organisationens storlek är de till god hjälp. Mindre medlemsorganisationer brukar använda Excel-ark som planeringsverktyg, men de tar ofta lång tid och risken för manuella fel är stor påpekar hon. “Vid förbundsstämmor och kongresser är det vanligt att deltagare anmäler sig till lunchserveringar och bokar övernattningar. Om de t.ex. betalar med ett kort med ett visst namn men är registrerade på deltagarlistan under ett annat namn riskerar det administrativa arbetet att bli svårt. Men ett registreringssystem slipper du fel som ofta uppstår med manuella arbetsflöden” utvecklar hon. 

Det kan verka dyrt att implementera ett registreringssystem, men det finns många system på marknaden som riktar sig till både stora och små medlemsorganisationer. Anne Dalgaard råder därför medlemsorganisationer att själva bilda sig en överblick över vilka behov och utmaningar de har innan de beställer ett system. “Om en organisation frekvent håller liknande mindre evenemang kan man nöja sig med ett enkelt och billigt system. Anordnar man däremot större evenemang med övernattning, transporter, catering etc. så kan det vara värt att investera i ett dyrare system som underlättar administrationen” säger Anne. 

Rätt anläggningar kan ta evenemanget till nästa nivå

Som arrangör kanske du har full koll på deadlines, tidplan och rollfördelningar. Men spelar alla detaljer roll under själva evenemanget? Enligt Anne Dalgaard glömmer många medlemsorganisationer att även de små sakerna kan göra stor skillnad. Vill man säkerställa att ett evenemang blir lyckat måste man också ta hänsyn till belysningen, se till att det finns bekväma sittplatser, och se till att ljud- och ljusanläggningar fungerar som de ska. Det är omöjligt att undvika tekniska fel, men man kan undvika de flesta om man testar utrustningen innan och avsätter tid för en generalrepetition. “Kom ihåg att alltid använda mikrofoner på större evenemang med många deltagare. På förbundsstämmor är det ofta många som vill komma till tals och det är viktigt att alla deltagare kan följa vad som sägs”, fortsätter hon. Anne Dalgaard erkänner att det ställs många krav på den “perfekta” lokalen och att alla medlemsorganisationer inte har råd att hyra en dyr lokal. Däremot lyfter hon fram att en professionell värd eller konferencier kan kompensera för lokalens brister. 

Var en god värd

Som arrangör har du en viktig roll som värd eftersom du ansvarar för att deltagarna trivs och känner sig välkomna. Redan vid ankomsten bör du möta deltagarna professionellt. Med skyltar kan du tydligt visa hur deltagare tar sig till rätt lokal. Anne Dalgaard understryker också vikten av personliga hälsningar. ”Ta på dig rollen som värd. Att bli välkomnad och få en bra start betyder mycket – det ger ett bra intryck för hela evenemanget, säger hon. 

Hybridevenemang – Gör plats för deltagare online 

Har du många deltagare från olika delar av landet? Eller ett stort antal deltagare som föredrar att delta digitalt? Då kan det vara en god idé att överväga att sända förbundsstämman eller evenemanget digitalt. Som konferensansvarig har Anne Dalgaard upplevt att man som värd behöver göra lite extra för att säkerställa att alla deltagare får en bra mötesupplevelse, oavsett om de deltar fysiskt eller digitalt. “Tala högt och tydligt och berätta vad alla deltagartyper kan förvänta sig av bolagsstämman. Onlinedeltagare behöver ofta lite vägledning. Fundera även om onlinedeltagare behöver delta med bild, eller om de kan vara passiva och endast lyssna” säger hon. 

Om man välkomnar medlemmar att delta digitalt kan det vara en god idé att utse en specifik värd för det digitala mötet. “Personen ska välkomna onlinedeltagare, se till att de är informerade om vad som händer på det fysiska mötet och informera om praktiska detaljer som t.ex. när det är pauser och hur de ska ställa frågor.” fortsätter hon. 

Anne Dalgaard uppmuntrat alla medlemsorganisationer att hitta en värd som är bra på att tala och mingla för att fylla ut tiden när det behövs. Genom att noggrant presentera dagordningen och välkomna föredragshållare håller sig deltagarna engagerade och kommer i tid. Anne påpekar också att det är viktigt att värden repeterar frågor från publiken. På så sätt undviker man missförstånd och inkluderar fler att delta i diskussioner. “Hela poängen med stämmor och kongresser är att deltagarna får säga sitt och fatta beslut gemensamt. Därför måste alla deltagare ha möjlighet att komma med förslag”, avslutar Dalgaard.

Anne Dalgaard arbetar som konferensansvarig på Ingenjörsförbundet IDA. De senaste 25 åren har hon arbetat med arrangemangshantering och strategi hos bland annat Dansk Industri och Dansk IT. IDA är en politisk oberoende fackförening och intresseorganisation för ingenjörer, forskare och studenter. Varje år anordnar IDA över3.000 evenemang för sina medlemmar.     Besök IDA:s hemsida här

 

Är du nyfiken på hur Groupcare kan stötta din organisations utveckling? Boka ett icke-bindande möte med vår kommunikationschef Emil Hovøre Andersen här.

Gillade du artikeln? Anmäl dig till vårt nyhetsbrev för mer gratis inspiration.