Vi vet at konferanser er en viktig og fast del av års hjulet hos mange foreninger. Planlegging av konferanser kan for noen høres ut som en langsom og tidskrevende prosess, men det behøver det ikke at være. Til gjengjeld er der stor verdi i å avholde større events, der medlemmer og samarbeidspartnere har mulighet til å skape nettverk og sparre med hverandre. Derfor har vi laget en foreningsguide, som trinn for trinn hjelper deg med å planlegge et vellykket konferanse.

 

Før konferansen

1) Planlegg konferansen i god tid

Mange undervurderer hvor lang tid det tar å få et godt arrangement opp på beina. Det er derfor en god idé å starte planleggingen minimum et halvt år før avholdelsen. Noe av det første du bør gjøre er å velge en lokasjon som passer til antall deltagere.

Tenk derfor over: 

• Hvem og hvor mange kommer til å delta?
• Hvor og når skal konferansen avholdes?

2) Geografisk plassering

Den geografiske plasseringen spiller en avgjørende rolle for gjestene. Ofte vil deltagerne komme fra forskjellige deler av landet. Det kan derfor være en god idé å velge et sted noenlunde sentralt, men det viktigste punktet på din sjekkliste er at det er gode transportmuligheter – både i bil og med offentlig transport. Husk også å sørge for ordentlige og gratis parkeringsforhold, så dine gjester unngår parkeringsbøter, og samtidig slipper å bruke timevis på finne en ledig parkeringsplass.

3) Velg riktig konferansested

Når du har oversikt over deltagerantall og geografisk lokasjon, er det tid for å finne riktig konferansested. Der er det igjen noen generelle ting, du bør tenke over før du velger stedet:

• Er der behov for et stort eller mindre konferansesenter?
• Skal det være overnattingsmuligheter? Hvis ja, så tenk over krav til fasiliteter.

4) Lag en liste med ønsker og krav, og gjennomgå dem med avholdelsesstedet

Forsøk å være så presis som mulig i formuleringen av ønsker og krav; både hva angår catering, overnatting, fasiliteter til møteaktivitet som f.eks. AV-utstyr. Jo mer presis du kan være, jo større mulighet har konferansestedet for å sikre at ønsker og krav blir møtt. Hva er det helt konkret dere ønsker? Kan det aktuelle stedet sted levere dette? Med én kontaktperson vet du alltid hvem du skal ta fatt i, og stille dine spørsmål til.

5) Skap riktig stemning

Når du skal velge lokasjon er det viktig at du finner et sted som oppleves å ha god stemning, så dine deltagere føler seg godt tilpass. Velg derfor et lyst og åpent rom som inviterer til gode samtaler. Konferanselokalet skal være funksjonelt innrettet, samtidig som at møblene skal være behagelige. Hvis du kan finne et sted med loungeområde, kan det vise seg å være gull verdt, når deltagerne skal mingle og dele seg opp i mindre grupper. Husk også en god belysning, så du kan ta noen bilder av dagen. Hvis du forventer å invitere over 40 personer, eller avholde konferansen som et online arrangement, kan det være en god idé å vurdere å finne et sted med en tekniker, som kan sørge for ordentlig lyd fra start til slutt.

6) Catering

Mat og drikke utgjør i noens øyne et mindre punkt på listen, men det er faktisk viktig at det er nok tid for deltagerne til å spise måltidet. Det er nemlig her gjestene har mulighet for å bygge nettverk og holde en velfortjent pause fra den mer seriøse delen av arrangementet. Sørg for at konferansestedet har mulighet for å ta høyde for personer med allergi eller bestemte spisevaner. Det kan være en god idé å prioritere et godt måltid som avslutningen på en lang dag. Middagen åpner ofte for en mer avslappet samtale, som ofte viser seg å ha en særlig verdi.

7) Besøk konferansestedet

For at du kan velge helt riktig sted, er det en god idé at besøke de konferansestedene du synes er mest opplagte. Ta med deg sjekklisten din, spør konkret om hver enkelt detalj, og se deg grundig om på stedet. Tenk over hvilket førsteinntrykk du får; er det et hyggelig og fint sted å være? Er stedet rent og funksjonelt? Hvordan virker de ansatte, er det profesjonelle folk med et glimt i øyet? Sørg for å få en fast konferansekoordinator eller kontaktperson på konferansesentret. Det gjør fremtidig kommunikasjon lettere, og gjør hele prosessen mer effektiv, både for din forening og for konferansesentret.

8) Send en invitasjon, dit nettverk ikke kan si nei til

Det er mange foreninger som avholder større arrangementer i løpet av året. Du kjemper derfor sammen andre organisasjoner om taletiden. Lag derfor en visuell og innbydende invitasjon som skaper interesse hos leseren. Det kan du bl.a. gjøre ved å informere om konferansens tema, samt gi en kort innledning om formålet med konferansen. Husk på at invitasjonen skal vekke interesse og nysgjerrighet hos leseren, derfor bør du være oppmerksom på å holde det kort og interessant.

9) Planlegg konferanseforløpet grundig

Én ting er å velge det riktige konferansestedet, en annen ting er å få det hele til at klaffe når konferansen går i gang. Når du har tid og lokasjon på plass, er det tid for å tilrettelegge konferansens program. Sørg for å planlegge et program der det er plass til pauser underveis. Det er alltid en god idé å lage et program med avvekslende aktiviteter. Lag et detaljert program med tidsrammer og husk å legge til ekstra fem minutter under hvert punkt, da pausene ofte trekker litt lenger ut enn forventet.

10) Mangfold i foredragsholdere

Når du skal planlegge programmet og invitere de helt riktige foredragsholdere, er det en god idé å ha fokus på mangfold. Dette kan gjøres ved å eksempelvis sørge for at alle kjønn er likt representert og at det er en aldersfordeling blant de som skal presenteres. Du bør også prøve å finne oppleggsholdere med forskjellige vinkler på konferansens tema; dette skaper rom for diskusjon og refleksjon, hvilket kan ha stor betydning for det utbytte deltagerne tar med seg hjem. 

Under konferansen

11) En varm velkomst

Ønsk gjestene dine ordentlig velkommen. Velkomsten er det viktigste førsteinntrykket deltagerne får av konferansen og er med på å danne utgangspunktet for resten av dagen. Det kan derfor være en god idé å velge en profesjonell konferansier som kan styre dagens program, og være bindeledd mellom foredragsholdere og deltagere. Velg en person som er kompetent, vennlig, imøtekommende og gjerne litt sjarmerende og energiske.

12) Håndhils på gjestene dine

Som arrangør har du et ansvar for å skape riktige forventninger for dine deltagere, ta de derfor i hånden og gi dem nødvendig informasjon om dagen, fks et program, introduksjon til oppleggsholdere, informasjon om toalett- og spiseforhold, samt hvem de skal henvende seg til hvis de har spørsmål.

13) Aktiver gjestene dine

De fleste kan huske en konferanse der de har sittet i timevis og hørt på det ene innlegget etter det andre uten å bli aktivert. Uansett hvor spennende en konferanses innhold er, blir timelange monologer en smule trivielt å høre på i lengden. Derfor bør du være oppmerksom på å få dratt inn gjestene underveis i programmet. Planlegg forskjellige aktiviteter, som inkluderer deltagerne, f.eks. i form av spørsmålsrunder, gruppesamtaler og workshops.

Etter konferansen

14) Husk å følge opp på dagen

Det kan være en fordel å dokumentere konferansen med bilder og videomateriale, som du kan bruke til å følge opp med, f.eks. i form av nyhetsbrev, artikler og personlige mails. Husk å sende ut et kort evalueringsskjema til deltagerne dagen etter konferansen, hvor de har muligheten til å kommentere på program og format. Når du har sendt ut et evalueringsskjema, er det viktig å sende ut påminnelser til de som ikke har besvart den – gjør dette én uke etter det ble sendt ut. Spørreskjemaene gir deg en unik mulighet for at se, hvilke aktiviteter som fungerte godt, og hvilke forbedringer det er plass til året etter.