Membercare har hjälpt Sveriges Veteranförbund att få en större överblick över sina medlemmar, få mer kontroll över sin evenemangshantering och skapa en lokal administration för sina 27 lokalföreningar tvärs över Sverige. Johan Mattsson, näringslivs- och föreningschef på Sveriges Veteranförbund, berättade i en intervju hur Membercare har hjälpt organisationen utvecklas till den starka och sammanhängande organisation de är idag.

Sveriges Veteranförbund (SVF) är en växande intresseorganisation som riktar sig mot alla som gjort någon typ av utlandstjänstgöring. I skrivande stund har de 5 657 medlemmar och antalet ökar med ungefär 2 medlemmar om dagen. I takt med den positiva utvecklingen av medlemsantal, växte det fram ett behov för en lösning som kunde stärka deras administrativa arbete och frigöra arbetskraft. Groupcares sammanhängande medlemslösning har gjort precis det. 

En effektiv lösning som ger kontroll och frihet 

SVF:s tidigare medlemsystem täckte inte deras mest basala behov – nämligen möjlighet att sköta administrationen själva. Johan Mattsson berättar hur de var tvungna att kontakta supporten regelbundet för att genomföra enkla uppgifter vilket resulterade i ett högt antal supporttimmar och kostnader. Dessutom hade de inte möjlighet att bilda sig en överblick över sina medlemmar eftersom rapporter sällan gav samma siffror och uppgifter.  

Membercares användarvänliga medlemssystem har gjort det möjligt för alla i kansliet att hjälpa till med de enkla frågorna; t ex när en medlem ringer in och behöver hjälp, eller för att se hur mycket en medlem ska betala. Det har resulterat i att organisationen frigjort arbetskraft motsvarande en halvtidsanställd. Nu har SVF mer tid att fokusera på sina medlemmar och sin utveckling som medlemsorganisation, Mattson utvecklar:

Vi har haft möjlighet att renodla oss ifrån ren operativ verksamhet med kansliet, till att bli den här stabsfunktionen som ett kansli ska vara.” 

Johan Mattson

Membercare har med andra ord bidragit till en organisatorisk förbättring för SVF. Dessutom har medlemssystemet stöttat organisationens befintliga organisationsstruktur. Membercare erbjuder möjligheten att anpassa systemet efter behov, vilket Mattsson lyfter fram som en av de största fördelarna med systemet.  

SVF är uppbyggd av 27 lokala föreningar som delar både likheter och skillnader. “Vi har ju vår specifika medlemsstruktur, och i och med att vi bytte till Membercare, så har vi gjort det möjligt att skapa ‘sidomedlemskap’ också.” säger Mattsson. Med ‘sidomedlemskap’ syftar han på att medlemmar delvis kan kategoriseras genom sin lokalförening, men även att de kan vara del av mindre intressegrupper som är öppna för medlemmar tvärs över landet.  

Det innebär att vi kan ha specifika event för en specifik målgrupp. Du blir bjuden när du har en viss typ av uppdrag eller intresse (i systemet). Det gör ju att det ökar vår seriositet.” 

Johan Mattsson

Evenemangshanteringen idag 

Nästa steg för SVF är att implementera evenemangshantering i Membercare i större utsträckning. Riksorganisationen anordnar bland annat statliga ceremonier och förbundsmöten, men deras centrala kärnverksamhet är s k “Träffplatser”. Varje lokalföreningar anordnar i snitt en träffplats per månad, vilket totalt blir över 300 evenemang per år. Det är därför viktigt att varje lokalförening kan hantera sina egna evenemang, så att deras specifika behov och intressen möts och riksorganisationen inte drunknar i administrativa uppgifter. I Membersite har lokalföreningarna kontroll över sin egen administration och evenemangshantering, men kansliet finns självklart som stöd säger Mattsson. 

Med det nya systemet har vi har öppnat upp för lokal administration vilket har underlättat mycket.” 

Johan Mattsson

En av de funktioner som SVF använder mest är deltagarlistor. Listorna ger användare av systemet en enkel överblick över anmälda eller avanmälda deltagare, samt vilka som har betalt sin deltagaravgift och inte. Organisationen hade tidigare problem med misstro mot kansliet eftersom ledamöter hade svårt att spåra betalningar och därmed inte var säkra om rätt summor hade dragits. Med deltagarlistan i Membercare kan man visa spårbarhet eftersom systemet tydligt visar vem som har betalat och vem som har innestående betalningar. Mattsson menar att det har underlättat bokföringen enormt, eftersom man snabbt får en överblick och enkelt kan skapa målriktad kommunikation och påminna dem som inte betalat. 

Automatiserad evenemangshantering imorgon 

I dagsläget marknadsför lokalföreningarna sina egna evenemang via bland annat Facebookgrupper, men SVF har ett mål om att göra kommunikationen mer sammanhängande. “Vi ska bygga ihop oss mer som ett förbund nu och bli mer sammanhängande” säger Mattsson. Det inkluderar att centralisera marknadsföringen av evenemang, så att alla medlemmar har koll på vad som händer runtomkring sig. Som nästa steg vill SVF implementera träffplatserna som evenemang på hemsidan, så att medlemmarna kan ta del av information enklare och anmäla sig direkt via sin profil på självbetjäningssidan. 

I nästa steg av sin digitala utveckling har SVF som mål att automatisera evenemangshantering ännu mer. Dessutom vill de öka sin insamling av data i förhållande till avhållna evenemang för att kunna skapa mer målriktade evenemang.  

Sedan SVF implementerade Membercare och Membersite har organisationen lyckats frigöra arbetskraft, öppnat upp för lokal administration, fått mer kontroll över sin evenemangshantering och administration, och utvecklats från ett renodlat kansli till en stöttande stabsfunktion. Groupcare ser fram emot att fortsätta samarbetet och fortsätta stötta Sveriges Veteranförbund i sin digitala utveckling. 

Om Sveriges Veteranförbund: Intresseorganisation som vänder sig till alla som gjort tjänstgöring utomlands. Har över 5600 medlemmar mellan åldrarna 20-100 år. Centralt kontor på Karlavägen i Stockholm. Utmärker ”Årets Veteran” varje år. Nomineringar är välkomna. Veterandagen firas den 29 maj varje år.     Besök SVF:s hemsida här

 

Är du nyfiken på hur Groupcare kan stötta din organisations utveckling? Boka ett icke-bindande möte med vår kommunikationschef Emil Hovøre Andersen här.

Gillade du artikeln? Anmäl dig till vårt nyhetsbrev för mer gratis inspiration.