Almega er en svensk arbeidsgiver- og bransjeorganisasjon med over 11 000 medlemsbedrifter fra omkring 60 bransjer innen servicesektoren. Organisasjonen består av åtte arbeidsgiverforbund som tilbyr rådgivning innen arbeidsgiverspørsmål og arbieder for å bedre vilkårene for arbeidsgivere og serviceselskapene. De arbeider også med å øke sin digitale tilgjengelighet – noe vi har snakket med Emma Wallén om, som er Almegas digitale koordinator.

En digital arbetsgiverguide

Det fungerer som et verktøy hvor arbeidsgiveren enklere kan ha kontroll på avtaler, lover og den praksisen som gjelder på det svenske arbeidsmarkedet.

Arbetsgiverguiden har gitt stoe gevinster for Almega. Det har spart dem mye tid ettersom mange av svarene på de enkle spørsmålene og vanlige supporthenvendelser kan nå finnes der på egen hånd av medlemmene. Verktøyet er også veldig interaktivt som har resultert i at medlemmene har fått en økt forståelse for de arbetsrettslige spørsmålene, eksempelvis gjenom beskrivende kommentarer på de digitale kollektivavtalen. Dette har også bidratt til at Almega nå har mer tid til å fokusere på de svarene og mer kompliserte ærender som krever mer tid.

 

Hva var viktig å tenke på for en organisasjon som gjennomgår en stor digital omveltning?

Samordningen i hele organisasjonen er Alfa og Omega. For å gjennomføre et stort digitalt prosjekt kreves det en prosjektleder som samordner og har oversikt over hele organisasjonen. Det er viktig at en digital strategi ikke bare er fokusert på IT-delen uten at den inbefatter hele organisasjonens behov. Et slikt overblikk resulterer også i at den interne kompetansen utnyttes på en bedre måte. Videre er det viktig at IT-enheten er integrert i hele virksomheten, slik at den blir en del av alt som skjer i organisasjonen.

Almega har eksistert i over 100 år og har derfor en lang historie. Emma forklarer at mange av de ansatte har vært med lenge og at virksomheten historisk sett har fungert veldig bra. Det er selvsagt positivt, men det medfører en utfordring i å formidle hvordan nye måte kan skape ny verdig og hvorfor det er fornuftig å endre noe som allerede fungerer bra. Derfor er det ytterst viktig å ha et tydelig mål før man påbegynner en stor froandring i en organisasjon og får med alle på hvorfor det er verdt å gjennomføre. 

 

Viktig å stille seg spørsmålet ”hvorfor?”

Hvorfor gjør vi det  er? Kommer disse endringene til å lede til at vi bedre kan etterkomme medlemmers behov?

Disse spørsmålene ser Emma som det viktigste utgangspunkten for en organisasjon som ønkser å påbegynne en digital omveltning. Organisasjonen må definere hvorfor og identifisere medlemmenes etterspørsler og behov. Videre forklarer Emma at hun tror det er mange som i dag tenker at de burde bli mer digitale, men da er det viktig å zoome ut og tenke på hvorfor de begynte og på hvilken måte det skal komme medlemmene til godde.Det er den man begynner og senere må man få med seg ledelsen gjennom å presentere medlemsnytten og den ekstra verdien som det kommer å skape for organisasjonen. Det er egentlig viktig for alt man gjør, at alle er klare på hvorfor man gjør noe og at det forankres i organisasjonen.

 

Hva er neste skritt for Almega?

Det fortsatte digitalsieringsarbeidet i Almega fokuserer på tre punkter. For det første skal de snart få en robotkollega som skal gjennomføre administrative og monotone oppgaver. Videre kommer de å jobbe med CrM med måle å få bedre kontroll på medlemmenes behov, som i sin tid hjelper organisasjonen i å være fortsatt relevant for dem.

Emma avslutter med å forklare om det siste punktet på agendaen:

”Sist men inte minst så måste vi fortsätta att fråga oss varför, varför gör vi det här samt se till så att alla är med. Det finns mycket kvar att göra när det kommer till det kulturella arbetet. Det går inte att tänka att man genomför digitaliseringen och sen är man klar, istället kommer man behöva vara flexibel och jobba med det hela tiden. Kulturarbetet måste vara med hela tiden”

 

Bakgrunn for artikkelen

Emma Wallén holdt et foredrag på Groupcares Föreningskonferens i Stockholm som handlet om digital endring og framtidens forening.

Om du er interessert i ytterligere digitalisering av organisasjonen din er vi i Groupcare spesialister på rådgivning og tilbyr det vi kaller den sammenhengende medlemsadministrasjonen som består av medlemssystemet Membercare og selvbetjeningsløsningen Membersite.